Dokumentsenter - Oppsett/Klargjøring

For å kunne ta i bruk Dokumentsenteret må det til litt installasjonsarbeid på den arbeidsstasjonen der jobben skal utføres.

Quick Utility Service

Quick Utility Service brukes bl.a for automatisk dokumentopplasting av filer.  Beskrivelse av hvordan dette installeres finner du her.

Installer Skanner

Skanneren installeres og klargjøres på den arbeidsstasjonen der skanningen skal utføres.

Det opprettes egen katalog for hver klient det skal håndteres bilag for.  Hver katalog gjenspeiler skanner knapp i skannerprogrammet.

Vi viser til dokumentasjon for den skanneren dere har valgt, for installasjon av skanner software.

Skjermbildet nedenfor er et eksempel fra programvaren for Epson DS 780N.

Oppsett for mottak av e-post

Oppsettet gjøres under klientinnstillinger --> epostkontoer. Les mer om dette her.

Merk at ved bruk av annen epostleverandør enn Office 365 må IMAP-server legges inn for at Quick3 skal kunne hente e-post inn i dokumentsenteret.

Etter e-postoppsett

Når e-postkontoen er satt opp, går du til dokumentsenteret. I menyen til høyre velger du e-post import-oppsett.

I dialogen som kommer opp, velger du følgende:

• Type: IMAP
• E-postkonto: her velger du epostkontoen du satte opp under klientinnstillinger
• Import folder: her velger du standard mappe hvor eposten kommer inn. Denne er vanligvis innboks.
• Arkiv folder: her velger du mappa hvor de leste epostene skal flyttes til. Denne er vanligvis arkiv.
• Videresendings adresse: her legger du inn epostadressen hvor epostene uten vedlegg skal sendes til.

Opprett en egen e-postadresse som kun brukes for tilsending av fakturaer, f.eks fakturamottak@firma.no

Rutinen for automatisk mailpickup ser etter e-poster som ikke er lest, og de blir merket som lest når vi har håndtert dem.  

Siden det er 'lest flagget' på e-posten som brukes for å avgjøre om e-posten er importert eller ikke, må det til dette formålet brukes en konto hvor e-postene ikke leses manuelt.  Hvis du åpner en e-post må den merkes som 'ikke lest' for å kunne tas inn via mailpickup.  Alternativt kan du bruke 'drag and drop' for å manuelt legge et bilag over til bilagsregistreringen. 

Det kreves at vedlegg som sendes til denne mailadressen må være PDF, andre vedlegg blir forkastet av sikkerhetsmessige grunner.  I tillegg må dokumentet ligge som direkte PDF-vedlegg i mailer, og ikke som lenker til en pdf.  

Hvor ofte mail importen skal kjøres angis under Automatiske jobber. Denne kan f.eks kjøres hver time. Se pkt 1 på skjermbildet nedenfor.

Oppsett for mottak av EHF

Er omtalt i egen artikkel, se her.

Registrering bestilles med skjema på denne siden: https://quick.no/a346 

Vi registrerer da deres organisasjonsnr mot et EHF aksesspunkt slik at fakturaene rutes riktig.

Når oppsettet er klargjort, og det er opprettet en automatisk jobb for mottak, dukker bilagene opp automatisk i dokumentsenteret.

Rutinen krever at organisasjonsnr legges inn på leverandøren.  Hvis det er skrevet med mellomrom/bokstaver trimmer rutinen feltet automatisk ned til kun tall når den identifiserer fakturaen.

Oppsett for leverandører

For alle leverandører som det skal håndteres bilag for i dokumentsenteret er det anbefalt å opprette ferdige konteringsoppsett.  Dette er maler for bokføring av kostnadstyper for å dekke opp alle varianter av bilag.  Man kan knytte ett eller flere konteringsoppsett til hver enkelt leverandør, avhengig av hva som er nødvendig.  Hvis man har ett oppsett hentes dette inn som default, men hvis det er flere velger man hva som skal gjelde for det enkelte bilaget.

Dette gjør konteringen og bokføringen både effektiv og sikker, og man trenger ikke å være regnskapsfører for å utføre denne bokføringsjobben.

Påse at leverandørene ligger med riktig betalingsbetingelse.  Dette brukes for å beregne riktig forfallsdato.

Det ligger også på planen at man skal kunne legge begrensninger for hvilke bilag som må videre til godkjenning.  Dette skal kunne styres både på leverandør og på beløpsgrenser.

Har tidligere brukt et annet dokumentsenter

Hvis dere tidligere har brukt f.eks Compello for dokumenthåndtering må deres organisasjonsnr frigis for mottak av inng. EHF hos Compello.  Det er først da vi kan koble til Fair som nytt aksesspunkt for mottak.

Med Compello integrasjon har dere hatt tilgang til oppslag mot dokumenter lagret hos Compello.  I Quick3 er det kun referansen mot bilaget som er lagret, så for å fortsatt kunne beholde mulighet for oppslag må dere ha en lisens hos Compello som oppslagsverktøy.

Evt må alle dokumenter konverteres over til Q3.  Dette vil i så fall være en tilleggstjeneste som faktureres etter medgått tid. Da vil dere ikke lengre trenge tilgang til Compello for oppslag.