Oppsett av maler for e-post og SMS

Oppsett av maler for e-post og SMS gjøres fra hovedmenyvalg Maler: 

Maler er delt opp i to faner; SMS Maler og E-post Maler. Oppsettet for for begge fanene er like. 

Vi behandler derfor begge typene under ett, og er i to seksjoner; øvre del lister alle malene av sin type, og nedre del benyttes for å redigere nåværende valgte mal.  

Listeseksjon

Listeseksjonen viser oversikt over alle malene som er laget. Nåværende valgte mal har en lyseblå bakgrunn. 

(klikk på bildet for å gjøre det større)

Knappene øverst til høyre har følgende funksjoner: Ny mal, oppfrisk, lagre, filter og hamburgermeny. 

Redigeringsseksjonen vil alltid vise innholdet av nåværende valgte mal, så om man f.eks. klikker på lagre-knappen, vil lagringen gjelde for valgte mal. 

For å opprette ny mal, klikk på plusstegnet som er lengst til venstre av knappene.

Redigeringsseksjon 

Ved oppretting av en mal benyttes også redigeringsfunksjonen mot en nyopprettet tom mal. Redigerings-seksjonen er delt i tre områder: 

1. Mal-hode informasjonen 
2. Innholds seksjon med tekst og filutforsker
3. Variabel-seksjon for å hjelpe brukeren med informasjon hentet fra systemet.

(klikk på bildet for å gjøre det større)

1. Mal-hode

Mal-hodet inneholder informasjon om hvor innholdet blir brukt, hvem det sendes fra og hva det inneholder.

Navn

Navnet på malen. Dette feltet tillater ingen bruk av variabler. 

Emne

Hva meldingen dreier seg om. For e-postmal vil dette stå i emnet i e-posten hos mottaker. Dette feltet tillater bruk av alle variablene gjort tilgjengelig under type. 

Fra

Dette feltet kan enten ha en permanent felles adresse som for eksempel faktura@quick.no, eller benytte variabelen #USEREMAIL#, som vil benytte e-postadresse som er lagt inn på bruker/ressurs.

Kopi/Blindkopi

Disse feltene kan være tomme. Det kan her avgjøres hvem som skal motta en kopi av den utgående e-posten. Feltene kan inneholde permanente adresser som faktura@quick.no eller variabelen #USEREMAIL# som nevnt over. 

Om teksten står i "kopi" feltet vil mottakeren se at en kopi er sendt denne adressen. Om Blindkopi er benyttet vil ikke mottaker se om flere adresser er lagt til som mottakere.

Type

Type valget avgjør hva malen dreier seg om, og hvilke variabler som dermed blir tilgjengelige. Ved valg av type "Ordre", får malen tilgang til alle variabler relatert til ordre. Alle de tilgjengelige variablene vil listes i variabel seksjonen (3). Variablene blir tilgjengelige for emne og innhold. Type alternativene overlapper litt mellom SMS og e-post maler, men e-post har klart flere alternativer da ikke alt egner seg sendt pr SMS.

Språk

Språk er relatert til språket på mottakeren. Om du har kunder på tvers av landegrenser så bør det vurderes oversettelse av malen til hvert språk som er relevant. I de fleste tilfeller er det kun nødvendig med ett språk.

Profil

Hvilken profil malen skal gjøre seg gjeldene for. Dersom man kun har en profil, eller ønsker å bruke samme mal på tvers av profiler, kan dette feltet stå tomt. 

Typestandard

Ved å aktivere valget for typestandard, vil SMS/e-post opprettet av denne typen alltid benytte malen for å fastsette innholdet som skal bli sendt.

Avsender fra mal

2. Innhold 

Innholdsområdet har et felt for dokumentet som opprettes, formatering, pluss filutforsker for vedlegg til dokumentet. 

I all hovedsak er tekst området likt mellom SMS og e-post, selv om SMS ikke støtter formatering. 

E-post støtter HTML formatert mail, og i malen er det derfor mulig med å legge inn for eksempel en logo. Logoen vil bli tilgjengelig i filutforskeren. Innholdet støtter også bruken av variabler. De tilgjengelige variablene avhenger av Type-valget i mal hodet (1 B), og er tilgjengelige i variabel seksjonen (3). 

I følgende eksempel har vi satt opp en generell e-post mal med logo og benyttet et sett med variabler. Hver variabel starter og stopper nummer tegn (#).

(klikk på bildet for å gjøre det større)

Ved sending av e-post fra ordre, vil malen bytte ut variablene med tekst, og dette vil eksempelvis se slik ut:

3) Variabler

Variablene som er tilgjengelig for dokumentet synes i variabel seksjonen, og kan legges til i innholdsområdet, emne og fra/til feltene via variabel-plassholdere som kan sees i dokumentet mellom to nummer tegn (#). 

De tilgjengelige variablene er avhengig av kontekst i form av malens type. Det er ikke mulig å benytte variabler for en type på en annen type mal.

Bildet under viser variabler for e-postmal for type "ordre".

Fra- feltet kan enten fastsettes til en bestemt e-post adresse i.e. faktura@quick.no eller benytte variabelen #USERMAIL# som vil sende fra e-post adressen til senderen. 

De fleste variablene bør være selvforklarende.

Grupper tilgjengelige for alle mal-typer 

• Klient: Dette er en gruppe med variabler som kommer fra Klientinnstillinger, sånn som selskapets eget org.nummer, navn og adresse. 

• Profil: Dette er en gruppe variabler som er relevant for selskaper som har aktivert mer enn en selskaps-profil. Se Innstillinger--> Profil. 

• Bruker: Informasjon om brukeren som sender meldingen. 

Alle andre variabler hentes fra ut fra dokumentet malen er relatert til. Tilbud, Ordre, med mer.