Dimensjoner: Avdeling - Avdelingsregnskap

Som eksempel tar vi for oss avdelingene Delelager, Verksted og Salg, og ser på oppsett for å automatisk tildele riktig avdeling ved utfakturering.

Delelager skal ha inntekten ved salg av deler både eksternt og internt, varekost for solgte deler.

Verkstedet skal ha inntekten av utfakturerte arbeidstimer, samt lønnskostnader og andre kostnader tilknyttet verksted.

Salgsavdelingen skal ha inntekten av solgte individer, kostnaden ved kjøp av individer, kostnaden ved påkost av nye og brukte individer forbrukt fra verkstedet og delelager, samt andre relevante inntekter og kostnader.

Administrasjon opprettes som egen avdeling hvis man har behov for å skille dette fra øvrig drift.

Avdelingene opprettes under menyvalget Dimensjoner.  Klikk på + for å legge til dimensjoner.  Dimensjonsverdi er avdelingsnr og beskrivelse er navnet.  Det skal ikke velges Bruk nummerserie, og ikke Systemkode for denne typen.

Prioritet

Avdeling kan legges inn på ulike områder i systemet.  Dette gjør også at det er mulig å overstyre avdeling ved å manuelt sette avdeling på en ordre, ordreblokk eller varelinje.  Evt kan man sette fast avdeling på en ressurs hvis alt som faktureres med denne ressursen skal overstyres med samme avdeling uansett varegruppe.

For å oppnå dette er det et system for å sette Prioritet for de ulike kildene der avdeling kan settes.

Det er viktig å tenke grundig gjennom hvilken rekkefølg som blir riktig hos dere, for å få noe som stemmer med den strukturen dere følger i bedriften.

Avdeling for inntekter

Den avdelingen som skal ha inntekten for salg legges inn fast på varegruppen, under fanen Dimensjoner. Dette er en grunnleggende innstilling, men vil bli overstyrt hvis prioriteringer er satt annerledes, ref ovenfor.

Avdeling for kostnader

Den avdelingen som skal bære kostnaden ved internfakturering legges inn fast på internkunden, under fanen Dimensjoner.

Kostnadsbærer for klargjøring av nye og brukte individer er f.eks Salgsavdelingen.  Denne overstyres ikke av prioriteringer, det gjelder kun for inntekter.

Oppsett på kontonr - Regel

Det er kun resultatkontiene som skal bokføres med avdeling.  Inne på den enkelte kontoen i kontoplanen settes regler for tildeling av dimensjoner.  

Bokføring med Avdeling

Viser eksempel på en utgående faktura for salg av et individ, med tildeling av avdeling, og øvrige dimensjoner.

Rapportering pr Avdeling

Dimensjon Avdeling er nøkkelen for å kunne rapportere regnskap pr avdeling.

Ved å kjøre ut et avdelingsregnskap vil systemet plukke ut kun de posteringene fra hovedbok som er bokført med det aktuelle avdelingsnummeret.  Standardrapporter ligger under Regnskap - Rapporter.

Innsikter kan brukes for mer avansert rapportering. Disse er tilgjengelig fra Regnskap - Innsikt.

Rapporter for statistikk har ikke mulighet til å selektere på avdeling, det er det bare regnskapsrapporter som støtter.

Det er laget en Innsikt fra Salg - Salgshistorikk der man kan kombinere filtrering på varegrupper og avdeling.

Fleksibel løsning

Løsningen for å definere dimensjoner er fleksibel og åpner for mange muligheter, men alle kombinasjoner er ikke nevnt her.
Det kan f.eks være at man ønsker at Webshop skal være en egen avdeling, og samtidig egen Profil.  Da kan avdeling Webshop kobles inn på profilnivå som en fast avdeling.  Kanskje man ikke har behov for dimensjonen Sted.

Det som blir viktig her er å opprette dimensjoner på en slik måte at man ikke 'låser seg' i hva som blir mulig.
Tenk derfor nøye gjennom behov for rapportering og hvilke kilder som skal styre de ulike dimensjonene, og påse at de kan kombineres på en god måte.
Drøft gjerne med en konsulent som kjenner mulighetene og kan komme med gode råd og veiledning.

For relaterte artikler se Dimensjoner: Aktuelle artikler