Oppsett av GDBR koder BMW: Rapportgruppe = Regnskap

De som fører fullstendig regnskap i Quick3 vil med rett konfigurering få alle GDBR koder ferdig utfyllt i den Excel filen som skal sendes over til BMW.  Koder med Rapportgruppe=Regnskap henter beløp direkte fra hovedbok.  

Hvis dere fører regnskap i eksternt system må Regnskapskodene beregnes manuelt fra eksternt regnskap og manuelt legges in i Excel filen før oversending. Se artikkel GDBR Rapportering BMW - Eksternt regnskap

Hva skal Regnskaps kodene inneholde?

Rapportgruppe = Regnskap henter tall fra regnskapet. Disse brukes for øvrige kostnader og inntekter som ikke kan hentes ut fra et fakturagrunnlag, dvs fra manuelt posterte bilag. For hver kode angis eget filter med aktuelle kontonr og dimensjoner, eks Merke=BMW. Kontonr kan angis som intervall fom og tom, eller listes opp enkeltvis.

Avdelingsregnskap

Det er en fordel å føre avdelingsregnskap for å få faste kostnader splittet pr avdeling, ved å postere med dimensjon Avdeling. 

Ved å bokføre lønn splittet pr avdeling vil man få de mest korrekte tallene, slik at de kan hentes direkte ut fra regnskap med dimensjon Avdeling. Som et tips kan man i  programmet som  brukes for lønnskjøring gruppere  ansatte  pr avdeling, slik at lønnskostnader splittes pr avdeling i lønnsfilen.  Dette forenkler summering av kostnader pr avdeling.  Det samme gjelder for andre kostnader.

Hvis man ikke fører avdelingsregnskap  må man benytte faktorer som foretar andels beregningen.  

Net Cost - New/used Vehicles, kodegruppe 03

For å få med korrekt kostnade for solgte individer må følgende poster tas med:

• Kostpris på fakturalinjen til individvaren
• Internfakturert påkost etter salg
• Manuelt ompostering fra 14xx Lager Ny/Brukt til 43xx Varekost Ny/Brukt.  Dette vil være aktuelt hvis 'Påkost etter salg' feilaktig er fakturert til lagerkunde, og derfor har blitt ompostert fra lagerkonto til varekost for oppryding. Viktig å bentte eget kontonr for varekost 43xx for å kunne fange opp dette, og samtidig unngå at det som er utfakturert på riktig måte blir med dobbelt.  Dette må tas med i en egen kode med Rapportgruppe=Regnskaps.  
  Se kode 03CONV2 'Kto 4343 Påkost etter salg Ny, manuelt ompostert' og 03COUV2 'Kto 4343 Påkost etter salg Brukt, manuelt ompostert'  
• Alle disse tre kodene vil bli suppert ved rapportering.
• Hvis det er andre manuelle omposteringer som gjøres må det vurderes om dette må fanges opp med egen kode.

Other income/cost, kodegruppe 04

Andre inntekter og kostnader som er direkte relatert til salg/innkjøp av kjøretøy, deler/utstyr og verksted skal med i disse kodene. Gjelder bonus, årsbonus, kreditnota/rabatt på kjøp kjøretøy, demo kreditering, provisjon ved salg av finansiering og forsikring.

Kjøp av service inclusive skal kun med hvis det ikke ligger kostpris inne på varenr for Salg Service Inclusive.

Contribution I: BMW summerer kodegruppe 02+03+04.  Dette skal gi samlet bruttofortjeneste pr avdeling for BMW.

Nedenfor vises de aktuelle kodene for kodegruppe 04.  Bytt ut med de kontonr som stemmer med eget regnskap.

