Avstemming lagerverdiliste mot regnskap

Lagerverdilisten som kjøres ut fra vareregisteret skal stemme overens med lagerkonto i regnskapet.  Det kan oppstå avvik mellom disse rapportene av ulike årsaker.

Aktuelle rapporter:

• Lager – Lagerverdiliste
• Regnskap – Saldobalanse/Regnskap

Lagerverdilisten gjenspeiler verdien av varer du har på lager. Varemottak og fakturakontroll oppdaterer beholdning og kostpris/snittkost, og salg belaster beholdningen.

Lagerverdien i regnskapet oppdateres ved bokføring av inngående faktura, og salg belaster lagerverdien hvis det er koblinger for automatisk kostnadsføring.

Det kan være forskjellige årsaker til at avvik oppstår. Her er noen tips til hva som kan sjekkes:

• Manuelle endringer av lagerbeholdning direkte på varekortet utløser ingen transaksjoner i regnskapet. Må bokføres manuelt som beholdningsendring i regnskapet mot aktuell lagerkonto.
  Kjør ut rapporten Lager – Lagerjournal manuelle endringer for å se om dette har blitt gjort.
• Beholdningsendringer som avdekkes med varetelling utløser ingen transaksjoner i regnskapet. Må bokføres manuelt som beholdningsendring i regnskapet mot aktuell lagerkonto.
  Rapporten Lager – Avviksrapport varetelling viser endringer ved varetelling, og den viser også om det har skjedd andre endringer på lageret i telleperioden. Denne gir et godt bilde av status for de ulike varene.
  Det er likevel ikke sikkert at alt av avvik for alle varer kommer frem her hvis det strekker seg over en lengre periode. Helt eksakt beholdningsendring får man kun ved å skrive ut rapport Lagerverdiliste pr dato for siste godkjente telleliste, og ut fra den manuelt beregne beholdningsendring opp mot regnskapet for lagerkonto 14xx.
• Er det noen varer som har negativ beholdning?  Disse må korrigeres siden dette kommer til fratrekk på total lagerverdi. Kan være mottak som ikke er bokført, evt manuelle lagerkorreksjoner. Se gjennom lagerverdilisten for å se om det er tilfelle. Det kan filtreres på negativ beholdning ved utskrift av rapporten.
  Et tips er å generere en varetelling 'Kun for varer med negativ beholdning', for på den måten å få nullstilt de varene.  
• Er det noen varer som har unaturlig høy/lav kostpris/snittkost?
  Kan avdekkes med rapporten Salg – Bruttofortjenestekontroll.  Krever at det inne på aktuelle varegrupper er lagt inn intervall for Normal BF. Se etter varer med unaturlig høy/lav BF og sjekk varens kostpris i lagerloggen inne på varen. Evt feil verdier må rettes i lagerloggen for å forhindre tilsvarende feil senere.
  Varer som er fakturert med feil kostpris gir feil lagerbelastning sett i forhold til innkjøpsverdien for varen, noe som fører til avvik.
  Ved salg brukes kostpris/snittkostprisen for varen til å belaste lagerkonto 14xx og bokføre varekost 43xx. Standard er Snittkost, men dette velges for den enkelte under Klientinnstillinger - Lager.
  Skriv ut rapporten fra Regnskap som heter Kontogruppe for å se kontooppsettet for de ulike varegruppene. Denne vil være nyttig for avstemmingen.
• Salg med diversevarer genererer feil.  Diversevarer må ikke brukes for lagerførte varer.  Dette fører til at salget faktureres med kostpris=0, og dermed ikke bokfører noen varekost/lagerbelastning.  I tillegg vil det føre til at lagerbeholdningen ikke belastet for den konkrete varen.  Denne kan da fortsatt ligge med beholdning og komme med på lagerverdilisten, eller er det korrigert manuelt?
• Kontroller at alle inngående fakturaer er bokført for de samme varene som det er ført varemottak for.  Hvis det er tidsforsinkelse på registrering av inng.faktura fra leverandør vil dette gi avvik.
• Inngående faktura må bokføres til samme lagerkonto som belastes ved salg (automatisk kostnadsføring D 43xx/K 14xx) for den bestemte varegruppen.  Det skal derfor ikke forekomme noe bokføring av innkjøp direkte til konto for varekost 43xx.  Med Hovedboksøk kan man f.eks selektere på konto for varekost i den perioden man avstemmer, og angi de tekstkodene som brukes for bokføring av inng.faktura. Dette skal ikke gi noe treff. Hvis det dukker opp føringer her må det vurderes om disse er ført til feil konto. Feilposteringer må omposteres til riktig lagerkonto.
  Hvis dere bruker fakturakontroll med automatisk bokføring må kontogruppene ha en bokføringsregel Kjøp med riktig lagerkonto.
• Ukurans kan settes som %verdi på det enkelte varenr.  Dette tas det hensyn til ved utregning av regnskapsmessig lagerverdi.  Dvs at rapporten Lagerverdiliste reduseres med ukurans.  Endringen dette fører til i lagerverdi må bokføres manuelt i regnskapet.
• Manuelle korreksjoner i regnskapet må også endres tilsvarende for varelagerbeholdningen. Enten som endring av lagerbeholdning eller kostpris for varer. F.eks ved verdireduksjoner for ukurans eller svinn.
  Hvis det ikke kan relateres direkte til noen varer må det bokføres til annen konto enn lagerkonto for å ikke skape differanser.
• Verkstedmateriell, hvordan håndteres dette?  Varenr for verkstedmateriell er et 'samlevarenr' for ekstra kostnader som påløper ved service.  Dette varenr har vanligvis ikke oppsett for automatisk kostnadsføring, dvs at innkjøp av verkstedmateriell må bokføres direkte mot 43xx.  Hvis innkjøp av verkstedmateriell lagerføres i regnskapet må også varenr "Verkstedmateriell" ha en estimert kostpris og bokføre med automatisk kostnadsføring (D 43xx / K 14xx)

