Innkjøp - Fakturakontroll - Fremgangsmåte

Det er to fremgangsmåter for fakturakontroll.  Fra dokumentsenteret i Q3 med PO-matching, eller direkte fra et varemottak for de som ikke bruker dokumentsenteret til regnskapsføring.  
Her beskrives fakturakontroll som gjøres direkte fra et varemotta.

Hensikten med fakturakontroll er å sjekke at dere er blitt fakturert for de samme varene som dere har mottatt. Både når det gjelder antall og priser. Fakturakontrollen oppdatere Netto innpris og Snittkost på varene slik at den samlede lagerverdien blir korrekt.  Dette er også med på å gi en riktig BF-beregningen ved salg.  De avgiftene og gebyrene som følger med et innkjøp er det også viktig å få registrert riktig.  Hvis dere i tillegg bruker fakturakontroll med autobokføring blir disse avgiftene en del av totalbeløpet på fakturaen slik at den blir korrekt bokført mot leverandøren.  Noen ønsker også at disse tilleggskostnadene skal fordeles andelsvis korrekt på de mottatte varene.  

Fakturakontroll er en del av rutinen for Bestilling – Varemottak – Fakturakontroll.

Som en del av varemottak og fakturakontroll kan du oppgi frakt, fakturagebyr, fraktforsikring, indirekte frakt, toll og gebyr for å få totalen på mottaket og fakturaen til å stemme.  
Les mer om hva som må til under Bokføring - Kontogrupper - Fakturakontroll 

Fakturakontroll kan også gjøres som en del av dokumentsenteret, med rutinen PO-Matching.  Denne må brukes av de som fører regnskapet i Quick3, for å knytte varemottak direkte til faktisk mottatt faktura/bilag.

Se følgende artikkel for mer info: Dokumentsenter - Fakturakontroll - Fremgangsmåte

Fakturakontroll med autobokføring

Autobokføring av inng.faktura vil gjøre bokføringen av innkjøpet mer presist.  Hvis f.eks ulike varegrupper styres til forskjellig lagerkonti vil systemet gjøre bokføringen for dere.  Da slipper regnskapsfører å regne seg frem til hva som skal bokføres til hvilken konto.  Når dere først sitter og sjekker fakturaen mot mottaket kan den like gjerne bokføres direkte.  Det forutsetter at den som gjør denne jobben er nøye med å sjekke at totalen stemmer.  Den inngående fakturaen skal da ikke bokføres manuelt.

Når grunnoppsettet for fakturakontroll  er gjort klart kan autobokføring aktiveres for den enkelte leverandøren under fanen Betingelser.  Dette er en innstilling som velges for den enkelte leverandøren.  Sjekk også at konto og bokføringsregel er lagt inn riktig.

Utføre fakturakontroll

Fakturakontroll aktiveres fra varemottaket ved å klikke på menyen og velge Fakturakontroll.

• Manuell:  kolonnen for Fakt.ant åpnes med 0, og antallet må legges inn manuelt for hver linje.
• Full-fakturert: kolonnen for Fakt.ant settes lik mottatt antall.  Kan være en fordel hvis du antar at alle varer på mottaket er fakturert.  Anbefaler at fakturaen sjekkes likevel for å være sikker på at antallet stemmer.

Aktuelle justeringer

1. Legg inn korrekt Fakt.ant.
2. Endre til riktig enhetspris.  Evt prisendringer vil oppdatere Netto innpris i lagerloggen for varene, og være med i ny Snittkostpris beregning.
3. Legg inn evt Rabatt 1 og 2.  Rabatten vil oppdatere Netto innpris i lagerloggen for varene, og være med i ny Snittkostpris beregning.
4. Bekreft fakturakontroll.

Du kommer nå videre til skjermbildet Fakturakontroll, der du kan legge inn beløp for gebyr og fraktkostnader.

Hvis du oppdager at totalen på fakturaen ikke stemmer kan du avbryte og gjøre nødvendige endringer.

I dette skjermbildet kan det legges inn tillegg for gebyr og fraktkostnader for å få en total på fakturaen som stemmer med tilsendt faktura fra leverandøren.  Hvis noe gebyrer ble lagt inn for mottaket vil disse vises i dette skjermbildet.  Endre evt til korrekte beløp.  Dette vil da bli oppjustert på endelig faktura. Hvis dere bruker automatisk bokføring må denne totalen stemme.  Gjør den ikke det vil det gi feil i regnskapet, feil beløp i reskontroen for leverandøren og feil beløp til remittering.

Påse også at fakturadato, periode og forfallsdato stemmer.  Hvis dere bruker Remittering må også Fakturanr, KID og Bankgiro fylles ut.

Evt prisendringer som er utført kan velges om skal oppdatere kostpriser i prislister og/eller på eksisterende ordre.

Hvis dere har mottatt en samlefaktura for flere mottak kan det kjøres fakturakontroll for flere med like referanser og få dette samlet på en faktura.  Fjern da avkryssingen Ferdigstill (kun på siste del hvis samlefaktura’).  Dette skal kun krysses av på siste fakturakontrollen som kjøres for samlefakturaen.  Det er referansene fakturanr, KID, fakturadato, periode, forfall som må være identiske for å bli samlet.

Automatisk bokført faktura

Hvis dere har krysset av for Automatisk bokfør fakturakontroll på leverandøren vil du kunne se konteringen under fanen Regnskap.  Denne type bilag lagres i egen bunt type.  Bilagstypen blir 91, og tildeles bilagnr ut fra denne serien.