Dokumentsenter - Bilagsregistrering/Kontering

Bilag dukker automatisk opp i Dokumentsenteret som beskrevet under Mottak av bilag.  Disse dukker opp ved skanning av bilag, faktura tilsendt pr epost, EHF faktura eller manuell kopiering av dokumentfil til rett katalog for klienten.  Dokumenter kan også opprettes manuelt, og vedlegg kan legges til under Bilagsregistrering ved å trekke bilaget inn i filoversikten for bilaget i Q3.  Dokumenter kan også enkelt slettes fra oversikten hvis de ikke skal gjelde.

Oversikten viser alle bilag som er klare for eller er under behandling, og som ikke er bokført.  For å se bokførte bilag velg Avansert søk eller kryss av for Inkluder bokførte poster.

Åpne bilaget for å komme til bilagshåndteringen.

Viser her et bedre skjermbilde av feltene:

1-3. Dokument visning: 
Til høyre i skjermbildet vises dokumentet. Disse kommer automatisk inn ved skanning av bilag, mottak av epost med vedlegg eller EHF. Hvis det er flere dokumenter knyttet til samme bilag kan man enkelt bla mellom dokumentene som ligger der, og endre visningsmodus fra meny (2). Dokumenter vises i samme rekkefølge som de er lagt til.
Flere dokumenter kan enkelt legges til ved å trekke de inn fra en ekstern mappe og slippe de i visningsområdet. Hvis det ikke finnes dokumenter tilknyttet fra før av kan man klikke i området for å få opp filarkivet.

Dokumenter kan slettes fra filvisning øverst i bildet (3), hvis det er nødvendig.

4. Type bilag:
Velg riktig konteringstype. Disse har noen definerte regler for håndtering av bilaget. Den fyller automatisk ut bilagstypen, som også gir neste ledige bilagnr.
Felter i dokumentsenteret vises/skjules basert på reskontrotype satt på valgt konteringstype.
For kreditnota velges egen konteringstype Kjøp - Kreditnota, som har avkryssing for Omvendt postering.  Dvs at beløp legges inn uten fortegn, men posteringen snus automatisk. For mer informasjon om konteringstype se her.

5. Detaljer: 
Legg inn leverandør, bilagstype, Postnr=Fakturanr, KID, dato, forfallsdato og totalbeløpet.

Standard bilagstype hentes fra konteringtypen som legges inn.  

Det kommer varsel i form av oransje markering dersom fakturanr som legges inn er benyttet tidligere.
For utbetaling og innbetaling legges fakturanr inn i Motpostnr.  Beløp legges alltid inn uten fortegn, det er innstillinger for konteringstypen som snur fortegnet.

For raskere registrering kan man fra et PDF dokument kopiere fakturanr og KID som gjerne kan være lange tallrekker, og lime inn i de riktige feltene.  Dette kan ikke gjøres fra et skannet dokument siden disse lagres som et bilde.

For å redusere feilkilder har vi ingen tolker som skal forsøke å lese disse opplysningene automatisk.  Tolkere gjør ofte feil, noe som fører til at man uansett må sjekke over feltene underveis.  Da er det bedre å være på den sikre siden og legge dette inn som en del av bilagshåndteringen.

Forfall regnes automatisk ut fra betalingsbetingelse.  Sjekk denne på leverandøren hvis det ikke blir rett.  Dette blir da besparende for neste bilag.
Felt for Bilagnr dukker opp ferdig utfylt idet et bilag bokføres. Bilagnr tildeles ut fra bilagnr serien for bilagstypen. Åpne-ikon for å få direkte til dagboksbunt.

6. Godkjenning:  
Velg hvem som skal godkjenne bilaget. Vedkommende mottar et varsel i Q3, og bilaget legges i kø for attestering under Mine oppgaver.  Fra samme området kan du slette en forespørsel eller sende en påminnelse.

Hvis en person avslår en godkjenning må denne slettes og evt sendes til ny person for godkjenning.  
Bruker som har forespurt en godkjenning og er administrator i systemet kan fjerne brukere fra godkjennings listen etter at dokumentet er bokført.

Det sendes varsel tilbake til brukeren som har forespurt godkjenning når bilag blir godkjent/avvist.

Man kan forhåndsdefinerte godkjenner på leverandør som automatisk blir lagt inn på dokumenter når leverandør blir utfylt.

Det ligger også på planen at man skal kunne legge begrensninger for hvilke bilag som må videre til godkjenning.  Dette skal kunne styres både på leverandør og på beløpsgrenser.

7-9. Kontering: 
Velg det konteringsoppsettet som gjelder for dette bilaget.  Tilgjengelige oppsett gjøres ut fra følgende prioriterte rekkefølge:

• Konteringsoppsett velges automatisk ut fra Konteringsoppsettvelger som er definert for leverandøren under fanen Dokumentsenter.  Bilaget vil være ferdig kontert, og det gjenstår kun en sjekk for så å klikke på Bokfør.
• Dersom leverandør/kunde har konteringsoppsett tilknyttet vil bare disse vises.
• Dersom leverandør/kunde IKKE har oppsett, vil vi se om konteringstypen har konteringsoppsett tilknyttet og bare vise disse.
• Dersom ingen har tilknyttede oppsett, vil listene inneholde alle  konteringsoppsett.

