EBM-rapportering - Krav til oppsett og rutiner i Q3

Det meste av salgsdata og regnskapsdata kan hentes direkte fra Q3 med de rette oppsettene og ved riktig utførelse av de rutinene som er involvert.   Dette gjelder bla oppsett for kontonr og dimensjoner i regnskap, varegrupper og kontogrupper, ulike typer internkunder, oppsett i merke-/modellregisteret, oppsett for ressurser, rutiner for salg av kjøretøy, rutiner for stemplinger og så videre.

Vi tar her for oss de punktene det er viktig å ha fokus på.

Det kan bygges standardiserte oppsett for ulike bransjer/kjeder for å forenkle jobben med oppsett og tilrettelegging for hver forhandler.  Dette sikrer også at alle får likt oppsett, og alle vil spare tid og penger med forberedelser.  Eksporten vil på sin side øke kvaliteten på rapporteringen.
Det er ikke alle postene som lar seg hent ut automatisk, så noe må suppleres manuelt.

Dimensjoner

De vanligste dimensjonene er:

• Prosjektnr:Spesifiserer hvilket kjøretøy posteringen tilhører.
  • Prosjektnr legges inn på kjøretøyet og er unikt pr kjøretøy
• Merke:Spesifiserer hvilket merke posteringen tilhører.  
  • Merke legges inn i Merke-/modellregisteret på rett node.
• Modell: Spesifiserer hvilken modell posteringen tilhører. 
  • Modell legges inn i Merke-/modellregisteret på rett node.
• Avdeling: Spesifiserer hvilken avdeling posteringen tilhører.  
  • Ved fakturering tildeles avdeling automatisk.
  • Den avdelingen som skal ha inntekten og varekosten ved salg legges inn på varegruppen.  
  • Den avdelingen som skal bære kostnaden ved internfakturering legges inn på internkunden.  
  • Ved bokføring av bilag i dokumensenter og dagbok må avdeling legges inn på resultatkontiene manuelt.
• Art: Spesifiserer om posteringen er Salg, Kjøp, Lagerbelastning, Varekost, Påkost, Påkost etter salg.
  • Ved bokføring av varekjøp til lagerkonto må man huske å bruke Art=Kjøp.
• Kategori: Spesifiserer type eller gruppe individ
• Andre dimensjoner kan opprettes hvis det er nødvendig for å imøtekomme rapporteringskravet til leverandøren.

Kontoplan - Dimensjoner

Dimensjoner benyttes i regnskapet for å spesifisere posteringer for å oppnå en ekstra mulighet for inndelinger innenfor en konto, en ekstra dimensjon, som brukes til ulike rapporteringsformål.  Med riktig oppsett tildeles dimensjoner automatisk ved fakturering.  Det er derfor helt avgjørende at alt oppsett er klargjort på riktig måte.

Det er viktig at de kontiene som må ha de ulike dimensjonene ved bokføring har innstilling for Krever dimensjon.  Dette settes under fanen Dimensjoner inne på den enkelte kontoen.

Jo strengere reglene settes på hver konto jo bedre kontrollmuligheter oppnår man. Ved å sette Dimensjon=Kreves på en konto vil man ikke få bokført en faktura eller et bilag med manglende dimensjon.  Noen kan føle at dette blir for strengt, men det kan være nødvendig for å sikre best kvalitet på bokførte bilag.

Hvis en konto krever prosjektnr og art vil man f.eks ikke få bokført en utgående faktura hvis det ikke er koblet et individ til ordren. Dette er i seg selv en sikkerhet for å unngå feil ved bokføring.

Merke-/modellregister

Det meste av logikken for tildeling av dimensjoner styres ut fra oppsett i Merke-/modellregisteret.

