GDBR Kode oppsett - Sjekkliste - BMW

GDBR rapporteringen til BMW baserer seg på en skreddersydd prosedyre som presenterer tall under Leverandør - Innsikt - 'GDBR-faner'.   Alt av betingelser styres ut fra denne, så jobben med oppsett og vedlikehold for hver BMW forhandler blir på denne måten veldig forenklet.  Uttrekket henter alle nødvendige tall fra hver enkelt faktura og genererer et sett med spesifikke koder. Øvrige koder som skal hentes direkte fra regnskapet må angis med filter for EBM koder under Import/Eksport i Quick3.  Alt presenteres i samme innsikt tabell, som enkelt eksporteres til Excel.

Det stilles noen krav til oppsett og rutiner for at dette skal fungere:, men takket være den avanserte prosedyren som ligger til grunn er dette veldig forenklet sett i forhold til den generelle rutinen for EBM rapportering som krever mye mer spesifikt oppsett for hver kode.

Generelt

• Under Import/Eksport opprettes EBM Kodeoppsett med alle aktuelle koder, med navn GDBR - BMW
  Omhandles i egen artikkel.
• Som minimum må dimensjoner for Merke, Art, Prosjekt være opprettet. Mange velger også å ta med Modell selv om dette ikke eksporteres i GDBR. Avdeling kan også brukes for å splitte faste og variable kostnader ved bokføring.
• Faste dimensjoner kan legges inn på varegrupper, internkunder, kontonr hvis det er noe som f.eks kun gjelder BMW.
• Stempling på ordre brukes for å måle effektivitet. Dette gjør det mulig å måle antall arbeidstimer pr ordre, opp mot fakturerte timer pr merke. Med mulighet for å spesifiseres for service og garanti.  Dette er viktig for DBS rapportering som omtales i egen artikkel.

Ordre/faktura

• Alle inntekter og kostnader i forbindelse med salg hentes ut fra fakturerte ordre, dvs ferdig behandlede Fakturaer.
• Må følge anbefalt fremgangsmåte for kapitalvaresalg og innbytte.  Fakturering av kapitalvarer
• Kriteriet for å være et individsalg er at ordren har et kapitalvarenr innlagt. Varenr for kapitavare må ligge i en egen varegruppe med Kontraktgruppe=Salgsindivid.  De samme varenr skal også være tilknyttet noder i Merke-/modellregisteret under fanen Kvapitalvarer.
  Det sjekkes i tillegg opp mot eierhistorikk for individet for å finne korrekt individstatus Ny/Brukt ved salg.
• Varenr for Innbytte må ligge i egen varegruppe med Kontraktgruppe=Innbytteindivid. Tas ikke med i kodene siden dette er innkjøp mot lagerkonto. Kostprisen kommer først med når det brukte individet selges.
• Salg av utstyr/deler/klær som selges sammen med individ må ha individknytning.  Hvis blokk mangler individ tildeles dette fra blokken til inndividsalget, når disse ligger under hverandre.  Bruk egen ordretype/ordreblokk som krever individ. 
• Salg av utstyr/deler/klær som selges separat kreves ikke individknytning.  Merke=BMW tildeles ut fra leverandør på varen.  Bruk egen ordretype/ordreblokk som ikke krever individ.
• Ordretype/ordreblokk/blokktype:
  • Ordretype brukes ikke som utvalgskriterie for GDBR kodene, men brukes for å gi bedre oversikt og struktur. Kan bruke felles ordretype 'Kapitalvare' som brukes uavhengig av merker som selges.
    Bruk ordretype for å skille på kapitalvaresalg, salg av utstyr/deler, service og garanti.  
  • Alle ordreblokker for individsalg MÅ tilknyttes et individ for å få Merke=BMW, som er nøkkelen for å bli med i kodene.  Hvis ordreblokk for tilleggsutstyr/tilbehør mangler individ vil de automatisk bli fanget opp sammen med individsalget, forutsatt at det ligger i blokken nedenfor individsalget.  Ordreblokk for tilleggsutstyr/tilbehør kan med fordel være tilknyttet samme individ, men det er ikke et direkte krav.
  • Blokktyper brukes på ordre for å dele opp i Kapitalvare, Tilbehør/utstyr, Innbytte mm.
    Blokktypene må krysses av for 'Krever individ kobling'
  • Opprett Ordremaler med rett oppsett for ordretype, ordreblokker med riktig blokktype. Dette sikrer rette innstillinger og eliminerer feil.  Tilgjengelig fra Ordresøk menyen.
• Internfakturering:
  • Alle ordre for internfakturering som påkost/reklamasjoner/garanti må ha individ tilknyttet.
  • Påkost før salg: Faktureres til lagerkunden med lagerkonto 14xx, Bokføringskategori=Intern påkost.  Dette øker lagerverdien og blir inkludert i kostprisen for individet ved salg.  Selve internfakturaen skal ikke med i noen koder siden total varekost blir med ved salg.
    
