Før du begynner:Oppretting og redigering av profiler krever et visst nivå av tilgang i Quick3 klienten. Om du trenger tilgang til profiler, ta kontakt med ledelsen innad i bedriften og benytt veiledningen vår for Tilgangsstyring. |
Innledning
En profil er en overordnet inndeling som brukes for å skille på ulike salgssteder som inngår i samme Quick3 klient.
Eksempler på dette kan være en egen nettbutikk i tillegg til et fysisk utsalgssted, eller der man ønsker å skille på innholdet i webshop mellom B2B og B2C, eller andre behov for å operere med ulik visuell profilering eller andre spesialtilpasninger rettet mot ulike målgrupper. Man kan også tildele profiler til ressurser/ansatte for bedre stabsoversikt og ressursplanlegging.
En profil kan likestilles med dimensjonen Sted, og er overordnet dimensjonen Avdeling. Profil alene støtter derimot ikke regnskap på profilnivå, og må derfor knyttes sammen med dimensjon Sted for regnskapsinndeling. Et typisk hierarki for profiler vil dermed se slik ut:
Selve Quick3 klienten er alltid overordnet, og alt som bokføres og faktureres i klienten blir med i samme regnskap.
Hvis man har behov for rapporteringer ut over avdelingsnivå kan Profil med tilknytning til Sted være løsningen. Nivåer i dette hierarkiet kan aktiveres og tilpasses etter behov.
Opprette og håndtere profiler
For å opprette og håndtere profiler, åpne hovedmenyen (⌨️Alt+H), og finn Innstillinger > Profil. Du vil få opp en tabell over alle profiler som er satt opp i klienten. Om tabellen er tom, gjør et blankt søk.
Her har vi som et eksempel satt opp to profiler, Eina og Oslo:
For hver profil kan man legge inn egen logo, adresse, kontaktinformasjon, egne prislister, tildele forskjellig varelager, angi egen valuta og gjøre andre tilpassede profilinnstillinger. Ved utskrift av faktura vil layouten følge oppsettet for profilen som er tilknyttet fakturaen.
Profilen som skal arve alt av innstillinger fra Klientinnstillinger trenger ikke å definere overstyrte verdier. Tilpasninger trenger kun å gjøres på de profilene som skal avvike fra standardinnstillingene. Kryss av for Overstyr klientinnstillinger, og disse velges automatisk ved utskrift av ordre/faktura som har referanse til profilen.
Se artikkelen for Profiler med to ulike nettbutikker for mer detaljer rundt profiler og webshop.
Dimensjoner
For å få regnskap på profilnivå må profilene knyttes til hver sin dimensjon for Sted. Disse opprettes under fanen Dimensjoner.
| Merk at dette må gjøres for alle profiler det skal rapporteres for, inkludert hovedprofil. |
Løsningen for å definere dimensjoner er fleksibel og åpner for mange muligheter, men alle kombinasjoner er ikke nevnt her. Det kan f.eks. være at man ønsker at Webshop skal være en egen avdeling, og samtidig egen Profil. Da kan avdeling Webshop kobles inn på profilnivå som en fast avdeling. Kanskje man ikke har behov for dimensjonen Sted.
Det som blir viktig her er å opprette dimensjoner på en slik måte at man ikke 'låser seg' i hva som blir mulig. Tenk derfor nøye gjennom behov for rapportering og hvilke kilder som skal styre de ulike dimensjonene, og påse at de kan kombineres på en god måte. Drøft gjerne med en av konsulentene våre på Support som kjenner mulighetene og kan komme med gode råd og veiledning.
Ressurser
De profilene som ressursen skal ha tilgang til angis på ressurskortet under fanen Profil:
Videre knyttes ressursen til en Standardprofil, under fanen Innstillinger. Ved innlogging vil profil da følge ressursen.
Ordre
Når en innlogget ressurs er tilknyttet en profil, vil det ved oppretting av ordre automatisk legges inn riktig profil i ordrehodet. Dette kan overstyres på ordrenivå hvis salget skal tildeles en annen profil.
NB! Hvis du manuelt bytter ressurs på en ordre må du også manuelt endre profil.
Hvis dimensjonen Sted er tilknyttet Profil vil salget automatisk bli bokført med denne dimensjonen, og gir grunnlag for regnskap på profilnivå. Sjekk eventuelt dimensjonsregler på aktuelle kontonummer i kontoplanen.
Rapportering
Salgshistorikk kan rapporteres per profil ut fra at profil er angitt på fakturahodet. Salgshistorikk-fanen under Salg > Innsikt er Quick3's innebygde verktøy man kan bruke for å få historikk på profilnivå.
Profil alene gir ikke grunnlag for regnskapsmessig rapportering. For å kunne kjøre ut regnskap på profilnivå må man knytte til egen dimensjon for Sted. Dette forutsetter at det er et én-til-én forhold mellom profil og sted.
Nyttige lenker
Var denne artikkelen nyttig?
Så bra!
Takk for din tilbakemelding
Beklager at vi ikke kunne være mer til hjelp
Takk for din tilbakemelding
Tilbakemeldingen er sendt inn
Vi setter pris på tilbakemeldingen din og vil prøve å rette på artikkelen