• Merke-/modellregisteret må inneholde alle aktuelle merker og modeller som forhandleren selger, og som innrapporteringen krever.  Dette bygges som et hierarki.
  • Merke er f.eks Yamaha, Harley Davidson, Jaguar, Andre Merker.
  • Modell legges inn som under noder for hvert Merke.
• Dimensjoner benyttes for å spesifisere posteringer pr merke/modell i regnskapet.
  • Opprett dimensjon for alle merker og modeller som skal spesifiseres.
  • For hver node må det legges inn dimensjon for merke og modell.  Dvs merke legges inn på overordnet node, mens modell spesifiseres på under nodene.
  • Harley Davidson er bla. ute etter inndeling for sykkeltyper, som ‘Street, Sportster, Softail, Touring, etc’.  Dette løses med egen dimensjon for Kategori som legges inn på hver modell node.
  • Man trenger også en oppsamlingsnode for Andre Merker og Andre modeller.
  • Hvis man forhandler andre merker enn det som er hovedmerke fra importør, og som ikke skal spesifiseres ved eksporten, må disse tildeles dimensjon for andre Merker og andre Modeller.
  • NB! Viktig å huske å legge til rett dimensjon på nye merker og modeller som tilkommer senere.  Dette gjelder også hvis individer lastes ned fra Vognkort registeret, og er andre merker/modeller enn det som er opprettet fra før.
• Når et individ selges sjekker systemet hvilket merke individet ligger inne med og tildeler rett merke og modell automatisk når fakturaen bokføres.  
  Det er disse dimensjonene som er grunnlaget for EBM rapporteringen, men også for bl.a kretsløpskontroll rapport og lagerliste individer.
• Varenr for Ny, Brukt og Innbytte må legges inn som tilknytninger med rett individstatus, og lagerkunder må legges inn som internkunder. Hvis man bruker spesifikke varenr for salg av ny må rett varenr ligge på modellnoden.
  Dette er oppsett som gjøres i forbindelse med installasjon og klargjøring av Q3, og er trolig allerede satt opp i den forbindelse. Anbefaler å ta en sjekk på dette likevel for å se at det er riktig.
   

Kjøretøy (individ)

Det er viktig at individer ligger inne med riktige opplysninger, siden det er dette som er retningsgivende for tildeling av de rette dimensjonene.  

• Kjøretøy på lager må ha riktig lagerkunde, modell og status før fakturering.
• Kjøretøy som tas i innbytte må ha riktig ekstern eier, modell og status før fakturering.
• Kjøretøy på lager må ha et unikt prosjektnr når det skal selges.  Alle relevante inntekter og kostnader relatert til kjøretøyet bokføres med samme prosjektnr, slik at totalen blir riktig.
• Kostpris for kjøretøy på lager må være registrert, enten som parameter eller bokført med inng.faktura/innbyttefaktura. Det er Art=Kjøp som tilsier at det blir kostpris for kjøretøyet.  Hvis dere bruker modellspesifikkevarenr ved salg av kapitalvarer så hentes kostprisen fra lagerloggen for varen.
• Påkost bør aller helst være fakturert mens kjøretøyet ligger på lager.  Påkost lagerføres og får automatisk Art=Påkost.
• Påkost som faktureres etter at kjøretøyet er solgt må faktureres mot kunde for Påkost etter salg.  Kostnaden får automatisk Art=Påkost etter salg.
• Eierskifte utføres automatisk ved fakturering, og det logges under fanen Historikk – Eierhistorikk inne på kjøretøykortet. Dato for eierskifte brukes av eksportrutinen og andre rapporter for å gjenkjenne tidspunkt for lagerføring.