• Bonus/Årsbonus for kapitalvarer og deler/utstyr: 
  Oppgjør for bonus/årsbonus kommer i form av egen kreditnota/avregning, og skal med i kode 04OINV1 'Other income/cost-New Vehicles'.  Bonus MÅ bokføres på egen kostnadskonto innenfor samme kontogruppe, f.eks 4340 'Bonus BMW - kostreduksjon'. Kontoen kan ha fast Merke=BMW og Art=Bonus.
  For riktig fortjeneste pr kjøretøy bør Bonus splittes pr prosjekt, ved å bokføre med Art=Bonus, Merke=BMW og Prosjektnr.  Siden BMW beregner dette samlet for antall solgte kjøretøy kan det være vanskelig å splitte, og må i stedet bokføre dette samlet uten prosjektnr.
  Bonus for deler/utstyr bokføres til egen konto, for å kunne tas med på kode 04OIPAG 'Other income/cost Garanti - P&A'.  For å få bonus med på riktig regnskapsår må dette periodiseres. 
• Kickback BMW finansieringspakker (F&I): 
  Provisjon ved Salg av BMW finansieringspakker legges til for kode 04OINV2 'Other income/cost-New Vehicle' og '04OIUV2 Other invome/cost-Used Vehicle'.  Beløpet hentes fra hovedbok for å få med både direkte posterte transaksjoner og evt utfakturerte provisjonsinntekter. Merk at dette må splittes for Ny og Brukt.
  Provisjonsinntekter finansiering må bokføres mot egen konto, f.eks 3950 'Andre driftsrelaterte inntekter'.  Konto kan ha fast Merke=BMW. Anbefalt med egen konto pr merke for bedre kontroll.
  Ved bokføring av inngående kreditnota for provisjon må det bokføres med Merke=BMW, tilsvarende for andre merker.  Hvis dere mottar et provisjonsgrunnlag og skal fakturere finansselskap for 'Provisjon lån' må dette faktureres med eget varenr som er styrt til egen salgskonto for provisjonsinntekter finansiering, f.eks 3950 'Andre driftsrelaterte inntekter'.  Faktura må tilknyttes kjøretøy.
• Faktiske reklamasjonskostnader legges til for kode 04OISVG 'Other income/cost Garanti-Service'
• Alle kosnader og inntekter som er relevant å ta med for kodegruppe 04 legges til som egne rader.
• Vinterlagring og utleie skal med i kode 04NOOP 'Net Non-operative result' for Other income/cost, selv om det hentes ut fra fakturagrunnlag og har Rapportgruppe=Salg.  Varegruppe for disse har EBM kode 'nop', og koden skal derfor ikke ha noe eget oppsett ut fra kontonr.
  
  

Fixed & Variable expenses, kodegruppe 05

Faste & Variable kostnader som tilfaller BMW skal fordeles pr avdeling.  Dette er kostnader som det ikke er så enkelt å splitte pr merke ved bokføring, så man må derfor beregne en fornuftig fordelingsnøkkel for andelen av kostnadene.
Koden som settes opp henter 100% av verdien fra hovedbok, og faktoren brukes for å beregne estimert andel.  

En tilnærming for en fordeling kan være å se på total omsetning for BMW opp mot samlet omsetning uavhengig av merke.  (Omsetning BMW / Omsetning Totalt) * 100 = X %

Hvis man ikke har avdelingsregnskap må fordelingen av kostnader mellom avdelinger også beregnes.

Den fordelingsnøkkelen man kommer frem til for andel BMW pr avdeling legges inn for de aktuelle kodene i feltet Faktor.

For å gjøre denne jobben litt enklere har vi satt opp et Excel ark for faktorberegning som man kan benytte seg av. Statistikktall henter dere ut fra spørringer som kjøres under Salg - Innsikt - Salgshistorikk og fyller disse inn i Excel arket.  Ligger som egen fane i delt Exceldokument Sjekkliste. En beregning ut fra statistikk gir en indikasjon på rett fordeling, men hver forhandler tar selv en avgjørelse på hva de mener er korrekt verdi.  En fordeling kan f.eks være slik:

Contribution III:  BMW summerer kodegruppe 02+03+04+05. Dette skal gi dekningsbidrag II pr avdeling for BMW.

Nedenfor vises de aktuelle kodene for kodegruppe 05.  Bytt ut med kontonr og faktor som stemmer med eget regnskap.

Total Overheads, allocated to BMW, kodegruppe 06

Totale faste kostnader for BMW, ikke splittet pr avdeling.  Faktorfordelingen på disse kodene blir derfor andel BMW kontra øvrige merker.  Vurder om det er kostnader som skal ha ulik fordeling.  For salgsavdelingen skal kanskje personalkostnader beregnes ut fra antall selgere som jobber med BMW, for leiekostnader/strøm etc kan det være mer riktig med en kvadratmeter faktor.  Her må man derfor vudere om det må legges opp på separate koder for å kunne bruke ulike faktorer. 

Total Overheads:  BMW benytter kodegruppe 06. Dette skal gi totale kostnader for BMW.

Nedenfor vises de aktuelle kodene for kodegruppe 06.  Bytt ut med kontonr og faktor som stemmer med eget regnskap.

• Hvis det er kontointervaller eller enkelte kontonr som skal ha egen beregning legges de til som egne koder.  I eksemplet ovenfor har kodegruppe 06 blitt nummerert som 06TOCO1, 06TOCO02, 06TOCO3 for å kunne gi de forskjellig kontooppsett og mulighet for å bruke forskjellig faktor.