Håndtering av garanti/reklamasjoner mot leverandør

Garanti ovenfor leverandør håndteres med rutinen for internfakturering.  For hver leverandør det skal registreres garantijobber må det opprettes en egen internkunde.  Det opprettes da en ny kunde med rett bokføringsregel og kontoreferanse slik at faktureringen av garantijobben styres rett regnskapsmessig.  Det er viktig at disse garantijobbene faktureres fortløpende slik at varelager og regnskap holdes ajour til enhver tid.

Garanti/reklamasjonsjobber faktureres som andre servicejobber på helt ordinær måte, men mot disse internkundene i stedet for mot eksterne kunder.

Garanti for et individ, dvs full reklamasjon/bytte av individ er omtalt i artikkel Garanti individ.

Oppsett/innstillinger

Bokføringsregel – Garanti Leverandør

• Legges inn på de aktuelle kontogruppene for varer.  Trengs kun for de varetypene som dekkes av garantier.
• Hvis bokføringsregelen ikke finnes må den opprettes.
• Bruk samme konto som for internt salg, eller opprett egen intern salgskonto hvis dette ønskes skilt ut på egen konto.  Husk å inkludere varekost der dette brukes.
  
  

Internkunde – Garanti Leverandør X

• Opprett en internkunde pr leverandør for garanti.

• Kunden tildeles bokføringsregel Garanti Leverandør.
• Internkundene knyttes til konto for Forventede garantikostnader (f.eks 1590).  Hvis man bruker avdelingsregnskap knyttes kunden til avdeling Salg, som bærer eventuelle garantikostnader på solgte kapitalvarer.
• Konto 1590 skal kun tillate dimensjonen Merke.
• Kundene kan eventuelt settes opp med prisavtale eller merkes for fakturering med kostpris dersom det skal brukes alternative priser på garanti/reklamasjonsjobber.  Det anbefales vanligvis at det benyttes ordinære priser, for jobben verkstedet gjør er like verdifull om den gjøres for salgsavdelingen som om den gjøres for en ekstern kunde.  Hva som er mest riktig må den enkelte bruker ta stilling til, gjerne i samråd med regnskapsfører.
• Oppsettet gjøres under fanen Innstillinger på kundekortet.  Hvis det er ønskelig å internfakturere til kostpriser kan du velge Tving bruk av kostpris ved prisutregning.   Husk også å legge inn en antatt kostpris for varenr for arbeidstimer.
• Kryss evt av for Ingen fakturagebyr.
  

Behandling av reklamasjoner 

Når oppsettet er klargjort vil videre behandling av reklamasjoner forløpe slik:

Internfakturer garantijobben

• Ordren registreres på samme måte som en vanlig servicejobb.
• Ordren opprettes på eier av kjøretøyet, med referanse til kjøretøyet under fanen Individer.  Eller individet kan knyttes til inne på blokka.  Hvis ordren opprettes fra individet ved å taste Alt-O, følger alle nødvendige innstillinger med over til ordren.
• Deler og timer legges inn på ordren ut fra faktisk forbruk.  Spesielt viktig for å kunne dokumentere timene til mekanikere, slik at det faktiske tidsforbruket fremgår.
• Inne på blokka (1) for garanti legger dere inn Debitorkunde=Garanti Leverandør X (2)
• Når Debitorkunde legges inn vil prisene for blokka bli omregnet ihht prisavtaler, til f.eks Kostpriser hvis dette er en innstilling for kunde Garanti leverandør X.
• Legg gjerne inn blokknavn Garanti (3).  Dette gir en bedre oversikt internt, men har ingen annen funksjon.
• Varehistorikken følger individet, og blokka faktureres på kunde Garanti Leverandør X. Fakturaen skal ikke sendes, men er et intern dokument som gir grunnlag for reklamasjonsrapportering til leverandøren.
  Øvrige blokker med varer, uten debitorkunde, faktureres til opprinnelig kunde på ordren.  Dvs splittfakturering.
• Fakturer jobbene fortløpende for å belaste lageret og holde regnskapet ajour.
• Bokføringen av internfakturaen blir  D 1590 Forventede garantikostnader /  K 38xx Internt salg garanti
  
  
  
  
  
  
  

Regnskapshåndtering

Ved fakturering bokføres deleforbruk og timer til intern omsetningskonto (38xx) for hhv delesalg og verkstedtimer. Kostnaden legges til konto for garantikostnader (1590).

