Office 365

Outlook-kalenterin integrointi / dokumenttien tuonti sähköpostista

Näiden ohjeiden avulla voit synkronoida Quick 3:n kalenterin yhden tai useamman Office 365 -kalenterin välillä sekä määrittää automaattisen asiakirjojen tuonnin sähköpostikansiosta. 

Huomioi, että tarvitset Office365 -tilauksen, jotta tämä integraatio on mahdollista.

Vaihe 1: Määritys Azure AD:ssa

Huom! Tämä edellyttää järjestelmänvalvojan oikeuksia kyseisessä Azure AD:ssa. Jotta Quick 3 voi käyttää todennusta Microsoftin järjestelmien kanssa, sovellus on ensin rekisteröitävä Azure Active Directoryssa.

Mene osoitteeseen https://portal.azure.com ja kirjaudu sisään. Valitse "App registrations". Jos tämä ei ole näkyvissä, voit käyttää yläosassa olevaa hakukenttää kirjoittamalla siihen "App registrations".

Paina "New registration"

Anna sovellukselle nimi ja käytä kuvassa näkyvää ensimmäistä vaihtoehtoa.

Kun sovellus on rekisteröity, täytyy luoda "Asiakassalaisuus" (Client Secret). Paina "Add a certificate or secret".

Klikkaa "New client secret".

Aseta voimassaoloajaksi 24 kuukautta.

Client secrets -kohdassa on on "Value"-kenttä, joka täytyy täyttää. Tätä käytetään Quick 3:n sisällä salasanana.

Seuraavaksi sinun tulee määrittää asianmukaiset käyttöoikeudet, jotta kalenterin luku ja asiakirjojen tuonti on mahdollista. Varmista, että seuraavat oikeudet on aktivoitu sen mukaan, haluatko synkronoida molempiin suuntiin vai et.

• Microsoft Graph
  • Kalenterin synkronointiin
    • Calendars.ReadWrite
    • Calendars.Read
  • Dokumenttien tuontiin
    • Mail.Read
    • Mail.ReadWrite
    • Mail.Send (käytetään vain sähköpostien välittämiseen, joista puuttuu liitteitä

Mene vasemmalla olevassa valikossa kohtaan "API Permissions".

Alla on esimerkki koskien dokumenttien tuontia sähköpostista:

• Paina "Add a permission
• Paina "Microsoft Graph"
• Klikkaa "Application permissions"
• Etsi sähköposti ja lisää kohdissa 4, 8 ja 9 näkyvät käyttöoikeudet

Jotta käyttöoikeudet toimii, sinun on hyväksyttävä muutokset järjestelmänvalvojana painamalla "Grant admin consent". Katso alla oleva kuva.

Seuraavat asetukset on syötettävä Quickiin.

Nämä tarvitaan tehdystä asennuksesta:

1. Application (client id) 
2. Directory (tenant) 
3. Client secret (value) 
4. Azure AD User Object ID (tämä on käyttäjäkohtainen tunniste)

Löydät nämä menemällä Omiin asetuksiin ja välilehdelle Office 365.

Object ID laitetaan Resurssille eli työntekijälle. Hae Resurssien haun kautta oikea henkilö, ja mene Office365 -välilehdelle.

Valitse myös tässä, synkronoidaanko Outlookista Quickiin, Quickistä Outlookiin vai kumminkin päin.

Ylös (upload) = Quick --> Outlook

Alas (download) = Outlook --> Quick

Tässä rekisteröitävä "Object ID" saadaan Azure Active Directoryn käyttäjältä. Siirry käyttäjiin Azuren päävalikosta.

Näet siellä luettelon kaikista käyttäjistä. Klikkaa käyttäjää ja etsi "Object ID".

Anna App Registration ja Azure AD User Object ID ja valitse sitten Tuontikansio (sähköpostikansio, josta tiedostot tuodaan automaattisesti) ja Arkistokansio (postikansio, johon sähköpostit siirretään automaattisesti, kun ne on käsitelty). Tarvitaan myös edelleenlähetysosoite (käytetään postin edelleenlähettämiseen, jos käsiteltävässä postissa ei ole liitteitä).

Quickiin täytyy myös luoda automaattinen tehtävä, joka tarkistaa sähköpostikansion sisällön säännöllisesti. Aseta työn toistuvuus maksimissaan 12 kertaa päivässä, ei enempää.

Valitse tehtävän tyypiksi "Tuo liitetiedostot Office 365" ja muista merkata tehtävä aktiiviseksi.

Kalenterin synkronoinnille ja sähköpostin tiedostojen tuomiselle on omat tehtävänsä. Muista rastittaa tehtävä aktiiviseksi, jos sitä halutaan käyttää.

Testaa määritykset ja synkronointi menemällä "Dokumenttikeskukseen" ja valitsemalla "Sähköpostin tuonnin suorittaminen".

Vaihe 2: Kalenterin synkronointi

Huom! Tämä vaatii admin-oikeudet Quickissä sekä Office365-moduulin aktivoinnin.

1. Mene "Omiin asetuksiin" ja välilehdelle Office 365. Rekisteröi Azure AD -sovellus syöttämällä tiedot, jotka sait ensimmäisessä vaiheessa sähköpostin synkronointia varten. Nämä löytyvät "Overview"-näkymästä. Client Secret -kohtaan syötetään "Value"-kentän teksti.
   • Tietojen syötön jälkeen testaa asetukset
2. Luo sitten jokaisesta käyttäjästä linkki synkronoitavaksi. Löydät tämän kunkin yksittäisen resurssin Office365-välilehdeltä. Tässä rekisteröitävä Object ID saadaan Azure Active Directoryn käyttäjältä.
3. Tämäkin vaatii Quick 3:ssa ajastetun tehtävän, jotta Outlookissa tapahtuneet muutokset päivittyvät Quickiin. Älä aseta synkronointia tiheämmin kuin 15 minuutin välein, jotta ohjelma toimii mahdollisimman sujuvasti. Huom!Tämä vaihe voidaan ohittaa, jos haluat synkronoinnin tapahtuvan vain yhdensuuntaisesti Quickistä Outlookiin.
   • Testaa kalenterin synkronointi, kun sinulla on jokin resurssi valittuna ja olet Office365-välilehdellä

Vian haku

• Jos saat ilmoituksen "401 Unauthorized" suoritettuasti kalenterin synkronoinnin, et välttämättä ole määrittänyt API-käyttöoikeuksia. Varmista, että järjestelmänvalvojan hyväksyntä "Admin Consent" ei vaikuta valittuihin käyttöoikeuksiin.

Huomioitavaa

• Toistuvien tapaamisten synkronointia ei tueta tällä hetkellä.
• Outlookiin ladatut tapaamiset eivät poistu, vaikka sovelluksen rekisteröinti poistetaan Quick 3:sta
• Muiden käyttäjien tapaamiset ovat yksityisiä ja siksi piilotettuja sekä myös vain-luku-muodossa