Avstemming salgsstatistikk mot regnskap

Det er ofte aktuelt å sammenligne salgsstatistikk mot regnskapet for å se hvordan alt henger sammen.  Det kan være at man har skrevet ut rapporten under Salg - Periodestatistikk og sammenligner denne mot rapporten Regnskap og Sum inntekter, og tenker at disse beløpene skal være like.

For å kunne gjøre dette må man se på hva som ligger til grunn for tallene.

Salgsstatistikken summerer i utg.pkt alle fakturerte varer for det tidsrommet rapporten kjøres ut uavhengig av hvordan kontooppsettet er for varene.  Siden ikke alle varer bokføres til en salgskonto må disse hensyntas for at denne sammenligningen skal være relevant. F.eks  bokføres varenr for innbytte og uttak demo til en lagerkonto 14xx, og engangsavgift og miljøgebyr bokføres også til balansekonto.  

Kontogruppeliste

Anbefaler at dere kjører ut rapporten Regnskap - Kontogruppeliste for å få oversikt over hvordan kontooppsettet er for de ulike varegruppene.  Det er bokføringsregelen Salg Eksternt, Salg Internt og Salg Eksport som brukes for posteringer av salget.

Ved å krysse av for Varegruppe-/vare-spesifikasjon vises hvilke varegrupper og varer som er tilknyttet den enkelte kontogruppen. Dette er veldig nyttig informasjon ved en slik avstemming.

For å kunne sammenligne statistikken mot omsetning i regnskapet er det to alternativer:

• De varegruppene som er tilknyttet en kontogruppene som ikke har en salgskonto må trekkes fra i statistikken. 
• Eller så må man legge til de kontiene som ikke er en salgskonto for å sammenligne mot statistikken.  

Ekskludere varer fra statistikken

For å få en salgsstatistikk som kan sammenlignes direkte mot omsetningen i regnskapet kan man velge å ekskludere enkelte varer fra statistikken. Dette kan da gjøres for de varene som bokføres til en annen konto enn salgskonto, f.eks innbytte, engangsavgift og miljøgebyr.  Det er et eget valg for dette inne på varekortet under fanen Innstillinger.  

Sjekk kontoen for manuelle posteringer

Ut over dette må det også sjekkes om det kan ha blitt utført manuelle posteringer i regnskapet til salgskonto i en eller annen sammenheng. Dette vil også føre til avvik.  
Dette gjelder også hvis du velger å legge til saldoen for en balansekonto, for å sammenligne mot statistikken.

Et tips kan være å gjøre et søk med Hovedboksøk der du legger inn din laveste og høyeste salgskonto, den perioden det gjelder, samt begrensning på bilagstype som kan ha vært brukt ved manuell postering. Bokføringen av utfakturert salg tildeles bilagstype 88-90. Viser her eksempel på et søk som ville ha funnet eventuelle manuelle bilag.

Kontroll av kostpris statistikk mot regnskap

Det er ingen egen rapport som enkelt kan sammenligne samlet varekost fra statistikk mot varekost bokført i regnskapet.  Man må derfor ta utgangspkt i Statistikk rapportene og beregnes kostpris ut som Salgspris - BF.

- Bruk samme tankegangen som for avstemming av omsetning

- Ved opplisting av kostnadskontiene (43xx) i regnskapet er det viktig å utelukke de kontonr som gjelder for internkunder 'Etterfakturert påkost'.  Dette siden det ikke er posteringer som kommer fra bokføring av varekost for salget, men den internfakturerte kostnaden.

- Det kan være at enkelte varer har en oppført kostpris selv om varekost ikke bokføres ved salg.  Dette kan f.eks være tilfelle for arbeidstimer, verkstedmateriell, andre tjenester der det er oppført en kostpris for ikke å få 100% BF ved salg.  Disse varegruppene må derfor trekkes ut fra statistikken før man sammenligner mot total varekost i regnskapet.