Hvis man gjør sammenligninger mellom Avviksrapport varetelling og Telleresultat varetelling opp mot Lagerverdiliste er det viktig å være klar over at det kun er Lagerverdilisten som tar hensyn til ukurans.  Husk også at alle varer må være talt.  Sjekk derfor også 'Ikke opptalte varer'.

Dette er de mest vanlige problemstillingene som kan gi avvik.  Det kan være tidkrevende å sjekke ut dette, men det er også nødvendig for å få klarhet i hva som er årsaken.

Det er ikke sikkert man har kapasitet til å rette opp i alle enkeltfeil som måtte foreligge.  Løsningen kan derfor være at man lokaliserer feilene, tar stilling til de, retter/utbedrer årsaken til feilene for så å innarbeide bedre rutiner fremover.  

Mulig tiltak for opprydding

For noen kan det være nødvendig å kjøre en ny runde med varetelling for å få bekreftet beholdningen for varer på lager.  Dette bør da gjøres uten at butikken er i drift for å unngå at det skjer andre bevegelser på varelageret under telling.  Eller så kan man utføre mikro tellinger med mobilappen og oppdatere fortløpende for å sikre bedre kvalitet.

Hvis man har oppdaget feil med kostpriser/snittkostpriser i lagerloggen kan det være nødvendig å resette kostpris/snitkost opp mot dagens priser.  Dette kan gjøre som en databasejobb av Quick teknisk team.

Dette vil da gi grunnlag for å skrive ut en mer korrekt lagervediliste som brukes for å justere lagerverdien i regnskapet.

Når man har kommet frem til en lagerverdiliste som ser fornuftig ut kan beholdningsendringer bokføres i regnskapet slik at hver enkelt lagerkonto stemmer med lagerverdilisten.