Integrasjon mot Compello

Compello er en løsning for enklere dokumenthåndtering og digitalt tilgjengelige bilag.  Ut fra dokument gjenkjenning konteres bilagene i Compello, som deretter bekreftes og overføres automatisk til dagbok i Quick3, som ferdig bokførte bilag. 

Det er ingen begrensning for hvilke bilagstyper som kan overføres fra Compello til Quick3.  Så hvis man ønsker et helt papirløst regnskap er det mulighet for det.

Løsningen støtter både leverandørbilag og kundebilag, i tillegg til bilag som ikke skal reskontroføres.

Modulen for integrasjon mot Compello kan bestilles ved å ta kontakt med kundeservice, så klargjør vi selve integrasjonen for dere.  

Oppsett av integrasjon mot Compello

• Bilagstyper: For å få bilaget bokført med riktig bilagstype i Quick3 må Compello koden legges inn på korrekt bilagstype. Det kan variere litt hvilke koder som er satt opp i Compello, men kan f.eks være Inng.Faktura=IF og Inng.Kreditnota=KN
  Hvis dere oppretter flere bilagstyper i Compello er det anbefalt at disse også får forkortelser.  F.eks Bankbilag=BA, Manuelle=MA.
• Bilagnummerserie:  Påse at de bilagstypene som skal brukes også har riktig bilagnrserie.
  

Innstillinger

Innloggingsinformasjon må legges inn for at Q3 skal kunne kommunisere med Compello.

Det anbefales at det opprettes en egen integrasjonsbruker i Compello, dette er noe som Compello bistår med.

Denne brukeren trenger utvidede rettigheter i Compello til å sette status osv på bilag, samt at det ikke er en klient det endres passord på.  Feltet Klient er ikke det samme som nettadressen, men en egen Klient referanse.  Gjerne en angitt forkortelse for firmanavnet.

Overføring av grunndata

Det er en del grunndata som må overføres fra Quick3 til Compello ved oppstart.  Dette er tilgjengelig fra menyen Import/Eksport - Compello.   Kryss av for de typene du ønsker tilgang til fra Compello og klikk på Eksporter.

Etter oppstart vil det også være nødvendig å kjøre denne eksporten regelmessig for å få ajourført med de sist opprettede typene i Compello.  Hvis du f.eks har opprettet en ny leverandør i Quick3 må du kjøre en ny eksport av Leverandører for å få tilgang til den i Compello.

Import av bilag

Når bilag er klargjort i Compello må disse importeres i Quick3.  Dette gjøres fra samme skjermbilde som vist til ovenfor, ved å klikke på Importer.  Ingen avkryssinger skal da gjøres på forhånd. 

Det er foreløpig ingen automatisk rutine for import så dette må gjøres manuelt med valget Importer.

Bilagene i dagbok

Importerte bilag tilføyes automatisk i en bunt i dagbok.  Denne bunten har status Generert og må godkjennes manuelt for oppdatering i hovedbok. Det er mulig å redigere bilagene i bunten før godkjenning hvis det er nødvendig.

• Hvis det finnes en åpen Compello bunt for samme periode som de bilagene som overføres, så tilføyes det flere bilag i samme bunten.
• Hvis alle Compello bunter er bokført opprettes en ny bunt ved neste import.
• Hvis de bilagene som klargjøres fra Compello tilhører forskjellige måneder, ut fra bokføringsdato, vil de bli splittet i hver sin bunt ut fra periode.  

Når import er kjørt får du et varsel 'oppe ved bjella', med mulighet for å åpne bunten fra menyen hvis det er noe du ønsker å sjekke.

For hvert bilag lagres Compello referanse som Ekstern ref, som er tilgjengelig fra bl.a dagbok, reskontro og hovedboksøk. Ved å klikke på åpne-pilen kan du enkelt få opp det scannede dokumentet slik det er lagret i Compello.

Logg

Alle handlinger som utføres mellom Quick3 og Compello logges, og vises under fanen Compello - Logg.

Her kvitteres hvor mange transaksjoner som er lagt til som nye og hvor mange som er oppdatert.

Den viser til hvor mange bilag som er overført fra Compello, og om det evt er noen som er feil.

Ved å markere en rad (1), vil du kunne se flere detaljer under Beskrivelse (2).

Her har vi markert en import, og da viser den til status for hvert bilag.  Det er Compello referansen den viser til.

Tips

• Fakturaer som feiler ved import til Quick vil få regnskapsførerstatus ‘Midlertidig regnskapsført’ i Compello.
  Etter at du har gjort korrigeringer i Compello må du derfor endre status til ‘Regnskapsført’ før du kan overføre bilaget på nytt.
• Alle posteringslinjer må ha bokføringsdato og periode i Compello, hvis ikke vi de feile ved import.
• Fakturaer i Compello må ha bilagstype, fakturanr og forfallsdato, hvis ikke vil de feile ved import.
• Valutakurs sendes ikke med fra Compello, så denne hentes fra Q3.  Kursen som hentes er den som er satt som default under Valutakurs, dvs kurs 1 for valutaen som ligger på leverandøren.  For å få mest mulig korrekt kurs kan den endres i bunten i Q3 før bokføring.
• Posteringslinjer uten mvaberegning må ha mvakode 0 i Compello, den kan ikke være blanke.  Blank mvakode vil gi feilmeldingen:  Faktura inneholder linjer med ukjent mvakode.
• Periodisering av bilag kan gjøres i Compello før overføring til Q3.  Posteringslinjer som ikke skal gi mvaberegning må ha mvakode 0, de kan ikke være blanke.

Feilmeldinger

• An item with the same key has already been added.
  
  Skyldes at det ligger dubletter på leverandørnr for minst en leverandør. Ikke nødvendigvis den leverandøren bilaget/bilagene skal bokføres mot. Men denne rutinen sjekker generelt, så det vil derfor føre til at ingen bilag lar seg overføre.
  Du trenger trolig hjelp fra kundeservice for å få ryddet opp i dette.