Innledning

Noen kunder planlegger dagen sin i forskjellige systemer:

• Teams-møter med klienter, personlige avtaler, osv. blir ført i deres M365 (Outlook) kalender.
• Ressursplanlegging i forbindelse med ordrer, oppgaver og individer føres i Quick3.

For å forenkle arbeidsflyt og minske behovet for å holde styr på to forskjellige kalendere tilbyr derfor Quick3 muligheten for å synkronisere kalenderen med en eller flere M365 kalendere gjennom en enkel autentiseringsprosess på en brukers ressurskort. På denne måten kan brukeren se alle avtaler de har opprettet i M365 direkte i sin kalender i Quick3.

Oppsett

For å integrere en M365 kalender med Quick3, klikk på Brukerikonet ditt øverst i høyre hjørne, og naviger til Min Ressurs.

Inne på ditt ressurskort, finn fanen som heter Office 365, og trykk på Plusstegnet for å legge til din konto.

I dialogboksen som da kommer opp, skriv inn din M365 e-post som Brukernavn, og velg hvilken vei kalenderen skal synkroniseres:

• Ned
  Henter avtaler fra M365 og putter de inn i Quick3 kalenderen. Dette må gjøres enten med manuell synkronisering, eller via selvdefinerte automatiske jobber (begge disse beskrives lenger ned i artikkelen).
  
  
• Opp
  Sender avtaler fra Quick3 og legger de i M365 kalenderen. Denne synkroniseringen skjer automatisk så fort det opprettes eller redigeres avtaler i Quick3s kalender.
  
  
• Opp og ned
  Synkroniserer alle avtaler begge veier. Synkronisering ut mot M365 gjøres automatisk, men synkronisering ned mot Quick3 må fortsatt gjøres manuelt, slik beskrevet over.
  
  
• Ingen
  Kan velges om man midlertidig ønsker å stanse synkroniseringen av en konto uten å slette den fra listen. Dette valget fungerer kun på kontoer som allerede er lagt til i tabellen.

Omfang bestemmer hvilke tillatelser du ønsker at Quick3 skal kunne ha til din eksterne kalender, og hvilke alternativer man får her avhenger av hvilken type synkronisering du har valgt. Vi anbefaler å la alle alternativer være på med mindre det er veldig spesifikke årsaker til å la være.

Etter å ha trykket OK vil du bli sendt videre til den eksterne autentiseringen hos Microsoft. Når denne er gjennomført vil koblingen være opprettet.

Ved førstegangstilkobling må man gjøre synkronisering manuelt ved å åpne hamburgermenyen i samme fane, og velge Synkroniser kalender. Avtaler vil da synkroniseres mellom kalenderene utifra hvilken type synkronisering du valgte under oppsettet.

Flere kalendere

Det er fullt mulig å synkronisere flere enn én kalender ned mot Quick3 fra M365 samtidig, men kun mulig å synkronisere mot én kalender opp. Det vil si at selv om flere kontoer er satt opp på ressurskortet i Quick3 vil man kun kunne sende avtaler opp til én av disse. Det er den første kontoen som er lagt til i listen som anses som hovedkontoen i dette tilfellet.

Automatisk synkronisering

For at man skal slippe å måtte manuelt synkronisere hver gang man ønsker å hente inn avtalene fra M365 kalenderen sin må man sette opp en såkalt automatisk jobb i Quick3 som kjører denne synkroniseringen til regelmessige intervaller.

For å gjøre dette, åpne hovedmenyen (⌨️Alt+H), og finn Innstillinger > Automatiske jobber. Klikk på Plusstegnet for å opprette en ny automatisk jobb med typen "Synkronisere Office365-kalendere". Du kan også velge å sette opp varsler på e-post hvis jobben skulle feile. Her er et eksempel på en typisk automatisk jobb som håndterer denne oppgaven (klikk på bildet for å gjøre det større):

Husk å lagre (⌨️Ctrl+S) for at den automatiske jobben skal tre i kraft. For mer informasjon om automatiske jobber, les vår artikkel om det her.