Bokføring - Kontogrupper - Fakturakontroll med frakt/avgift

Aktuelle bokføringsregler for bokføring av fakturakontroll er Innkjøp og Innkjøp Import (hvis dere har import), eller evt andre som opprettes ved behov.

Alle varegrupper der det er aktuelt å utføre bestilling – varemottak – fakturakontroll må ha disse reglene satt opp.

Hvis dere følger vår anbefaling om automatisk kostnadsføring, dvs at varekost/lagerbelastning bokføres automatisk ved salg, må alt innkjøp bokføres til lagerkonto.  Dette må være samme lagerkonto som er angitt på regelen Varekost for lagerbelastningen (pkt 1).

Hvis en bokføringsregel skal ha en annen mvakode enn det som er standard for kontoen i kontoplanen kan dette overstyres med feltet Overstyr mva-kode. For import angis egen mvakode 21 (pkt2).

Kontooppsett for gebyrer og fraktkostnader

Hensikten med fakturakontroll er å sjekke at dere er blitt fakturert for de samme varene som dere har mottatt.  Dvs sjekk av både antall og priser.   Gebyrer og fraktkostnader som følger med et innkjøp er også viktig å få registrert riktig.  Ved bruk av fakturakontroll med autobokføring må disse verdiene være med for å få bokført en korrekt faktura mot leverandøren. Noen ønsker også at disse tilleggskostnadene skal fordeles andelsvis på de mottatte varene.  På den måten oppdateres kostprisen på varene slik at den samlede lagerverdien blir korrekt.

Den oppdaterte kostprisen brukes også som grunnlag for BF-beregningen ved salg.

For å aktivere de avgiftene dere ønsker å ta i bruk er det noe oppsett som må klargjøres.  Det er de samme grunnoppsettene som gjelder for alle disse avgiftene ved varemottak.

Under Klientinnstillinger – Renter og gebyrer må det legges inn varenr for frakt, fakturagebyr, fraktforsikring, indirekte frakt, toll og gebyr.

Hvert varenr må knyttes til riktig kontogruppe for å bli bokført korrekt. Hvilke oppsett som trengs her avhenger av hvordan dere ønsker kostnadene for frakt og gebyr bokført.
Nedenfor vises eksempel på et standardoppsett for kontogrupper:

1. Innkjøp avgifter

• Gjelder avgifter som fremkommer på fakturaen fra vare-leverandøren.
• Konto 6100 Frakt, transportkostnad og forsikring må ha mva-kode 1 og import mva-kode 21
• Kontogruppen legges inn for varene under pkt 1 på bildet ovenfor.
• Merk at Kilde='Innkjøp avgift' for bokføringsregelen.
• Alle varene i rammen for 1. Avgifter kan knyttes til samme kontogruppe, hvis det ikke er særskilte behov for å ha det bokført separat.
• Merk at det kun kreves at Debet konto legges inn.
  Hvordan bokføringen blir avhenger av innstillingen 'Fordel gebyr og fraktkostnader på varer'
  • Når frakt skal fordeles på varer ser den bort fra kontooppsettet for bokføringsregelen og bokfører frakt direkte mot lagerkonto for hver enkelt vare og motpost 'inngår i total saldo mot leverandørgjeld'.
  • Hvis frakt ikke skal fordeles bokføres frakten direkte mot frakt D 6100, motpost 'inngår i total saldo mot leverandørgjeld'. 

2. Innkjøp indirekte avgifter

• Gjelder avgifter fra en annen leverandør enn fakturaen fra vare-leverandøren.
• Konto 6110 Toll og spedisjonskostnad må ha mva-kode 1 og import mva-kode 21
• Kontogruppen legges inn for varene under pkt 2 på bildet ovenfor.
• Merk at Kilde='Innkjøp avgift' for bokføringsregelen.
• Alle varene i rammen for 2. Indirekte avgifter kan knyttes til samme kontogruppe, hvis det ikke er særskilte behov for å ha det bokført separat.
• Merk at det skal legges inn både Debet og Kredit konto.
  Hvordan bokføringen blir avhenger av innstillingen 'Fordel gebyr og fraktkostnader på varer'
  • Når frakt skal fordeles på varer brukes kun Kredit kontoen for kontogruppen, dvs at indirekte frakt bokføres D 14xx / K 6110 Toll og spedisjonskostnader.
    Når inng faktura på Toll og spedisjon kommer bokføres dette D 6110.  Netto effekten av dette blir at toll kostnader omposteres fra 6110 til lager 14xx. 
  • Hvis frakt ikke skal fordeles bokføres indirekte frakt D 6110 / K 6110. Når inng faktura på Toll og spedisjon kommer bokføres dette til konto for fraktkostnader.

3. Fordel gebyr og fraktkostnader på varer
Hvis gebyr og fraktkostnader skal fordeles på varene som inngår på mottaket/fakturakontrollen krysser dere av for

dette under Klientinnstillinger – Renter og Gebyr.  Dette fører til at disse beløpene bokføres til lagerkontoen som følger innkjøpet for varene, feks D 14xx / K 6110. Dette er viktig for å ha rett saldo på lagerkonto sett i forhold til lagerverdi i lagerloggen. Dette er den mest vanlig håndteringen av frakt for de som har varer på lager.

Oppsett for tekstkoder

Bilagnummerserien for automatisk bokføring av Fakturakontroll settes under Klientinnstillinger, Bilagstype nr 91.