Bokføringsregler

Bokføringsregler defineres for å bestemme hvordan salg av varer/tjenester skal bokføres for ulike typer kunder, eller hvordan innkjøp skal bokføres for mottatte varer.  Hvis en og samme vare selges til en eksternt kunde, eksport kunde eller faktureres en internkunde skal dette bokføres på forskjellig måte.  Det er dette bokføringsreglene holder orden på.
Quick3 leveres med et sett standardregler.   Bokføringsregler er fritt definerbare så dette åpner for at man kan lage egne regler ut fra hvilke behov man har.

• Opprett en bokføringsregel.
• Legg denne inn på en kontogruppe med ønsket kontoreferanse.
• Knytt varegruppen til en kontogruppe.  Vare ligger i aktuell varegruppe, avkrysset for primærvaregruppe.
• Legg bokføringsregel for salg inn på kunde.  Bokføringsregelen følger med over til ordren når denne opprettes.
• Legg bokføringsregel for innkjøp inn på leverandør.  Bokføringsregelen følger med over til bestillingen når denne opprettes.

Knytning mellom kunde/leverandør – bokføringsregel – kontogruppe – vare

Oppsettet for kontering av salg/varekost/innkjøp legges inn for de ulike kontogruppene.
Ut fra den bokføringsregelen som er angitt på ordren finner systemet rett kontering for salg/innkjøp av den enkelte varen.

NB!  Det er viktig å gjøre en grundig jobb med kontooppsettet for at regnskapet skal bli korrekt.  Se artikkel om Kontogrupper for mer detaljer.

Salg

Kunde:  Bokføringsregel settes fast på kunden under fanen Styring.
Ordre:   Bokføringsregel arves fra kunden som legges inn på ordren, men kan overstyres dersom det er ønskelig.  Er tilgjengelig under fanen Tilleggsinfo.

Hvis man ved opprettelse av ordre/fakturering får feilmelding Bokføringsregel mangler er det denne som må legges inn på ordren.

Innkjøp

Leverandør:  Bokføringsregel settes fast på en leverandør.  Er tilgjengelig under fanen Betingelser.
Bestilling:  Bokføringsregel arves fra leverandøren som legges inn på ordren, men kan overstyres dersom det er ønskelig.  Er tilgjengelig under fanen Tilleggsinfo.

Hvis man ved oppretting av bestilling får feilmelding Bokføringsregel mangler så er det denne som må legges inn på bestillingen.

Standard bokføringsregler

Quick3 har følgende standard bokføringsregler:

Salg eksternt:  For salg til ekstern kunde, pliktig salg.  Bruker salgspris.

Salg eksport:  For eksport salg til ekstern kunde, fritt salg.  Bruker salgspris.

Salg internt:  For internfakturering av f.eks påkost, klargjøring eller internt uttak av varer/tjenester.  Bruker salgspris.

Varekost:  For automatisk bokføring av varekost og lagerbelastning relatert til salg.  Såkalt automatisk kostnadsføring.  Bruker kostpris fra ordrelinjen.

Garanti leverandør:  For internfakturering av garanti mot leverandør, siden denne skal ha annen debetkonto enn internt salg forøvrig.  Bruker salgspris.

Innkjøp:  For automatisk bokføring av innkjøp ved bestilling/fakturakontroll.  Bruker innkjøpspris.

Innkjøp Import:  For automatisk bokføring av innkjøp fra utlandet ved bestilling/fakturakontroll.  Bruker innkjøpspris.
Vedlikehold av bokføringsreglene gjøres fra feltene der man velger bokføringsregel.  Gå f.eks til en kunde og inn på fanen Styring. Klikk på søk i feltet  Bokføringsregel.

Kan også hentes opp fra Kontogruppe og søk mot Bokføringsregel.

Vedlikehold bokføringsregler

Nye regler opprettes med + knappen.
Anbefaler at dere bruker de samme navnene på bokføringsreglene som vi viser til. Det kan opprettes bokføringsregler ut over dette ved spesielle behov.
Husk å klikke på Lagre for å beholde endringer.  Kontoreferansene for bokføringsreglene må settes opp under kontogrupper.