Salg kjøretøy

• For å kunne imøtekomme kriteriene som ligger til grunn for EBM rapporteringen kreves det fullstendig oppsett for kapitalvaresalg, og salget må utføres ihht gjeldende rutiner.  Se artikkel  Fakturering av kapitalvarer for mer informasjon.
• Kjøretøy må kobles til blokk på salgsfakturaen for at salget skal få riktig dimensjonsverdi for prosjektnr, art, merke, modell, kategori og avdeling.
• Som nevnt må kjøretøyet som selges eller tas i innbytte ligge med riktig modell, status og lagerkunde for at alt av dimensjoner skal tildeles riktig.
• Fabrikkmontert utstyr legges i samme blokk som selve kjøretøyet slik at det også får tildelt rette dimensjoner.  Det må gjøres for at omsetning og varekost skal bli med i summeringen for prosjektet.
• Tilleggsutstyr som ikke skal medregnes som en del av kjøretøysalget legges i egen blokk.
• Den samlede kostprisen for et kjøretøy/prosjekt er summen av Art=Kjøp+Påkost, og bokføres som varekost og lagerbelastning for salget.
  På den måten reduseres lagerverdien for kjøretøy ved salg pr prosjektnr og lagerkontoen står igjen med riktig gjenværende lagerverdi pr prosjektnr.
  
  

Internkunder

• Hvis det er internjobber eller forbruk av deler internt som skal måles spesielt må det opprettes egen internkunde for dette med riktig kostnadskonto.
  NB! Ta gjerne en sjekk på allerede opprettede internkunder for å se om de har rett oppsett.  Ingen internkunder skal ligge med konto 1500 og Bokføringsregel=Salg Ekstern.  Dette har vi sett eksempler på hvis noen har opprettet nye kunder uten å tilpasse oppsettene.
• Stempling av timer gjøres på aktuell ordre, for å knytte forbruk av timer direkte til den interne kostnaden.
• Aktuelle internkunder:
  1. Påkost for kjøretøy på lager faktureres mot lagerkunde.  Egen for ny og brukt. 
     • Konto=14xx 'Lager kjøretøy'
     • Bokføringsregel:  Salg internt
     • Bokføringskategori:  Intern påkost
     • Dimensjon:  Kun avdeling settes på kunden.  Merke og modell kommer fra Merke-/modellregisteret.
  2. Påkost etter salgfaktureres mot internkunde med kostnadskonto.  Egen for ny og brukt.
     • Konto=43xx 'Varekost'
     • Bokføringsregel:  Salg internt
     • Bokføringskategori:  Intern påkost etter salg
     • Dimensjon:  Kun avdeling settes på kunden.  Merke og modell kommer fra Merke-/modellregisteret.
  3. Reklamasjon internt, omarbeid
     • Konto=43xx Reklamasjon internt
     • Bokføringsregel:  Salg internt garanti
     • Bokføringskategori:  Intern garanti
     • Dimensjon:  Kun avdeling settes på kunden.  Merke og modell kommer fra Merke-/modellregisteret.
  4. Garanti per ‘Merke’’
     • Konto:  75xx 'Garanti Merke'
     • Bokføringsregel:  Salg internt garanti
     • Bokføringskategori:  Intern garanti
     • Dimensjon:  Kun avdeling settes på kunden.  Merke og modell kommer fra Merke-/modellregisteret.
  5. Service demobiler
     • Konto=702x ‘Service og vedlikehold demobiler’
     • Bokføringsregel:  Salg internt
     • Bokføringskategori:  Intern annet
     • Dimensjon: Kun avdeling settes på kunden.  Merke og modell kommer fra Merke-/modellregisteret.
• For å kunne skille på arbeid relatert til Salg internt og Salg internt garanti må det opprettes to forskjellige interne bokføringsregler, med hver sin interne salgskonto.
  For eksempel ‘3842-Salg utstyr internt’ og ‘3872-Garanti utstyr internt’
  Disse kontiene legges inn på alle varegrupper som vil bli fakturert som ‘Intern garanti’.
• Kontoplan:
  • Sjekk at konti har riktig oppsett for dimensjoner med krever/tillatt/ignorer 

Ressurser / Stemplinger

• Stemplinger må utføres på ordre/blokk for å kunne relateres til riktig merke/modell/kategori.   På ordren/blokka må det også legges inn hvilket kjøretøy det gjelder, og kjøretøyet må ha riktig modell.  På den måten finner systemet relasjonene som trengs for å finne antall fakturerte timer pr merke/modell/kategori.
• Stemplinger på internordre for reklamasjoner og garanti gir på samme måte antall fakturerte garanti timer pr dimensjon.
• Mekanikere må ligge i egen ressursgruppe for Verksted.  Dette brukes for å dokumentere ‘tilstedeværelse’.

