Oppsett av maler for e-post og SMS

Oppsett av maler for e-post og SMS gjøres fra hovedmenyvalg "Maler": 

Dette resulterer i henholdsvis en fane for "SMS Maler" og en for "E-post Maler". Oppsettet for for begge fanene er lik. 

Vi behandler derfor begge typene under ett, og er i to seksjoner; øvre del lister alle malene av sin type, og nedre del benyttes for å redigere nåværende valgte mal.  

Liste seksjon

(klikk på bildet for å gjøre det større)

Knappene for å opprette ny mal, lagre mal, og slette en mal er øverst i høyere hjørne. Nåværende valgte mal har lyseblå bakgrunn. Redigeringsseksjonen vil alltid vise innholdet av nåværende valgte mal, og knappene for lagring og sletting gjelder malen som er valgt. 

For å opprette ny mal velg "+" tegnet øverst til høyre.

Redigerings seksjon 

Ved oppretting av en mal benyttes også redigeringsfunksjonen mot en nyopprettet tom mal. Redigerings-seksjonen er delt i tre områder: 

1. Mal-hode informasjonen 
2. Innholds seksjon med tekst og filutforsker
3. Variabel seksjon for å hjelpe brukeren med tekst hentet fra systemet.

(klikk på bildet for å gjøre det større)

1) Mal-hode

Mal-hodet avgjør hva malen omhandler. På sett og vis er det 2 deler av mal-hodet; valgene som avgjør innholdet, og adressere informasjon for mottakerne. Valgene markert i gult; Navn, Type, språk, og Typestandard er de viktigste og vi tar disse først. De resterende feltene har fått fellespunktet "Adresser og emnefelt". 

1 A) Navn

Navnet på malen. Dette feltet tillater ingen bruk av variabler. 

1 B) Type

Type valget avgjør hva malen dreier seg om, og hvilke variabler som dermed blir tilgjengelige. Ved valg av type "Ordre", får malen tilgang til alle variabler relatert til ordre. Alle de tilgjengelige variablene vil listes i variabel seksjonen (3). Variablene blir tilgjengelige for emne og innhold! Type alternativene overlapper litt mellom SMS og e-post maler, men e-post har klart flere alternativer da ikke alt egentlig egner seg sendt pr SMS. 

1 C) Språk

Språk er relatert til språket på mottakeren. Om du har kunder på tvers av landegrenser så bør det vurderes oversettelse av malen til hvert språk som er relevant. I de fleste tilfeller forventes er det trolig kun nødvendig med et språk. 

1 D) Typestandard

Ved å aktivere valget for typestandard, vil SMS/e-post opprettet av denne typen alltid benytte malen for å fastsette innholdet som skal bli sendt. 

1 E) Adresser og emnefelt

Emne: Hva meldingen dreier seg om. Dette feltet tillater bruk av alle variablene gjort tilgjengelig under: 1 B) Type. Mer om dette i variabel seksjonen. 

Fra: Dette feltet kan enten ha en permanent felles adresse som for eksempel faktura@quick.no, eller benytte en variabelen knappen "Bruker" --> "E-post" som resulterer i teksten #USEREMAIL#. 

Kopi/Blindkopi: Disse feltene kan være tomme. Det kan her avgjøres hvem som skal motta en kopi av den utgående e-posten. Feltene kan inneholde permanente adresser som faktura@quick.no eller variabelen #USEREMAIL# som nevnt over. 

Om teksten står i "kopi" feltet vil mottakeren se at en kopi er sendt denne adressen. Om Blindkopi er benyttet er den/de ekstra mottakeren(e) ikke synlig. 

2) Innhold 

Innhold området har et felt for dokumentet som opprettes, formatering, pluss filutforsker for vedlegg til dokumentet. 

I all hovedsak er tekst området likt mellom SMS og e-post, selv om SMS ikke støtter formatering. 

E-post støtter HTML formatert mail, og i malen er det derfor mulig med å legge inn for eksempel en logo. Logoen vil bli tilgjengelig i filutforskeren. Innholdet støtter også bruken av variabler. De tilgjengelige variablene avhenger av Type-valget i mal hodet (1 B), og er tilgjengelige i variabel seksjonen (3). 

I følgende eksempel har vi satt opp en generell e-post mal med logo via "sett inn bilde"- knappen, samt benyttet 4 variabler. Hver variabel starter og stopper nummer tegn (#): 

(klikk på bildet for å gjøre det større)

Bildet kommer opp så fort det er lagt tilgjengelig under filutforsker.

3) Variabler

Variablene som er tilgjengelig for dokumentet synes i variabel seksjonen, og blir skrevet inn i innholdsområdet, emne og fra/til feltene via variabel-plassholdere som kan sees i dokumentet mellom to nummer tegn (#). 

De tilgjengelige variablene er avhengig av kontekst i form av malens type. Det er ikke mulig å benytte variabler for en type på en annen type mal. 

Fra feltet kan enten fastsettes til en bestemt e-post adresse i.e. faktura@quick.no eller benytte variabelen #USERMAIL# som vil sende fra e-post adressen til senderen. 

De fleste variablene forventes selvforklarende. Det er imidlertid noen grupper og variabler vi likevel velger gi en bedre forklaring på. 

Grupper tilgjengelige for alle mal-typer 

• Klient: Dette er en gruppe med variabler som kommer fra Klientinnstillinger, sånn som selskapets eget org.nummer, navn og adresse. 

• Profil: Dette er en gruppe variabler som er relevant for selskaper som har aktivert mer enn en selskaps-profil. Se Innstillinger--> Profil. 

• Bruker: Informasjon om brukeren som sender meldingen. 

Alle andre variabler hentes fra ut fra dokumentet malen er relatert til. Tilbud, Ordre, med mer.