Sähköinen allekirjoitus - eSigning

ESigning on turvallinen tapa lähettää dokumentteja allekirjoitettavaksi Quick 3:n kautta. Tämä vaatii oman moduulin aktivoimisen, joten jos se puuttuu yritykseltäsi, voit olla yhteydessä Quickin asiantuntijoihin.

Allekirjoituspyynnön luonti

Dokumentti voidaan lähettää allekirjoitettavaksi kahdella eri tavalla.

1. Missä tahansa tiedostonhallinnassa (esim. tilaus, tarjous, asiakas tai tuote) voit valita valikosta Lähetä eSigning

Tämä avaa eSigning-ikkunan, josta kerrotaan lisää alempana tässä ohjeessa.

2. Myyntinäkymässä (tarjous, tilaus, keräilylista, lasku) avaat tapahtuman tulostuksen esikatseluun. Huomioi, että pikatulostus on oltava pois päältä, että tämä näkymä aukeaa.

Paina esikatselussa kynän kuvaa ja valitse alempi vaihtoehto. Verkkokauppaa koskeva valinta on vain Quick 3:n omaa nettikauppaa varten, joten jos yritykselläsi ei ole sitä käytössä, valinta ei toimi.

Huomioi, että esim. tilauksen valikossa näkyvä vaihtoehto Allekirjoita on myös Quick 3:n omaa nettikauppaa varten, joten älä käytä sitä, mikäli yritykselläsi on esim. Flowvy-nettikauppa tai ei nettikauppaa ollenkaan.

eSigning-ikkuna

Tässä näkymässä voit antaa aiheen allekirjoituspyynnölle ja lisätä myös Teksti-kenttään lisätietoja. Muista tarkistaa pyynnön voimassaolo kohdasta Takaraja. Oletuksena pyyntö on voimassa viikon.

Asiakirjat-kohdassa näet listattuna kaikki dokumentit, joita olet lähettämässä allekirjoitettavaksi.

Allekirjoitustyypit

• Sähköinen tunnistaminen = linkki sähköpostiin, josta pääsee tekemään allekirjoituksen pankkitunnuksilla
• SMS = linkki tulee tekstiviestinä puhelimeen
• Touch = allekirjoituspyyntö lähetetään allekirjoitusjonoon. Tätä voidaan käyttää esim. siinä tapauksessa, jos palvelutiskillä on tabletti, jota asiakkaat käyttävät allekirjoittamiseen (tästä lisää alempana). 

Valitse Osallistujiin kaikki kenelle haluat lähettää kyseiset dokumentit ja valitse, vaaditaanko henkilöltä allekirjoitus vai saako hän vain kopion dokumenteista. Tämä valinta tehdään Tyyppi-sarakkeessa.

Muista myös lisätä asiakkaan sähköposti ja puhelinnumero tähän, riippuen käytettävästä allekirjoitustyypistä.

Oletuksena osallistujiin tulee tarjouksella, tilauksella, keräilylistalla tai laskulla oleva asiakas. Mikäli pyyntö luodaan laitteen tietojen kautta, oletuksena käytetään laitteen omistajaa. Jos halutaan lisätä henkilöitä/toimittajia, joiden tiedot löytyvät jo Quick 3:sta, paina oikealla olevaa valikkonappia:

Mikäli tietoja ei ole Quickissä, voit lisätä plus-napilla tyhjän rivin, johon tiedot täytetään manuaalisesti:

Jos valitset yritysasiakkaan tai toimittajan, aukeaa vielä toinen ikkuna, jossa voit valita tarvittavat yhteyshenkilöt:

Allekirjoituspyynnön luonnin jälkeen

Kun olet luonut allekirjoituspyynnön / tapauksen, se lisätään omiin tehtäviisi Esigning-välilehdelle. Oletuksena näytetään aktiiviset pyynnöt, mutta voit rastittaa ylhäältä myös Näytä kaikki, mikäli haluat tarkastella vanhoja tapahtumia.

Täältä saat helposti yleiskuvan luomistasi allekirjoituspyynnöistä / tapauksista ja voit lähettää muistutuksia tapauksen osapuolille valikon kautta.

Täällä olevat tapaukset päivittyvät automaattisesti väreillä yksittäisten osapuolten tilan mukaan, ja saat ilmoituksen sekä Quick3:ssa että Quick3 Mobile -sovelluksessa. 

Vihreä viiva rivillä tarkoittaa, että henkilö on allekirjoittanut, kun taas punainen viiva tarkoittaa hylkäämistä.

Kun kaikki osapuolet ovat allekirjoittaneet dokumentit, kuittaus allekirjoituksesta lisätään tiedostonhallintaan, jossa allekirjoituspyyntö on alun perin luotu. Jos allekirjoituspyyntö on luotu raportin esikatselusta, tiedosto sijoitetaan kyseisen tapahtuman, esim. tarjouksen, tiedostonhallintaan.

Kaikkien osapuolten allekirjoittamat dokumentit näytetään vihreällä:

Jos dokumenttia ei ole allekirjoitettu tai jonkun osapuolen allekirjoitus puuttuu, näytetään se oranssina:

Huomioi, että jos useita asiakirjoja allekirjoitetaan samanaikaisesti, kootaan ne kaikki yhteen asiakirjaan.

Allekirjoituspyynnön luojalle lähetetään myös ilmoitus sähköpostilla, kun dokumentit on allekirjoitettu.

Allekirjoittaminen mobiililaitteella

Voit lähettää asiakirjan allekirjoitettavaksi mobiililaitteelle. Asiakirja lähetetään tällöin allekirjoitusjonoon, joka voidaan avata esim. älypuhelimella tai tabletilla. 

HUOM! Myös Touch vaatii sähköpostiosoitteen, sillä allekirjoitetut dokumentit lähetetään asiakkaan sähköpostiin.

Kun lähetät dokumentin allekirjoitettavaksi mobiililaitteeseen, valitse allekirjoitus tyypiksi Touch ja valise, mihin laitteeseen pyyntö lähetetään. 

Suurennuslasin kuvasta saat listan auki. 

Mikäli laitetta ei vielä löydy, voit lisätä sen plus-painikkeesta.

Voit avata allekirjoitusjonon mobiililaitteella kirjoittamalla Quick3:n URL-osoitteen perään "esigningqueue". Esimerkiksi: https://q3.quick.no/Prod_FI_001/esigningqueue. Siirry mobiililaitteellasi tähän osoitteeseen ja kirjaudu sisään.

Kaikki touchilla allekirjoitettavaksi lähetetyt asiakirjat löytyvät täältä, valmiina allekirjoitettavaksi.

Kirjautumisen jälkeen valitaan, mitä laitetta käytetään.

Laitteen valinnan jälkeen näet, mitä dokumentteja jonoon on lähetetty allekirjoitettavaksi.

Näet ensin kaikki dokumentit ja niiden alla on nappi, josta pääset allekirjoittamaan.

Mikäli tabletteja käytetään esim. huolto- ja varaosatiskillä, laitteen valinta muistetaan.

Voit siis jättää tabletin tähän näkymään odottamaan seuraavaa allekirjoitusta:

Kaikki kyseiseen laitteeseen lähetetyt dokumentit tulevat automaattisesti näkyville.