Reskontro: Reskontrokryssing

Det er rutiner for automatisk reskontrokryssing både for kunder og leverandører.  Ta en sjekk på grunnleggende innstillinger og rutiner for å tilpasse rutinen.

Velg regel for kryssing

Under Klientinnstillinger – Regnskap velger du regel for kryssing av reskontroposter.  Det kan velges forskjellig regel for kunder og leverandører dersom det er ønskelig.  Klikk her for mer beskrivelser.

Rutiner ved postering av bilag

Innbetaling – kunde
Fakturaer som opprettes i Quick3 reskontroføres umiddelbart, og ligger klare i reskontro slik at innbetalinger kan føres når de kommer. Hvis utgående faktura posteres manuelt i dagbok må man huske å legge inn fakturanr i Postnr feltet.  Når innbetaling posteres må fakturanr legges inn i Motpostnr feltet.  Se her for mer info.

Utbetaling – leverandør
Inngående faktura må være bokført i reskontro før utbetalingen posteres. Husk at fakturanr må legges inn i Postnr feltet.  Når utbetalingen posteres må fakturanr legges inni Motpostnr feltet.  Se her for mer info.

Automatisk kryssing

Kryssing i reskontro skjer idet bunten for betalinger bokføres.  Systemet opererer etter reglene for kryssing som er satt under Klientinnstillinger.  Det kreves at Motpostnr legges inn for betalingen når den bokføres i dagbok.

Bilag 20009 i eksemplet nedenfor har automatisk blitt krysset mot faktura 100094.  Saldo settes automatisk til null for begge postene.

Reskontro funksjoner

Vis alle

Ved å huke av for Vis alle kan man skifte visningen av reskontroposter mellom kun åpne poster og alle poster.

Markering for kryssede poster

Valget Uthev kryssede poster legger en fargekode på linjene for å vise hvile poster som er krysset mot hverandre.

Linjen der markøren er plassert blir blå (1), og motpostene blir gule (betalingen og nullstillingen).  På denne måten kan man enkelt se poster som hører sammen. 

Hvis man flytter fokuset på markøren ved å klikke på betalingen blir denne blå, og fakturaen blir gul.

For motpostene dukker det opp en lenke (2) som symboliserer at de er krysset mot andre poster.  
For å oppheve kryssing kan man klikke på dette symbolet, og saldo legges tilbake på involverte poster.

Meny funksjoner
Fra reskontrobildet har du tilgang til en meny med hjelpe funksjoner.

Oppfrisk
Laster opp skjermbildet på nytt.  Hvis reskontrobildet har vært åpent samtidig som det er ført posteringer mot kunden må skjermbildet lastes på nytt for å oppdatere seg. Oppfrisk kan da brukes hvis man ikke ønsker å stenge kunden for så å åpne den på nytt.

Manuell kryssing
En betaling som bokføres uten Motpostnr vil ikke bli krysset automatisk og blir liggende med saldo i reskontro.  Denne må da krysses manuelt mot fakturaen.  Marker aktuelle poster og velg Kryss avhukede poster fra menyen.   Denne gir best kontroll.

Man kan også velge å krysse alle poster. Den krysser da saldo for alle postene i reskontro som er kvalifisert innenfor reglene som er definert for reskontrokryssing under Klientinnstillinger.

1. Marker de postene som skal krysses mot hverandre.
2. Posten mangler Motpostnr, og har derfor ikke blitt krysset automatisk mot faktura.
3. Velg fra menyen Kryss avhukede poster.
4. Resultat etter kryssing.  Restsaldo på fakturaen er 8,- siden kunden har betalt feil beløp.  Denne saldoen kan føres vekk med nullstillingsrutinen.

Reverser kryssinger
Reskontrokryssinger kan reverseres hvis man ønsker å kjøre kryssinger på nytt.

Marker de  postene som skal oppheves.  Evt klikk på 'lenke symbolet' på posteringen.  Dette gir den beste kontrollen, og du ser hva som skjer.  Alle reskontrokryssinger for den aktuelle kunden/leverandøren oppheves og saldo legges tilbake for involverte poster.  

Det er også mulig å oppheve alle kryssinger for hele reskontroen, men da bør man ha vurdert dette nøye på forhånd.

Hvis det er en reskontro som går over flere år, og mange poster har mangelfulle fakturanr/motpostnr vil det kunne bli en omfattende manuell jobb å kjøre kryssinger etterpå.

Endre saldo

Brukes hvis du ønsker å flytte saldoer manuelt mellom poster, uten å oppheve kryssinger for så å krysse de på nytt.

Nullstill avhukede poster

Hvis det henger igjen mindre saldoer på åpne poster kan disse enkelt korrigeres med Nullstillings rutinen som er tilgjengelig fra reskontroen. Detter kan være pga øreavrunding eller at kunden har betalt feil beløp. Det er ikke anbefalt å bruke denne rutinen til større oppryddinger, da bør man heller opprette kreditnota for å få en bedre loggføring av hva som blir gjort. Spesielt også mht lagerstyring for varene på fakturaen.
Kryss av for de postene som skal nullstilles, velg Nullstill fra menyen. Legg inn kontonr for motposten og en beskrivelse. Klikk OK for å fullføre.
Det opprettes automatisk en bunt med nullstillings bilaget.  Bunten må godkjennes for å oppdateres i reskontroen.  Hvis det kjøres flere nullstillinger etter hverandre, evt for flere kunder, vil disse samles i samme bunt.  Bunten lukkes ved bokføring. Neste nullstilling vil da automatisk generere en ny bunt.

Hvis du angrer på nullstillingen som ble kjørt kan du velge å slette bilaget fra dagbok.

Åpne kildedokument
Valg for å åpne en faktura direkte fra reskontro. Kan også gjøres ved å klikke på ‘pil-symbolet’ i Postnr feltet.

Vis postering
Valg for å vise postering for et enkelt bilag. Kan også gjøres ved å klikke på 'pil-symbolet' i Bilagnr feltet

Tips

For å kjøre purringer bør man ha en ryddig og oversiktlig reskontro for alle kunder.   Kjør derfor manuelle kryssinger for å rydde opp i forkant hvis det er nødvendig.  I enkelte tilfeller kan det være nødvendig å la en betaling stå som ukrysset for å gi best info til kunden.  Betaling som ikke er krysset mot faktura kommer med på purringen.

Det er kun betalinger som ligger i bokførte bunter som kommer med i reskontro.  For bunter som kun er lagret og ikke bokført vises ikke posteringene i reskontro. Før man skal kjøre purringer er det derfor viktig å sjekke at alle bunter med betalinger er bokført.  Dette for å unngå feil grunnlag for purringer.