Klikk Legg til for å bekrefte, og konteringen fylles ut automatisk. Bokføringslinjene(8) må alltid kontrolleres før man bekrefter bokføring. 

I gridet for bokføringslinjene(8) kan man:

- Legge inn beskrivelse på bilagslinje.

- Legge inn dimensjoner hvis kontoene krever det (9).

- Endre kurs på reskontro linjen.

- Mvakoder kan overstyres på bilagslinjen.

- Legge inn periodiseringer for kostnader. 

- Velge leverandør/kunde konto for bokføringen.  Uavhengig av det som er satt under Detaljer.

- Velge å bokføre bilag med kun reskontro rad hvis beløpet er null, da uten motkonto/kostnadskonto.

- Dersom reskontrotypen på valgt konteringstype er satt til 'Ingen' er det mulighet for å legge til postnummer og motpostnummer på bilagslinjer.  Taste inn manuelt, eller søke på motpostnr mot aktuell reskontro.

- Det er ikke mulig å legge til bokføringslinjer etter at bilaget er bokført.

Automatisk kontering: 
Hvis det er lagt inn oppsett for Konteringsoppsettvelger og Profilvelger på leverandør vil bilaget være ferdig postert når det er importert.  Det gjenstår da kun å kontrollere posteringene og Bokføre dokumentet.  Se egen artikkel for detaljer om oppsett:  Konteringsoppsettvelger / Profilvelger

Manuell kontering:
Hvis du ikke har et tilpasset konteringsoppsett for en bilagstype kan du legge til en manuell kontering.

Dette gjøres nede i gridet for bilagslinjer (8). Velg 'legg til' fra menyen, eller tast Ctrl+Enter for ny linje. Fyll ut Debet/Kreditkonto og beløp. På samme måte som ved bokføring i dagboksbildet.  

For konteringer som er lagt inn manuelt, dvs uten at det er valgt noe konteringsoppsett, kan man fra menyen velge Lagre som konteringsoppsett. 

Periodisering: 

For å kunne bruke periodiseringsrutinen må det på forhånd legges inn periodiseringskonto på kostnadskontoen i kontoplan. Dette bør være en balansekonti, f.eks 1740 Forskuddsbetalte kostnader. Følger samme logikk som ved bokføring i dagbok. Se her for mer detaljer.

På bilagslinjen angis antall perioder som kostnaden skal fordeles over, og i feltet Periode angis start periode for periodiseringen.  Bilagsdato kan være f.eks 20/06/21 og startperiode kan settes til 202107.

Hvis hele kostnaden skal forskyves til en annen periode enn den som sammenfaller med dato for bilaget kan det løses ved å sette Antall=1 og aktuell periode.  Da ser systemet bort fra periodiseringsføringer mot balansekontoen.

For kreditnota: 

Brukes egen konteringstype(4) med avkryssing for Omvendt postering.  Beløp legges inn uten fortegn, og bilagstype settes automatisk som Kreditnota.

Feil kontering:

Hvis en kontering er lagret med feil beløp kan konteringen endres.  Slett først de bilagslinjene som er lagret for bilaget. Felter under Detaljer åpnes da for editering.  Legg inn korrekt info, velg evt konteringsoppsett på nytt og klikk på Legg til.

10. Bokføring:  
Bekreft med Bokfør eller Bokfør og åpne neste.

Det er tillatt å bokføre et bilag selv om attestering ikke er bekreftet av de som er forespurt.  Man får da et varsel, der man likevel kan velge å fullføre bokføring.

Bokføring av dokumenter blir direkte oppdatert til hovedbok og reskontro, bunter vil fortsatt bli liggende med status 'Generert', men reskontro rader vil komme på plass. Dette fører til at remitteringsposter også kommer direkte når dokumentet er bokført. Funksjonsmessig kan dette sammenlignes med hvordan fakturajournaler fungerer.

Remittering

Bilag dukker opp under Remittering når de er bekreftet bokført. Forutsatt at leverandøren har avkryssing for Remittere under Betingelser.  Hvis bilaget mangler godkjenning vises remitteringsposten med oransje farge. Den vil da ikke kunne remitteres før forhold rundt godkjenning er klart.  En evt avvist godkjenning må slettes, og ny godkjenning må sendes til annen bruker.

Dagbok

Et dokument i dokumentsenteret har en tilhørende bunt i Dagbok, med beskrivelse Elektroniske bilag.  Bunten lukkes

automatisk når bilaget bokføres.

ikke mulig å endre manuelt. For eventuelle endringer av bilag må det føres korreksjonsbilag.

Dimensjoner

Det er viktig å legge inn dimensjoner for de posteringene der dette er nødvendig.  F.eks ved føring av inng.faktura for kjøp av kapitalvarer.   For å få rett kostpris oppdatert på et individ må inng.faktura bokføres splittet mot lagerkonto med spesifikt prosjektnr pr individ, og Art=Kjøp.