I utgangspunktet vil da garantikostnaden sett fra salgsavdelingen beløpe seg til hele verdien av jobben, eller ihht de prisavtalene som er satt for kunden.

Internfakturaen brukes som grunnlag for reklamasjonsrapportering til leverandøren.

Leverandøren behandler reklamasjonen.  Hvis den innvilges mottar man en kreditnota.

Kreditnotaen bokføres debet leverandør og kredit garantikostnader m/mva (1591), med henvisning til fakturanummeret (reklamasjonsnummeret) som internfakturaen hadde.

Kreditnotaen vil dermed kunne trekkes fra ved remittering til leverandøren på helt ordinær måte.

Differansen mellom det som ble internfakturert som garantikostnader og det som dekkes inn av leverandøren gjennom kreditnotaen vil bli stående igjen som netto garantikostnader på konto 1590 ved at saldoen på konto 1591 føres mot den enkelte garanti kunden for å utligne saldo.  Husk da å nullstille mvakoden for konto 1591.  Saldoen for de enkelte reklamasjons fakturaene for garanti kundene gjenspeiler da det faktiske tapet i reklamasjonskostnader.

Det er da avviket mellom utfakturert pris for deler, antall timer eller timesats opp mot innvilget reklamasjonsbeløp som gir det faktiske tapet ved en garantijobb.

Eksempel på postering:
Hvilket kontonr. som brukes for Forventet garanti kostnad varierer fra bruker til bruker.  Alternativene er 39-konto (motkonto til internt salg),  1590 (eiendelskonto/fordring, er jo noe dere forventer å få inn), 7550-konto (direkte til kostnadskonto).  Det mest riktige vil være 1590  Eiendelskonto (uten mvakode), som fungerer som ‘reskontro-konto’.  I tillegg trenger vi en konto 1591 som brukes til hjelpekonto for å få rett mvaberegning.  Denne kontoen må ha mvakode 1 for inngående mva.

Posteringene blir som følger (eksempeltall):
Utg.fakt: D Kunde(1590) / K 38xx 1000,- (Nettobeløp, internfaktura)
Inng.kreditn: D Lev (2400) / 1591 m/mvakode 900,- + mva = 1125,- (Bruttobeløpet på kreditnota)
D 1591 u/mvak / Kunde(1590) 900,- (Nettobeløp som blir refundert)
D 7550 Faktisk tap  /  Kunde(1590)                100,-  (Faktisk tap)

Oppgjør fra leverandør

Hvordan leverandøren håndterer oppgjør for garantisaker varierer.  Noen utstede kreditnota, noen trekker fra på neste faktura mens andre returnerer nye deler.  Det vil derfor kunne forekomme variasjoner fra leverandør til leverandør.

Den løsningen vi omtaler her bokfører totalen for garantijobben mot konto 1590 Forventede garantikostnader. Regnskapsfører kan da avstemme mot denne kontoen for å finne de faktiske garantikostnadene og ompostere de til ønsket kostnadskonto, f.eks 7550 Garanti kostnader.

Ved å bruke oppsett for internkunde og kontogrupper med bokføringsregel kan man tilpasse en løsning som passer best mulig i forhold til din leverandørs rutiner og regnskapsførers ønske til oversikt og kontroll.
Man kan om ønskelig bruke reskontro på garantikontoen (1590).  Så vil man faktisk også kunne kjøre åpen post liste på internkunden og dermed ha meget god oversikt over hvilke reklamasjoner som er under behandling hos leverandøren.  For å få rett mva håndtering må vi bruke en hjelpekonto 1591, som skal nullføres hver gang.