  • Påkost etter salg: Faktureres til egen internkunde med kostnadskonto 43xx, direkte kostnadsføring, Bokføringskategori=Intern påkost etter salg.  Dette skal legges til koden for kostpris Ny 03CONV og kostpris Brukt 03COUV.
    NB! Hvis man ved feiltagelse fakturerer påkost mot kunde 'Påkost etter salg' før salget av individ har funnet sted så klarer ikke rutinen å 'se' om dette gjelder nytt eller brukt kjøretøy.  Summen av de fakturaene kommer da under Gruppe=Aftersales.  Velg om de skal legges til for ny eller brukt, dette bør ikke gjelde mange.
  • Intern reklamasjon:  Faktureres til egen internkunde med konto for interne reklamasjonskostnader (evt intern motkonto 39xx), Bokføringskategori=Intern reklamasjon.
  • Garanti importør: Garanti ovenfor BMW og andre importører faktureres til egne internkunder med konto for forventede garantikostnader (eks 1590), Bokføringskategori=Intern garanti.
  • Klargjøringskostnader: Inngår i påkost som faktureres internt. Hvis man har klargjøringskostnader ut over dette må det internfaktureres til egen kunde med riktig kostnadskonto, Bokføringskategori=Intern annet.
  • Andre interne kostnader: Hvis det er andre interne kostnader som skal internfaktureres opprettes egen internkunde for dette, Bokføringskategori=Intern annet.
    
• Bokføringskategori:
  • Bokføringskategori settes på internkunder for å kategorisere type salg.  Feltet brukes aktivt for å skille på salgstyper som eksternt salg, garanti, påkost, påkost etter salg etc.
  • Service og Parts: Skal ha med Standard ekstern, Intern garanti, Garanti leverandør, Forsikring

Merke-/Modellregister

• Alle noder må ha Dimensjon for Merke oppført. Noden for BMW må ha Merke=BMW, øvrige noder kan ha egne merker eller en generell dimensjon 'Andre merker'. Merke er hovedkriterie for å bli med i GDBR rapporteringen.
• BMW krever ikke inndeling for dimensjon Modell, men det kan innføres samtidig for å få bedre inndelinger på andre rapporter som Kretsløpskontroll og Individ lager rapporter.
  
  

Kjøretøy

• Individer må ha riktig oppsett for Modell, lagerkunde/eier, status, kostpris og påkost ved salg.
• Kan evt legge inn fast dimensjon direkte på et individ, men dette tildeles fra Modell feltet på individkortet.
• Individets status på salgstidspunktet er avgjørende for om det blir med som salg Ny eller salg Brukt.

Varegruppe

• Korrekt varegruppe er vesentlig for at GDBR rapporten skal kunne splittes i kategoriene New, Used, Service, Parst&Accessories.
• EBM-kode må settes riktig for hver primær varegruppe slik:
  • Individsalg (entity) = ent
  • BMW Service inclusive = bsi
  • Arbeidstimer/servicepakker/verkstedmateriell (Service) = srv
  • Deler/utstyr/klær og tilsvarende (parts & accessories) = pac
• Salg av deler/utstyr, arbeidstimer, Service inclusive sammen med salg av Ny og Brukt blir inkludert i koden 'ent' for individsalget.

Varer

• Varer som selges sammen med et individ tildeles Merke=BMW ut fra individet som er tilkoblet ordren.
• Varer som selges som aftersales (uavhengig av individsalg), og uten at ordren er tilknyttet et individ, tildeles Merke=BMW ut fra at leverandør er BMW.
  Dvs Leverandør firmanavn må starte på 'BMW....'
• Alle Varenr for Arbeid og Verkstedmateriell må ligge inne med en kalkulert kostpris. Disse brukes for å beregne tilhørende kostpris i forhold til salg. Det skal ikke bokføres noe varekost/lagerbelastning for disse kontogruppene.
  Kostpris kreves også for disse varenr hvis internfakturering av f.eks påkost/klargjøring faktureres til kostpriser.
• Salg av servicepakker må ha en kalkulert kostpris for å fange opp tilhørende kostpris ved rapportering.
• Fremmedarbeid må ha egen varegruppe og kontogruppe, med egen salgskonto som krever Merke.
• Service inclusive:  Opprett eget varenr for salg SI, egen varegruppe og kontogruppe for å få det bokført til egen salgskonto 30xx.   Legges inn med Leverandør BMW.
  Hvis varenr for BSI har kostpris brukes dette for å rapportere kostpris for salg av BSI.
• Utleie, vinterlagring:  Skal med i egen kode 'Non-operative income/dedication' 04NOOP. Varegruppen skal ha EBM kode 'srv'.

