Bokføring - Automatisk kostnadsføring

Begrepet automatisk kostnadsføring kan trenge litt mer forklaring.  I all enkelhet betyr det at samtidig som salget bokføres utføres det automatisk også en bokføring av varekost og lagerbelastning for varen som selges.  Det er kostprisen for varen som legges til grunn.

Bokføring av salg:             Debet  1500 kundefordringer  /  Kredit 3xxx Salg 0g 2700 mva
Bokføring av varekost:   Debet 43xx varekost   /   Kredit 14xx  varelager

Metoden krever et godt gjennomarbeidet oppsett for kontogrupper for at alt skal henge sammen på riktig måte.
Kontoreferanse for varekost skal legges inn for deler, utstyr og kapitalvarer.  Dvs alle varer som har en konkret kostpris som gjenspeiler lagerverdien.

For noen blir det også en litt ny måte å tenke på regnskapsmessig. Alt innkjøp må da bokføres direkte til lagerkont0 14xx, og ikke til varekost 43xx som man vanligvis gjør.  Ved salg av varen trekkes kostprisen automatisk ut fra lagerkonto og bokføres som varekost.  Dette gjør at man regnskapsmessig får et mer riktig varelager til enhver tid.  Noe som igjen vil føre til at korrigering for beholdningsendringer ikke blir like store som tidligere. Noe beholdningsendring vil det fortsatt være behov for å postere, men da kan det være tilstrekkelig å gjøre dette i forbindelse med varetellinger og lagerlister som da kjøres ut.  Hvis alt innkjøp bokføres til varekost 43xx har ofte regnskapsfører faste rutiner for å føre varekost månedlig.

Hvis vi ser spesielt på kapitalvarer så vil dette gjøre større utslag.  Alt innkjøp av nye kjøretøyer og innbytte av brukt (kjøp brukt) bokføres direkte til lagerkonto 14xx.  Påkost og klargjøringer av kjøretøyer internfaktureres og bokføres også til 14xx. (Angitt med konto 14xx på internkunden).  Dette fører til at den samlede verdien av et kjøretøy lagres på lagerkonto som innkjøpspris + påkost.  Begge posteringer med referanse til prosjektnr.

Innbytteprisen for en brukt MC:   8.000,-
Påkost for å gjøre klar til salg: 2.000,-
Samlet lagerverdi for brukt MC:   10.000,-

Hvis denne sykkelen blir stående på lager over lengre tid blir det ikke riktig å kostnadsføre innkjøp og påkost direkte, slik det ville ha blitt hvis alt ble bokført til konto 43xx.  Når denne sykkelen etterhvert selges vil vi med automatisk kostnadsføring trekke den samlede lagerverdien på 10.000,- ut av lagerkonto 14xx og bokføre som 43xx med salgsfakturaen.  Viktig at innbytte går til samme konto som blir belastet ved salg av brukt. Saldoen på konto 14xx for dette individet isolert sett blir da nullstilt.

Hvis innkjøp, påkost og automatisk kostnadsføring ikke henger sammen blir det feil i regnskapet.  Da kan vi bli stående igjen med saldo på konto 14xx, eller få minus saldo på konto 14xx hvis påkost blir ført direkte til konto 43xx når det internfaktureres.

Et grundig oppsett med kontoreferanser kan gi et bedre månedlig regnskap.  Metoden forutsetter at kostpriser i systemet er korrekt til enhver tid siden dette er grunnlaget for posteringen.