Oppsett av GDBR koder BMW: Faste & Variable kostnader

Rapportgruppe = Regnskap henter tall fra regnskapet.

Disse brukes for kostnader og inntekter som ikke kan hentes ut fra et fakturagrunnlag, dvs fra manuelt posterte bilag. 

For hver kode angis eget filter med aktuelle kontonr og dimensjoner, eks Merke=BMW og Avdeling.

Kontonr kan angis som intervall fom og tom, eller listes opp enkeltvis.

Contribution III:  BMW summerer kodegruppe fom 02 tom 10 pr avdeling.

Se mer beskrivelse her  Oppsett av GDBR koder BMW: Rapportgruppe = Regnskap

Fixed & Variable expenses, kodegruppe 05-11

Faste & Variable kostnader som tilfaller BMW skal fordeles pr avdeling.  Hvis man fører avdelingsregnskap kan kostnader hentes ut ved å henvise til Merke+Avdeling for hver kode.
Hvis kostnader ikke er splittet pr avdeling må man i stedet beregne en fornuftig fordelingsnøkkel for andelen av kostnadene.

Alle kostnader og inntekter skal  fordeles på 5 avdelinger:

• Nye kjøretøy
• Brukte kjøretøy
• Delelager
• Service/verksted
• Administrasjon

En kode henter i utgangspunktet 100% av verdien som er bokført mot en konto i hovedbok, og faktoren brukes for å beregne estimert andel.  En tilnærming for en fordeling kan være å se på total omsetning for BMW opp mot total omsetning for alle merker.  (Omsetning BMW / Omsetning Totalt) * 100 = X %    Dette skal videre deles pr avdeling.
For leiekostnader/strøm kan det være mer riktig med en kvadratmeter faktor per avdeling for BMW.

For salgsavdelingen skal kanskje personalkostnader beregnes ut fra antall selgere som jobber med BMW.

Hva som gir den mest korrekte fordelingen blir derfor opp til hver forhandler.  

Den fordelingsnøkkelen man kommer frem til for andel BMW pr avdeling legges inn for de aktuelle kodene i feltet Faktor.

Hvis faktor skal settes ut fra statistikk/omsetning har vi satt opp et Excel ark for faktorberegning som man kan benytte som et verktøy. Statistikktall henter dere ut fra spørringer som kjøres under Salg - Innsikt - Salgshistorikk og fyller disse inn i Excel arket.  Dette ligger som egen fane i delt Exceldokument Sjekkliste. En beregning ut fra statistikk  kan gi en indikasjon på rett fordeling, men hver forhandler tar selv en avgjørelse på hva de mener er korrekt verdi.  

EBM koder pr kontogruppe

Fordelingsnøkkelen vil variere ut fra type kostander.  Det er derfor lagt opp til en kode pr kontointervall som naturlig vil ha samme fordeling.  Hver kodegruppe er inndelt i fem avdelinger.

F.eks vil store deler av markedsføringskostnader tilfalle avdeling Ny BMW, mens lite eller ingen ting skal tilfalle verksted og administrasjon.  Andre kostnader som strøm/telefon skal fordeles på alle avdelinger.

Hvis det er kontointervaller eller enkelte kontonr som skal ha egen beregning legges de til som egne koder.  

Nedenfor vises de aktuelle kodene for kodegruppe 05-11.  Kontonr intervallene er satt opp ut fra standard kontoplan. 

Bytt ut med kontonr og faktor som stemmer med eget regnskap.

Kodeforklaring:

NV = New Vehicles, UV = Used Vehicles,  SV = Service,  PA = Parts, OH = Overheads (administrasjon)         

TO = Total Overheads

Viser detaljer for en kode med faktor:

Hvis dere fører kostnader med avdeling og Merke=BMW kan disse dimensjonene legges til som egne Filtertyper, og faktor settes tilbake til 1.  F.eks slik:

På denne måten kan hver kode settes opp med de parametrene som passer best i forhold til bokført regnskap.  Dere kan derfor velge å benytte avdelings styring for de kontiene der det er bokført med avdelings splitt.

Faktor beregning for Faste og Variable kostnader

Det er to forhold å ta hensyn til for faktorberegningen.  De samlede kostnadene som er bokført mot en konto skal først deles inn i andel som tilfaller BMW og hva som tilfaller Alle Andre Merker dere selger.  
Dvs Andel BMW + Andel Andre Merker = 100%

Deretter skal andel BMW deles på de fem avdelingene Ny, Brukt, Delelager, Service og Administrasjon.

Sammen med BMW har vi satt opp en oppstilling for utregning av faktor som skal benyttes for de ulike konto intervallene. Filen er lagt med i denne artikkelen og kan lastes ned lokalt for å bearbeide tallene.

Her viser vi et eksempel for hvordan fordelingen kan gjøres.  De røde tallene må dere ta en gjennomgang på og komme frem til de faktorene som gir et mest mulig korrekt rapportering for dere.

1. Andelen av totale kosnader som tilfaller BMW kontra Andre merker.  F.eks 58% BMW, 42% Andre Merker

2. + 3. Hvordan andelen av BMW kostnader skal fordeles mellom avdelingene.  Hvis kostnader skal fordeles likt mellom alle fem avdelingene blir andelen 0,2 pr avdeling. Viktig at summen av andel for alle avdelinger = 1.

4. Utregnet faktor som skal legges inn for hver kode blir 'Total BMW faktor * andel pr avdeling' = 0,58 * 0,2 avrundet til to desimaler.

Faktorene legges inn i Quick3 fra menyen Import/Eksport - EBM-rapportering.