EKSEMPEL 2

Som nevnt er det flere måter å håndtere reklamasjoner på.  Harley Davidson Europe håndterer reklamasjoner på følgende måte.

• Reklamasjoner registreres på HD’s egen nettside.  Hvis de får aksept for reklamasjonen mottar de en bekreftelse på mail med delenr, antall, pris, godkjente timer og timesats.
• Forhandler må registrere en vanlig bestilling for å tå tilsendt de samme delene.  Når delene ankommer føres vanlig varemottak, og de kan ferdigstille reklamasjonsjobben.
• I slutten av mnd mottar de en oversikt for et samlet oppgjør.  Dette er fakturagrunnlaget de skal bruke for den fakturaen de skal sende til HD Europe LTD.  De reklamasjons bekreftelsene som er mottatt for hver enkelt garantisak blir et underbilag for måneds oppgjøret.
• De ødelagte delene for reklamasjonen tar de vare på noen uker, deretter kastes de.

Fremgangsmåten blir som følger:

Opprett internkunde Garanti HD Europe (internkunde) som beskrevet innledningsvis i artikkelen.

Opprett i tillegg en ekstern kunde som brukes for å opprette fakturaen for månedsoppgjøret som skal sendes til HD Europe LTD.

• Bokføringsregel ‘Salg eksport’, Konto 1500, Valuta EUR,
• Denne kunden har konto 1500, og blir registrert som kundefordringer, selv om dette i teorien er en leverandør.

Opprett et eget varenr for fakturering av samleoppgjøret, f.eks  varenr ‘WARENTY – Warenty Credits

• Opprett egen kontogruppe for dette varenr, Bokføringsregel ‘Salg eksport’, konto=1590
• Ved fakturering av samleoppgjøret i slutten av mnd går dette til fratrekk på konto 1590, som en motpost til de internfakturerte reklamasjonskostnaden.
• De faktiske varene og timene er internfakturert fortløpende, så det er kun totalsummen som skal spesifiseres på denne fakturaen som sendes til HD Europe LTD.

Internfaktura for garantijobben -> Debitorkunde ‘Garanti HD Europe (internkunde)

• Ordren opprettes på eier av kjøretøyet, med referanse til kjøretøyet under fanen ‘Individer’.
• Garantijobbene faktureres fortløpende på denne internkunden, med faktisk forbruk av timer og deler.
• Samme beskrivelse og fremgangsmåte som basis rutinen.
• Hver garantijobb bokføres D 1590 og gir en akkumulert verdi for ‘Forventede reklamasjons kostnader’ ila en måned.

Fakturer samlet for garanti oppgjør  -> Kunde  Harley Davidson Europe LTD

• Når dere mottar skjema for samlet oppgjør i slutten av mnd opprettes en egen ordre på kunde  Harley Davidson Europe LTD.
• Bruk varenr ‘WARENTY – Warenty Credits’, og legg inn samlet beløp som innpris.
• NB!  Fakturer på siste dato i mnd.  Dette er viktig for videre regnskapsavstemming for garantikostnader.
• Ved fakturering bokføres denne fakturaen D 1500 (kundefordringer) /  K 1590 Forventede garantikostnader
• Oppgjør fra HD Europe må føres mot kunde Harley Davidson Europe LTD.  Dette er det regnskapskontoret som gjør.

Konto 1590

• Siden det vil kunne forekomme avvik mellom det som er internfakturert fortløpende pr garantisak, og det samlede oppgjør pr mnd må konto 1590 salderes ved mnd slutt.
• Avviket kan føres mot konto for ‘Faktiske garantikostnader’.  Dette blir en manuell postering som regnskapsfører gjør.