Importveiviser - Kontoavstemming - Bankavstemming

Kontoavstemming/bankavstemming baserer seg på et importscript som tilpasses den filen avstemmingen skal kjøres mot. For bankavstemming vil dette være kontoutskriften fra banken, som må være lastet ned i Excel format.

Rutinen for kontoavstemming er beskrevet her:  Kontoavstemming

Importscriptet tilpasses detaljert for hvert felt som skal leses inn, slik at dataene fra filen havner i rette kolonner.
Viktig at filen eksporteres med samme format fremover, for å sikre korrekt import i fremtiden også.

For generell beskrivelse av opprettelse av importscript se her: Importveiviser

Her tar vi spesielt for oss hvordan man tilpasser importscript for kontoavstemming bank.

Bankfil

Last ned fil fra banken for aktuell periode som Excel fil.
Ta en sjekk på filen for å se hvilket format den har fått.  For noen banker kan det være behov for å gjøre noen justeringer i filen for å få et korrekt format.

Blanke kolonner
Bankfiler fra f.eks Eika viser seg å få litt forskjellig format fra gang til gang.  Det kan dukke opp blanke kolonner, slik som vist nedenfor. Disse kolonnene må slettes for å få kolonnene i filen til å stemme med importscriptet.

Hvis det er oppført totaler nederst i filen må dette slettes.

Lagre filen lokalt, og bruk denne for import under kontoavstemming.

Importscript

Et importscript kan settes opp nokså enkelt for en bankavstemming.
Det kan være tilstrekkelig med tre kolonner: Dato, Beskrivelse, Beløp. F.eks slik:

Hvis det er mer informasjon som er nødvendig å spesifisere så kan det opprettes flere felter

Dato

Henvis til aktuelt felt i Excel, må være et standard datoformat.

I noen tilfeller følger det med et klokkeslett i dato-kolonnen, som ikke vises. For at systemet skal lese denne kolonnen med kun dato må man legge inn følgende regel:

Beskrivelse

Hvis det er flere kolonner fra kontoutskriften som er interessant informasjon kan disse kobles sammen for import i feltet Beskrivelse. Dette vises med sumbol for lenke.

Beløp

Import av beløp kan være litt mer komplisert å sette opp, avhengig av hvordan beløpene er presentert i filen.

1. Debet og Kredit beløp i samme kolonne, kredit er minus:

Debetbeløp vises uten fortegn og kreditbeløp vises med minus, og alt er i samme kolonne.

I importen settes det kun opp for Debet feltet.  

2. Debet og Kredit beløp i separate kolonner, kredit er minus, motsatt beløpsfelt blankt:

Egen kolonne for Debet og Kredit, der kreditbeløpet har minus fortegn, og motsatt beløpsfelt er blankt.

Anbefales at de to kolonnene slås sammen i importen slik at alt legges inn i Debet kolonnen.  På den måten vil minus beløp i Debet kolonnen bli Kredit i bankavstemmingen.  Viser symbol for lenking av felter.

3. Debet og Kredit beløp i separate kolonner, kredit uten fortegn, motsatt beløpsfelt er blankt eller null:

Feltet Beløp (debet) leser inn feltene med det fortegnet de har.
Feltet Beløp kredit  leser inn feltet med minus fortegn.

Teknisk sett vil det si at det vet import av beløp summeres Debet - Kredit for samme linje, som betyr at et beløp i kreditkolonnen uten fortegn blir negativt.

Det skal derfor ikke legges inn noen multiplikator for kreditbeløp.

4. Debet og Kredit beløp i separate kolonner, kredit er minus, motsatt beløpsfelt er null:

Feltet Beløp (debet) leser inn feltene med det fortegnet de har.
Feltet Beløp kredit  leser inn feltet med minus fortegn.

Teknisk sett vil det si at det vet import av beløp summeres Debet - Kredit på samme linje, som betyr at et beløp i kreditkolonnen uten fortegn blir negativt.

Hvis beløpet som ligger i egen Kredit kolonne er minus, må det legges inn en transformasjon med Multiplikasjon = -1

Siden det er oppført tall i både debet og kredit kan man ikke bruke metoden for å slå sammen, slik man kan gjøre hvis Kredit er minus og motsatt beløpsfelt er blank.  Som vist til i 2.eksempel.

Resultat av import

Ved bekreftelse fra importveiviser vises posteringene fra kontoutskriften under Grunnlag, og under Hovedboksposteringer laster man inn posteringer for avstemming.