Bokføring - Kontogrupper - Fakturakontroll

Det er to fremgangsmåter for fakturakontroll.  Fra dokumentsenteret i Q3 med PO-matching, eller direkte fra et varemottak for de som ikke bruker dokumentsenteret til regnskapsføring.

Kontooppsettet for automatisk bokføring av varekjøp brukes for begge metoder.

Aktuelle bokføringsregler for bokføring av fakturakontroll er Innkjøp og Innkjøp Import (hvis dere har import), eller evt andre som opprettes ved behov.

Alle varegrupper der det er aktuelt å utføre bestilling – varemottak – fakturakontroll må ha disse reglene satt opp.

Hvis dere følger vår anbefaling om automatisk kostnadsføring, dvs at varekost/lagerbelastning bokføres automatisk ved salg, må alt innkjøp bokføres til lagerkonto.  Dette må være samme lagerkonto som er angitt på regelen Varekost for lagerbelastningen.

På lagerkontoen i kontoplanen må det være angitt rett MVA-kode for at mva skal beregnes riktig på bestillingen.
For import angis egen mvakode i feltet Import mva-kode, mvakode 21.

Kontooppsett for gebyrer og fraktkostnader

Hensikten med fakturakontroll er å sjekke at dere er blitt fakturert for de samme varene som dere har mottatt.  Dvs sjekk av både antall og priser.   Gebyrer og fraktkostnader som følger med et innkjøp er også viktig å få registrert riktig.  Ved bruk av fakturakontroll med autobokføring må disse verdiene være med for å få bokført en korrekt faktura mot leverandøren. Noen ønsker også at disse tilleggskostnadene skal fordeles andelsvis på de mottatte varene.  På den måten oppdateres kostprisen på varene slik at den samlede lagerverdien blir korrekt.

Den oppdaterte kostprisen brukes også som grunnlag for BF-beregningen ved salg.

For å aktivere de avgiftene dere ønsker å ta i bruk er det noe oppsett som må klargjøres.  Det er de samme grunnoppsettene som gjelder for alle disse avgiftene ved varemottak.

Under Klientinnstillinger – Renter og gebyrer må det legges inn varenr for frakt, fakturagebyr, fraktforsikring, indirekte frakt, toll og gebyr.

Hvert varenr må knyttes til riktig kontogruppe for å bli bokført korrekt. Hvilke oppsett som trengs her avhenger av hvordan dere ønsker kostnadene for frakt og gebyr bokført.
Nedenfor vises eksempel på et standardoppsett for kontogrupper:

1. Innkjøp avgifter

• Gjelder avgifter som fremkommer på fakturaen fra vare-leverandøren.
• Konto 6100 Frakt, transportkostnad og forsikring må ha mva-kode 1 og import mva-kode 21
• Kontogruppen legges inn for varene under pkt 1 på bildet ovenfor.
• Merk at Kilde='Innkjøp avgift' for bokføringsregelen.
• Alle varene i rammen for 1. Avgifter kan knyttes til samme kontogruppe, hvis det ikke er særskilte behov for å ha det bokført separat.

2. Innkjøp indirekte avgifter

• Gjelder avgifter fra en annen leverandør enn fakturaen fra vare-leverandøren.
• Konto 6110 Toll og spedisjonskostnad må ha mva-kode 1 og import mva-kode 21
• Kontogruppen legges inn for varene under pkt 2 på bildet ovenfor.
• Merk at Kilde='Innkjøp avgift' for bokføringsregelen.
• Alle varene i rammen for 2. Indirekte avgifter kan knyttes til samme kontogruppe, hvis det ikke er særskilte behov for å ha det bokført separat.

3. Fordel gebyr og fraktkostnader på varer
Hvis gebyr og fraktkostnader skal fordeles på varene som inngår på mottaket/fakturakontrollen krysser dere av for

dette under Klientinnstillinger – Renter og Gebyr.  Dette fører til at disse beløpene bokføres til lagerkontoen som følger innkjøpet for varene, og den ser da bort fra kontooppsettet for frakt/gebyr varene slik det er beskrevet her. 

Oppsett for tekstkoder

Bilagnummerserien for automatisk bokføring av Fakturakontroll settes under Klientinnstillinger, Bilagstype nr 91.