Internfakturering: Klargjøring ny eller påkost brukt

Kostnader i forbindelse med klargjøring av et individ for salg internfaktureres mot kjøretøyet.  Det samme gjelder påkoster relatert til oppussing av brukt kjøretøy før salg. Siden kunden har bokføringsregel Salg internt bokføres salget mot intern salgskonto 38xx i stedet for vanlig salg.

Dette gjelder timer og deler/utstyr som forbrukes for å sette individet i salgbar stand.  Kostnaden er med på å øke den samlede verdien for individet, og bokføres derfor med prosjektnr i regnskapet og Art=Påkost.

En løsning er å bokføre disse kostnadene til lagerkonto, og da også gjøre det samme ved innkjøp (bokføring av inng.faktura).  Alle kostnadene relatert til individet blir da bokført til lagerkonto 14xx.  Dette styres ved at hovedbokskonto for internkunden er konto 14xx.  Ved salg trekkes den samlede kostprisen ut fra den samme konto.  Dette kalles automatisk kostnadsføring ved salg.  Oppsettet for dette er beskrevet i Oppsett for kapitalvarer.

• Søk opp individet fra individsøk, eller hent opp individet fra lagerkunden.
• Gå til Salg – Ordre, opprett ordre (1-3).

• Ordren kommer opp på skjermen, og noen opplysninger er ferdig utfylt.  Kunden blir Lagerkunden (1) og individet er lagt inn på fanen Individer (2) og individet er knyttet til blokka (3).  Hvis du velger å opprette ordren fra Ordresøk må du legge inn kunde, og knytningen til individet under blokk på egenhånd.  Det kan også gjøres.

• Legg inn de varene som skal faktureres.
• Velg fakturer fra menyen oppe til høyre i bildet.
• Under fanen regnskap (1) vises hvordan fakturaen er bokført.  Internfakturaen bokføres til lagerkonto for å øke verdien for individet.  Prosjektnr tildeles, art=påkost som oppdaterer kostprisen for individet.  Salget er bokført som internt salg.

• Individet etter påkostfaktura:

Internfakturering av andre kostnader

Internfakturering brukes for å fakturere forbruk av timer, deler og utstyr som ikke kan faktureres direkte til en ekstern kunde.  På denne måten får man dokumentert tidsforbruk for mekanikere,  belastet lageret for deler og utstyr samt dokumentert forbruk/inntekt i regnskapet på en korrekt måte.

Det må da opprettes en internkunde for de ulike typene for internfakturering.  Legg inn den kostnadskontoen som er ønskelig for kunden.  Kostnader som skal øke lagerverdien for individer knyttes til konto 14xx, andre interne kostnader knyttes til konto 39xx.  Evt kan man bruke andre kostnadskonti som regnskapsmessig vurderes å være korrekt.  Viktig at det ikke brukes konto 1500 (1210) som er kundefordringer.

Hvis kostnadskontoen for internt salg settes til 39xx blir dette en motkonto til internt salg.  Disse fakturaene vil da ikke gi utslag på omsetningen (sum av ekstern og intern omsetning).  Siden all intern omsetning bokføres til konto 38xx vil summen av debet og kredit postene for et internt salg ikke gi noe utslag på sumlinjen for omsetningen.  Fordelen er at man får frem hvor mye av internt salg arbeid/deler/utstyr som går med til de ulike interne kostnadene.

Det er kun nødvendig å knytte til et individ dersom kostnaden skal være en del av prosjektregnskapet for individet.  Hvis individet i tillegg er knyttet til dimensjonen Merke får man presentert kostander og inntekter på forhandlermerker også.

Eksempler på andre typer internfakturering:

• Intern garanti/reklamasjon:  Konto 3901 Intern reklamasjon.
• Reklamasjon ovenfor leverandør:  Konto 1590 Forventede garantikostander.  Ompostere som reklamasjonskostnad til konto 7550 når kreditnota kommer.  Evt konto 7550 Garantikostnader for direkte kostnadsføring. Kan også bruke konto 3902 som intern motkonto. Kan variere hvordan man ønsker å bokføre dette, fastsettes av regnskapsansvarlig.
• Vedlikehold av utleiekjøretøyer:  Konto 3903
• Oppussing av vrak:  Konto 14xx hvis dette er kostnader som skal være med på å øke lagerverdien for individet.  Foreslår da egen konto for vrak og ompostere til lager brukt manuelt når individet er klart for salg.
• Rydding og vasking av verksted:  Konto 3904, kun for å dokumentere tidsforbruk og hvis dette er kostnader dere er spesielt ute etter å måle.

Dette brukes gjerne i kombinasjon med avdelingsregnskap.  Da vil delelageret få inntekt for salg av deler/utstyr som brukes for oppussing av en brukt bil.  Salgsavdelingen vil få kostnaden i form av kjøp av deler fra delelageret.  På lik linje vil verkstedet få inntekten for sine timer, og salgsavdelingen få kostnaden ved arbeidstimene.  Avdelingsnr må da legges inn på varegruppe og internkunder.