Regnskap

• Kontonr som er relevant for rapportering må ha dimensjonsregel=Krever .  Dette gjelder kontonr som er berørt ved salg av Ny/Brukt individ, arbeidstimer/verkstedmateriell, Service inclusive, vinterlagring.  
  Gjelder da kontonr 30xx, 31xx, 38xx, 14xx, 43xx for de nevnte varegruppene, og evt andre relevante kontonr. Hvis individ mangler på en ordre får man ikke fakturert, og unngår mulige feil.
• Bonus bokføres mot egen kostnadskonto (kostnads reduksjon), med dimensjon Merke=BMW. Kan splittes pr prosjektnr hvis det lar seg gjøre, f.eks 4340
• Kickback BMW finansieringspakke (provisjon) kan enten internfaktureres med eget varenr eller bokføres direkte i regnskapet. Kommer an på grunnlaget man mottar fra BMW.  Konto skal i begge tilfeller være egen dedikert konto, feks 3950 Provisjons inntekter.
  For å kunne skille på Kickback for nye og brukte må dette bokføres til hver sin konto, begge med Merke=BMW.
• Kjøp fremmedarbeid må bokføres til egen kostnadskonto med Merke=BMW.
• Faste og Variable kostnader:
  • Skaff oversikt over hvilke tilleggskostnader som skal med for Faste og Variable kostnader som de trenger for å presentere Contribution III.
  • Faste og variable kostnader skal beregnes pr avdeling.  Det skal deles på fire avdelinger:  Salg Ny , Salg Brukt, Verksted og Delelager.  Dette er kostnader som det ikke er så enkelt å splitte ved bokføring, så man må derfor beregne en fornuftig fordelingsnøkkel for andelen av kostnadene som skal tilfalle BMW. En indikasjon kan være å se på total omsetning for BMW opp mot samlet omsetning uavhengig av merke.  (Omsetning BMW / Omsetning Totalt) * 100 = X %.  I tillegg skal dette splittes pr avdeling.
    Et tips er å bruke Innsikt - Salg - Salgshistorikk med ulike filter for å finne totaler pr produktgruppe/avdeling. Verdien legges inn som faktor for kodene for Faste og Variable kostnader.

• Avdelingsregnskap kan anbefales for å fordele faste og variable kostnader mellom avdelinger, og kan være med på å forenkle oppsettet av disse kodene.

• Garanti leverandør:  Kreditnota for oppgjør garanti må bokføres mot egen konto 439x Faktiske garantikostnader, ikke sammen med varekost 433x.  Før med avdelingsnr for å evt splitte på delelager og verksted, konto krever avd. 

• Påkost etter salg: Dette må faktureres til egen kunde med direkte kostnadsføring, og ikke til lagerkonto.
  Hvis påkost etter salg ved feiltagelse faktureres til lagerkunde etter at det er solgt vil dette føre til at det blir 'liggende lagerverdi' på lagerkont for solgte individer.  Dette må da manuelt omposteres fra lagerkonto 14xx(Art=Påkost) til varekost 43xx(Art=Påkost etter salg) med pnr og Merke=BMW.
  MEN det må opprettes egen konto for denne manuelt bokførte varekosten for at den skal kunne fanges opp ved rapportering, eks konto 4348 'Manuelt ompostert påkost etter salg Ny', konto 4348 'Manuelt ompostert påkost etter salg Brukt'.  Kontiene legges til i koden for Finance Other income/cost 03CONV2 og 03COUV2

• Kreditnota med Rabatt for kjøp av kjøretøy som mottas i etterkant av salg skal bokføres til egen kostnadskonto med Art=Kjøp og prosjektnr, eks kto 4342 'Rabatt på Nye sykler etter salg BMW'. Disse posteringene skal med i koden sammen med Bonus.  Regnskap 04OINV1 'Other income/cost-New Vehicles-Finance posting,Bonus/Discounts'

• Andre kostnader eller inntekter tilknyttet BMW som er vesentlig å få med må legges til i allerede opprettede koder for 'Regnskap', eller legges til som egne linjer hvis det er andre betingelser som må legges til grunn.

• Både inntekter og kostnader skal presenteres uten fortegn.  De styrer dette ut fra funksjoner de har i Excel.
  
