Användarrättigheter

Ändrad den Tis, 12 maj vid 4:07 E.M.

Innan du börjar:

Användarrättigheter är en modul i Quick3 som endast administratörer har tillgång till. Rollen som administratör tilldelas en eller flera anställda – oftast den högsta ledningen – vid den första konfigurationen av systemet. Vänd dig till någon inom företaget om du behöver använda Användarrättigheter men inte har tillgång till modulen.

Om din klient av någon anledning saknar administratör, kontakta supporten för ytterligare hjälp.

Inledning

Quick3 består av många olika moduler och är ett mycket omfattande system. Oftast är det varken nödvändigt eller praktiskt för alla användare av en klient att ha tillgång till alla moduler hela tiden. Därför kan ett företag använda sig av användarrättigheter.

Enkelt uttryckt tilldelar man behörigheter till åtkomstgrupper och lägger sedan in medlemmar i dessa grupper för att styra vilka användare som har åtkomst till vad.

Antalet åtkomstgrupper och vilka behörigheter varje grupp ska ha kan anpassas så detaljerat som det enskilda företaget behöver; om man till exempel har en ledningsgrupp, ett säljteam och ett lagerteam kan man skapa tre åtkomstgrupper med namnen Ledning, Försäljning och Lager. I åtkomsthanteringen anger man sedan i Quick3 vilka moduler var och en av dessa grupper ska ha åtkomst till, och därefter lägger man in anställda som medlemmar i dessa grupper beroende på deras roll.

Översikt

Modulen för åtkomststyrning är uppdelad i tre olika avsnitt:

Användargrupper
Här kan man skapa, ta bort och namnge åtkomstgrupper. Det är också här man väljer vilken åtkomstgrupp man vill göra ändringar i i avsnitt 2.
Rättigheter och medlemmar
I det här avsnittet, under fliken Moduler och privilegier, markerar man vilka moduler och behörigheter den valda användargru ppenska ha. Under fliken Medlemmar lägger man till eller tar bort användare från gruppen.
Administratörer
Här kan du se vilka användare som har administratörsbehörighet. Du kan också lägga till eller ta bort administratörer här.

Uppsättning

Låt oss sätta upp en användargrupp och tilldela rättigheter till den:

Tryck på plustecknet.
Du får en tom rad i tabellen för användargrupper. Dubbelklicka på den för att ge den ett namn och tryck på Enter på tangentbordet. Gruppen får sitt namn och ska nu vara markerad för att du ska kunna göra ytterligare ändringar.
Se till att fliken Moduler och privilegierär öppen.
Välj de moduler och behörigheter som du vill att denna behörighetsgrupp ska ha. Klicka på rutorna och pilarna i nodträdet för att visa eller dölja urvalet.
Kom ihåg att spara genom att klicka på disketten uppe i högra hörnet.

Vilka behörigheter som kan tilldelas åtkomstgrupperna beror på vilka moduler som är aktiverade för just ert företag. Om ni till exempel saknar avtal för att använda Quick3:s bokföringsmodul kommer den inte att visas som ett alternativ här.

Nu när vi har skapat användargruppen och definierat behörigheterna kan vi lägga till medlemmar så att de anställda får den åtkomst de ska ha:

Se till att den användargrup som du vill lägga till medlemmar i fortfarande är markerad i tabellen över åtkomstgrupper.
Klicka på fliken Medlemmar till höger.
Klicka på plustecknet. Då öppnas en resurssökning där du kan söka direkt på en enskild användares namn eller göra en öppen sökning och få en lista över alla anställda. Markera de användare du vill lägga till och klicka på OK längst ned till höger i sökfönstret. Gruppen ska nu ha fått sina nya medlemmar tillagda i tabellen.
Klicka på spara!

Om du behöver ta bort medlemmar från en användargrupp är det lika enkelt som att följa instruktionerna ovan, men istället för att lägga till nya användare med plustecknet kan du istället markera den eller de användare som ska tas bort, högerklicka i tabellen och välja Radera. Och kom ihåg att spara!

Administratörer

En administratör är en användare med utökade behörigheter utöver de behörigheter som kan tilldelas via behörighetshantering:

Åtkomst av användargrupper
Tilldelning av Behörighet och Medlemskap
Möjlighet att läga till och ta bort andra administratörer

Denna typ av roll ska tilldelas med stor omsorg! Av säkerhetsskäl bör antalet hållas till ett minimum och endast tilldelas anställda som har ett reellt behov av fullständig åtkomst till alla moduler i systemet vid varje tillfälle.

För att lägga till en ny administratör klickar du helt enkelt på knappen Lägg till administratör på skärmen Användarrättigheter. Ange namnet på den person du vill lägga till och klicka på namnet i listan med förslag som visas. Bekräfta ändringen genom att spara.

För att ta bort en administratör, håll muspekaren över personens namn i listan. Ett kryss visas till höger som du kan klicka på för att ta bort namnet från listan. Klicka på krysset, bekräfta ändringen i dialogrutan som visas, och namnet försvinner från listan. Bekräfta ändringen genom att spara.

Bästa praxis

Quick rekommenderar en användargrupp per användare. Det är tekniskt möjligt för en användare att vara medlem i flera olika åtkomstgrupper, men vi avråder från detta eftersom det ofta kan leda till konflikter i systemet. Om en användare är medlem i flera grupper kan den ena gruppen ge åtkomst till en modul som den andra inte gör, vilket kan leda till instabilitet i Quick3.

Låt oss säga att säljarna i ditt företag vanligtvis inte behöver tillgång till webbshopmodulen, men att det plötsligt uppstår ett behov hos vissa medarbetare. Då bör man skapa en egen åtkomstgrupp med namnet t.ex. SäljWebbshop som kombinerar behörigheterna från grupperna Sälj och Webbshop, och sedan flytta de berörda användarna till denna grupp.

Även om det också går att styra vilken användargrupp en resurs tillhör direkt från själva resurskortet rekommenderar vi ändå att du använder åtkomsthanteringen för att få bättre kontroll och överblick över medlemmarna i de olika grupperna.