Office 365

Outlook kalenderintegrasjon/dokument import fra mail:

Følg denne veiledningen for oppsett av synkronisering mellom kalenderen i Quick3, og én eller flere Office365 Outlook-kalendere, eller ved oppsett av automatisk dokument import for bilagsregistrering fra mail folder.

Merk at du trenger et abonnement for Office365 for at denne integrasjonen skal kunne gjøres.

Steg 1: Oppsett i Azure AD

Obs! Dette krever admin-rettigheter i den aktuelle Azure AD

For at Quick3 skal kunne autentisere mot Microsoft sine systemer må det opprettes en App Registration i Azure Active Directory.

Nedenfor ser du hvordan du oppretter denne. Gå til https://portal.azure.com og logg inn. Klikk på App registrations.

Hvis du ikke finner denne, trykk på pila til høyre som sier More services. Finn deretter App registrations i list

Inne der klikker du på New registration.

Gi den et navn og bruk det første valget, vist på bildet nedenfor.

Når App Registration er på plass, må det genereres en Client Secret. Opprett ved å klikke på Add a certificate or secret.

Klikk på New client secret.

Sett den til å gå ut etter 24 måneder.

Under client secret, er det verdien (value-feltet som vist under) som må tas vare på. Denne brukes inne i Quick3.

Til slutt må de aktuelle tilganene tildeles for at vi skal kunne lese fra, og skrive til kalenderne, eller importere dokumenter fra epost. Se til at de følgende er aktivert som Application Permission, avhengig av om dere ønsker å synkronisere begge veier eller ikke.

• Microsoft Graph
  • For kalender synkronisering
    • Calendars.ReadWrite
    • Calendars.Read
  • For dokument import
    • Mail.Read
    • Mail.ReadWrite
    • Mail.Send (brukes kun for å videresende mailer som mangler vedlegg)

Gå inn på API Permissions i menyen til venstre:

Nedenfor er et eksempel for dokument import fra e-post:

• Klikk på add a permission. 
• Klikk på Microsoft Graph
• Klikk på Application permissions
• Søk på mail og legg til tilgangene som vises i 4, 8 og 9.

For at tilgangene skal fungere, må du gi admin godkjenning ved å trykke på Grant admin consent.

Se bildet nedenfor.

Oppsettet over må nå legges inn i Quick.

Det trengs følgende fra oppsettet som ble gjort:

1. Application (client id)

2. Directory (tenant)

3. Client secret (value)

4. Azure AD User Object ID (denne hentes fra epostadressen som brukes til faktura).

Dette legges inn i Quick3 under klientinnstillinger og Office 365:

Object ID som skal registreres her hentes fra brukeren i Azure Active Directory. Gå inn på users fra hovedmenyen i Azure.

Der ser du liste over alle brukerne. Klikk deg deretter inn på brukeren og finn object id der:

Legg inn App Registration og Azure AD User Object ID, deretter velg Import folder (mail folderen som det automatisk skal importeres fra), Arkiv folder (mail folderen som mailene automatisk skal flyttes til når de er håndtert).

Videresendingsadresse (brukes for å sende mail videre dersom ingen vedlegg finnes i mailen som håndteres).

Til slutt opprett en Automatisk Jobb som jevnlig går å sjekker innholdet i mail folderen og importerer. Intervallet på denne jobben bør ikke overskride 12 ganger daglig (altså annenhver time). Se eksempel nedenfor:

Test konfigurasjon og synkronisering ved å velge Kjør import fra hamburgermenyen under Bilagsregistrerings dokument import oppsettet i klientinnstillinger

Steg 2: Oppsett i Quick3 (kalender integrasjon)

Obs! Dette krever admin-rettigheter i Quick3, samt at modulen for Office365 er aktivert. 

For oppsett av kalender integrasjon følg punkt a, b og c.

1. Legg til din Azure AD App Registration under Klientinnstillinger -> Office365. Informasjonen du skal legge inn finner du i Overview-vinduet i Azure App Registration du opprettet i Steg 1. I Client Secret, er det verdien fra feltet Value, som skal legges inn.
   • Test konfigurasjonen din i Q3 ved å merke av aktuell App Registration og velg Test Innstillinger i hamburgermenyen.
2. Opprett deretter en kobling fra hver bruker som skal synkroniseres. Dette finner du under Office365-fanen på hver enkelt ressurs. Object ID som skal registreres her hentes fra brukeren i Azure Active Directory.
3. Til slutt må det opprettes en Automatisk Jobb som kan hente endringer fra Outlook ned i Quick3 ved gitte intervaller. Vi anbefaler at frekvensen på denne synkroniseringen ikke er høyere enn hvert 15. minutt for å unngå throttling/stenging mot Office365 API'et. Merk at dette punktet kan hoppes over om man bare ønsker å synkronisere hendelser opp til Outlook.
   • Test konfigurasjonen og synkroniser ved å merke av og velg Synkroniser Kalender i hamburgermenyen.

Feilhåndtering

• Skulle du få 401 Unauthorized etter å ha kjørt synkronisering av kalender fra hamburgermenyen på ressurs, kan det hende du ikke har satt opp API Permissions/Tilganger. Se til at Admin Consent ikke mangler for de aktuelle tilgangene.

Merk

• Det er foreløpig ikke støtte for synkronisering av gjentakende avtaler.
• Det er foreløpig ikke slik at avtaler som er lastet opp til Outlook blir slettet ved fjerning av App Registration i Quick3. 
• Andre brukeres Outlook-avtaler er private, og emnet vil derfor være skjult, i tillegg til at avtalen er skrivebeskyttet.