  

Service Inclusive (SI):

• Salg Service inclusive:  I følge BMW kan dette kun selges sammen med ny eller brukt sykkel, ikke separat på et senere tidspkt.  Ved rapportering inkluderes dette som en del av mersalg for Ny/Brukt kjøretøy, en inntekt som tilfaller salgsavdelingen.
• Alle varenr som brukes for salg av Service inclusive må ligge inne med leverandør BMW.  Da fanger vi også opp salg som evt er utført uten tilknytning til individ.  Gjelder spesielt for utfakturering i 2024 da det var lov å selge dette uavhengig av salg av Ny/Brukt.  Fom 2025 er det kun tillatt å selge sammen med individ, men likevel er det en god løsning at disse varene har leverandørnr BMW.
• Kjøp Service inclusive: Mottar faktura fra BMW når en SI er registrert. Bokføres til egen varekost konto 43xx. Mottar en litt redusert faktura slik at man sitter igjen med en liten provisjon. Skal med i koden for kostnader som hentes fra regnskapet.
  Hvis varenr Salg service inclusive har en kostpris ved fakturering blir denne kostprisen summert inn sammen med total kostpris for individsalg Ny og Brukt.
  NB! Hvis dette er tilfelle skal man ikke ta med bokført faktura for 'Kjøp Service inclusive' i kodene for avdelingskostnader siden det da blir dobbelt med kostnader.  Gjelder for kodene fra Regnskap 04OINV og 04OIUV.
  
  

Garanti/reklamasjon

• Garanti Leverandør BMW faktureres til egne internkunder med Bokføringsregel = Garanti leverandør og Bokføringskategori = Intern garanti
  Gjelder også internfakturering som dekkes av Service inclusive.
  Internkundene skal ha konto 159x 'Garanti BMW', og kontiene skal avkrysses for Reskontrostyring.
• Reklamasjon internt faktureres til egne internkunder med Bokføringsregel = Salg internt garanti og 
  Bokføringskategori = Intern reklamasjon
  Internkundene tildeles en intern motkonto 390x 'Reklamasjon internt' uten Reskontrostyring. 
• Service som dekkes av SI: Servicer som utføres og dekkes av SI internfaktureres til egen internkunde, på lik linje med garantijobber BMW. F.eks Internkunde Service Inclusive BMW
• Hvis man ønsker å skille på intern omsetning og garanti omsetning ved bokføring må det opprettes egen bokføringsregel for Salg internt og Salg internt garanti, med hver sin interne salgskonto. Dette brukes ikke spesifikt av GDBR siden vi forholder oss til Bokføringskategori på kunden.
• Hvilken pris? Det mest korrekte vil være å fakturere deler/utstyr til kostpriser, siden det er dette BMW gir dekning for.  Arbeidstimer derimot er det riktig å fakturere etter faktisk medgått tid, og med den timesatsen man mener er korrekt. På den måten får man frem det faktiske tapet som en garanti jobb genererer.  Teoretisk sett vil derfor det faktiske tapet kunne sies å tilfalle avdeling Verksted. Bruk prisavtaler eller påslag for å oppnå riktig pris.
  Det er opp til hver enkelt å velge den modellen som passer seg best.
• Aktuelle internkunder:
  • Intern reklamasjon - konto 390x  (Kan samle BMW og øvrige merker på samme kunde, skiller på Merke for individet som er tilknyttet.)
  • Garanti BMW - konto 1591 Garanti BMW
  • Service inclusive BMW - konto 1592 Service inclusive BMW
  • Garanti Andre merker - konto 1593 Garanti Andre merker
• Behandling av garanti og SI saker:
  • Opprett ordre på ekstern kunde med ordretype 'Garanti BMW' eller 'Service inclusive BMW'.
  • Legg inn Debitorkunde 'Garanti BMW' eller 'Service inclusive BMW'.
  • Faktura bokføres D 1591 Kunde Garanti BMW / K 38xx Intern reklamasjon, tilsvarende for SI
  • Kreditnota fra BMW bokføres D lev BMW / K kunde 'Garanti BMW' (1591) for å motregne, tilsvarende for SI
  • Saldo på internkundene for Garanti  BMW og SI BMW omposteres til konto 439x Faktisk garantikost, for å få frem faktiske garant kostnader.  Tilsvarende for SI.
  • Service inclusive:  Det søkes om refusjon via garantisystemet til BMW, med internfaktura som grunnlag.
    Mottar kreditnota fra BMW på inndekket beløp. D lev BMW / K kunde 'Service inclusive BMW' (1592)
• Som nevnt under Ordre/faktura hentes omsetning ut fra Bokføringskategori på kunde/internkunde.

For mer detaljer:

EBM / Composite / GDBR Rapportering - Aktuelle artikler