Varegruppe / kontogrupper

• Varer må ligge i riktig varegruppe
• Varegrupper må ha riktig kontogruppe.
• Kontogrupper må ha riktig kontooppsett.
• Det er anbefalt å ha færrest mulig Primær varegrupper for å forenkle oppsett for EBM rapporteringen.  Bruk heller undergrupper for spesifisering i f.eks nettbutikk.
• Hvis EBM rapporteringen har egne koder for f.eks deler/utstyr, accessories, olje/drivstoff, dekk må disse varene ligge i egne varegrupper.  Dette pga at det henvises til varegrupper for de enkelte kodene.
• Hvis det er veldig mange varegrupper kan det forenkle oppsettet å ta i bruk feltet EBM kode inne på varegruppene. Her kan du angi en egendefinert kode på alle de varegruppene som skal summeres inn på en eksport kode.  Inne på EBM kodeoppsettet henviser man til disse verdiene i feltet 'Varegruppe EBM-kode'.  Dette utdypes ytterligere i artikkelen for oppsett av koder for deler.
• Dette er forutsetninger for at salg, varekost og lagerbelastning skal bokføres til rett konto.
• Hvis EBM rapporteringe krever at salg av deler/utstyr skal spesifiseres pr merke må man koble individ til hver eneste ordre.  Dette kan føles noe tungvint hvis man f.eks bare skal selge vinduspussere eller olje til en kunde. Varene kan evt ligge i egne varegrupper, med fastt dimensjon for Merke.  Dette vil da skape utfordringer med å tildele rett merke for varer som passer til flere merker, slik som olje og vinduspussere.  Man må derfor vurdere hvordan dette best kan løses for den enkelte forhandler, og se på hva som blir mest riktig.

Ordretype

• Ordretype=Kapitalvaresalg, Serviceordre eller Delesalg kan være aktuelle ordretyper for å kunne gjøre nødvendige filtreringer for EBM rapporteringen.
• Det gjør det mulig å fange opp salg av deler/utstyr tilknyttet et kjøretøysalg, eller bare delesalg solgt uavhengig av kjøretøysalg.
• Hvis dette er et kriterie for EBM rapporteringen er det derfor viktig at det brukes riktig ordretype ved salg.  Anbefaler da å opprette egne ordremaler som har riktig ordretype.
• Hvis salg opprettes med feil ordretype vil dette kunne føre til at salg havner på feil kode i EBM rapporteringen.

Sette dimensjoner på tidligere fakturaer

Når innstillingene er fullført vil det nye oppsettet gjelde for fakturaer som opprettes fremover.  Hvis det er gjort endringer som tilsier at flere dimensjoner blir satt vil ikke disse gjelde for tidligere fakturaer.

Det er mulig å rebokføre en faktura for å få systemet til automatisk å tildele de nye dimensjonene, forutsatt at faktureringen og rutinene i forkant av faktureringen er gjort riktig.  Administrator kan gjøre dette med egen funksjon som er tilgjengelig under fanen Regnskap inne på fakturaen.

Det er også mulig å manuelt legge inn dimensjoner på en faktura for å få de nødvendige dimensjonene satt.  Dette gjrøes også inne på en faktura under fanen Regnskap.

Ved å legge inn disse verdiene manuelt får man noen gode eksempler for å kjøre eksporten slik at man får testet underveis.

Hvis det er ønskelig å sette verdiene for alle tidligere fakturaer innen samme år kan dette gjøres med en databasejobb av kundesupport.

Mapping for EBM rapportering

• Se egen artikkel for oppsett og klargjøring av EBM koder for eksport til bl.a Composite.