Purring/Inkasso - Oppsett for purringer

Purringer genereres ut fra definert purreoppsett og purrenivå. Som en engangsjobb må purreoppsett klargjøres og varenr for renter og gebyr må opprettes og legges inn under Klientinnstillinger.  Purreoppsett og purremetoder er tilgjengelig fra hovedmenyen.
For beskrivelse av selve purrerutinen se Purring/Inkasso - Sende purringer

Hvordan klargjøre purreoppsett

Under purreoppsettet angis hvordan man ønsker å utføre purringer. Hvilke purremetoder som skal brukes, antall purrenivåer, intervall dager mellom purrenivåer osv. 

Purremetoder som kan velges er:

- Papitutskrift:  Genererer et purrebrev med henvisning til forfalte fakturaer med beløp, restsaldo og evt påløpte renter.

- SMS: Sender en SMS med enkel tekst og viser til forfalt faktura og beløp. Ikke noe vedlegg sendes med. Begrenset info.
For oppsett se artikkel Purring/Inkasso - Purring på SMS

- E-post: Genererer en PDF påminnelse pr faktura til kunden.  Dvs at det blir flere purringer til en og samme kunde hvis det er flere fakturaer som purres.   Krever egen mal for purringer, for oppsett se artikkel Purring/inkasso - Purring på epost

- Intrum: Overfører saksfiler automatisk til Intrum for inkasso oppfølging.  Krever oppsett for integrasjon.

- Inkasso: For manuell overføring av saker til inkassobyrå. Markerer saker som sendt til inkasso. Sakene må manuelt meldes videre til inkassobyrået siden dette ikke innebærer noen integrasjon. For mer info se artikkel  Purring/Inkasso - Inkasso – overføring og oppfølging av saker

- E-post (kunde gruppert med purrebrev):  Genererer et samlet purrebrev som en PDF til kunden der alle forfalte fakturaer listes opp med henvisning til forfalte fakturaer med beløp, restsaldo og evt påløpte renter. Purrebrevet kan sendes med som vedlegg pr mail, velges med Parameter for Purremetoden. (Sender ikke med fakturakopier.)  Krever bl.a egen mal for purringer, for oppsett se Purring/inkasso - Purring på epost

Man står fritt til å velge den kombinasjonen av purremetoder som passer best for sin bedrift. Viser et par vanlige sammensetninger:

Med eksemplet over sendes det en påminnelse pr epost 10 dager etter forfall, med purrebrev som vedlegg.

Etter nye 14 dager sendes det ut inkassovarsel på papirutskrift, og etter ytterligere 14 dager overføres saken til Intrum for inkasso oppfølging. Noen velger å forenkle, og kjøre en kombinert Påminnelse/Inkassovarsel før overføring til Intrum.

Viser også et eksempel der de to første purringene sendes ut på papirutskrift.  Det tredje purrenivået fanger opp de postene som er klare for inkasso. Disse postene kan skrives ut på en inkassoliste som manuelt sendes videre til et inkassobyrå.  

Parametre:

For noen parametre er det mulighet for å overstyre standard innstillinger som i utg.pkt hentes fra Klientinnstillinger. Dette vises i nedre del av skjermbildet, når markøren står på den aktuelle linjen. 

Hvis det ikke fylles ut noe her brukes standard innstillinger.  Anbefaler å sjekke disse for alle purrenivåer som settes opp.

Noen tips

• Hvis man skal kunne kreve gebyr på purrebrev eller gebyr på inkassovarsel, må det gå minst 14 dager etter forfall, samt at betalingsfristen på purringen/inkassovarselet må ha frist på 14 dager eller mer.
• Det er kun tillatt å legge på purregebyr på skriftlig purring og PDF purring, dvs ikke på elektronisk purring.
• Det er kun anledning til å kreve gebyr for purring og inkassovarsel to ganger samlet.  Dvs at hvis gebyr kreves for 1. og 2. purring kan man ikke legge til gebyr på inkassovarselet.
• Dette gjelder både for bedriftskunder og privatkunder. Ovenfor bedriftskunder kan man ha andre satser dersom dette er spesielt avtalt.
• For mer detaljer rundt regler for purregebyr og renter, henviser vi til inkassoforskriftene, inkassoloven, Sticos eller annet oppslagsverk for regnskapsregler.
• Hvis dere bruker Intrum for inkassooppfølging er det mest ryddig å utelate renteberegning og gebyr på purringer man selv sender ut, siden Intrum foretar ny renteberegning fra forfall og legger til egne gebyrer.
• Hvis det i kundens reskontro ligger ubetalte renter og gebyrer skal ikke disse tas med ved oversending av saker til Intrum.  Disse må i stedet tilbakeføres med manuelt korreksjonsbilag.
• Hvis man ønsker å endre purrerutiner, som også vil innebære endringer av purremetoder og nivåer kan det være man opprette et nytt purreoppsett. Og så velger man dette som den nye standarden fremover (Purringer - innstillinger).

Innstillinger

Under menyvalget Purringer - Innstillinger er det noen valg som må sjekkes.

• Velge å brukt høyeste purrenivå for alle valgte poster pr kunde.  Dvs at selv om kun en post er klar for oversending til inkasso kan man også ta med andre poster som er klare for purring.
• I purrelisten vises alle ubetalte poster som har forfalt.  Hvis det finnes posterte bilag i bunter som ikke er bokført, får man et gult varsel på dette i purrelisten, og standard er at man da ikke kan purre på kunden. Gjelder også fakturajournaler.  Grunnen til dette er at man skal være sikker på at alt av innbetalinger og kreditnotaer er bokført før man purrer.  Denne sperren kan man velge å oppheve.   
• Standard purreoppsett:  Det purreoppsettet som skal benyttes, kan endres hvis man skal endre purrerutiner.

Intrum/Inkasso

Purremetodene Intrum og Inkasso brukes for å eksportere til inkassobyrå eller kjøre ut inkassoliste for manuell overføring. For oppsett av inkasso se egen artikkel Purring/Inkasso - Inkasso – overføring og oppfølging av saker

Varenr for renter/purregebyr

Opprett en kontogruppe for bokføring av purregebyr/renter. F.eks styrt til konto 8070 Renteinntekter kunder.
Hvis det er ønskelig at purregebyr og renteinntekter skal til hver sin konto må det opprettes to kontogrupper.
Opprett egen varegruppe som denne kontogruppen knyttes til.

Opprett eget varenr for purregebyr og eget for renter. Disse knyttes til den aktuelle varegruppen med rett kontogruppen for Purregebyr/Renter.
Forslag til varenr: PG, R
Legg varen inn under Klientinnstillinger - Renter og gebyr.
Legg også inn Rentesats kredit og debet.
NB!  Anbefalt rentesats finner man i Forsinkelsesrenteloven.  Satsen endrer seg hvert halvår, så sjekk derfor loven for å finne korrekt rentesats.

Purretekst

Purreteksten legges inn/redigeres under Klientinnstillinger og fanen Rapporttekster.
Avgrens på Rapportnavn=Purrebrev og Språk=Norsk så får du tilgang til de aktuelle feltene.  Klikk på symbolet for 'Linjetekst'.

Standardteksten vises nedenfor, og denne kan enkelt endres ved behov.