Kontoavstemming

Rutinen for kontoavstemming kan bl.a brukes for å kjøre elektronisk avstemming av bankkonto.  Man laster ned kontoutskrift fra banken som Excelfil, og denne matches mot transaksjoner fra hovedbok som er bokført i Quick3 for tilsvarende bankkonto. Selve matchingen foregår i dokumentsenteret, med mulighet for automatisk bokføring av tilleggsposteringer som mangler etter avstemming.

Det kreves litt tilpasning av oppsett før denne rutinen kan tas i bruk.  Bankene har gjerne forskjellig filformat på Excelfilen med litt forskjellige kolonner, så importoppsettet må derfor tilpasses for den enkelte Bank.

Vi har en kontoutskrift på fil fra banken som ser slik ut:

Steg 1:  Lag et importveiviser-oppsett for denne filen

Gå til Importveiviser i hovedmenyen og opprett ny.  Velg Type=Kontoavstemming.  Denne typen styrer automatikken i bakgrunnen som gjør at det automatisk opprettes et dokument i dokumentsenteret for håndtering av bankavstemming og matching av beløp.

Trykk "OK" for å opprette. Dra så filen inn i importveiviseren for å automatisk generere mapping-oppsett. 

Mapping for testfilen vår blir slik:

Kolonne 1 (A): Dato

Kolonne 2 (B): Beskrivelse

Kolonne 3 (C): Reskontroreferanse

Kolonne 4 (D): Beløp (debet) 

MERK! dersom det er 1 beløpskolonne i filen (ikke splitt på debet/kredit) så bruker vi kun debet. 

Hvis det er egen kolonne for Debet og Kredit, der Kredit har minus fortegn, så anbefales det at de to kolonnene slås sammen i importen slik at alt legges inn i Debet kolonnen.  På den måten vil minus beløp i Debet kolonnen bli Kredit i dokumentet.

I feltet Konto i headingen legger man inn den hovedbokskontoen denne avstemmingen skal matches mot, f.eks kto 1920.

Hvis filen har kolonner som ikke er relevante å lese inn skjules disse ved å klikke på ikonet for Ignorer for det enkelte feltet.

Du finner mer detaljert informasjon om oppsett av importveiviser i følgende artikler:

Importveiviser - Kontoavstemming - Bankavstemming

Importveiviser

Hvis dette føles litt komplisert kan våre konsulenter bistå med tilpasning av oppsettet hvis det skulle være behov for det. Send i så fall mail til support@quick.no og legg med eksempelfil fra banken, så tar vi kontakt.

Steg 2: Klargjør innstillinger for kontoavstemming på den aktuelle kontoen

Åpne den aktuelle kontoen i kontoplanen i Q3.  F.eks konto 1920 Bank.  Velg fanen for Kontoavstemming. 
Her knytter du kontoen til en forhåndsdefinert importveiviser som skal kjøres for denne kontoen. 

Velg Bilagstype (som skal brukes hvis det skal postere avvik)

Velg Kriterier for automatisk kobling mot hovedsboksposteringer ved import. 

Da skal alt være klart for å importere filen.

Under fanen Kontoavstemming - Historikk vil du se alle tidligere avstemminger som er kjørt for kontoen.

Steg 3: Start kontoavstemming

Kontoavstemming kan utføres fra ulike områder.

Fra kontoplanen

Åpne kontonr fra kontoplanen.

Fra menyen velger du Kontoavstemming.  Importveiviseren åpnes i hht oppsettet.

Alternativt kan du åpne fanen Kontoavstemming (pkt 1) og dra-og-slippe filen inn i bildet som vist nedenfor (pkt 2).

Fil blir importert i bakgrunnen, og resultat av kontoavstemming kan åpnes ved å klikke på meldingen som dukker opp nede til høyre når importen er vellykket. 

Eller du kan åpne den fra fanen Kontoavstemming - Historikk (pkt 3).

Fra Fil-import

Kontoavstemming kan også kjøres fra Fil-import som er tilgjengelig fra hovedmenyen/headingen.

Som leder videre til disse valgene:

Fra menyen Kontoavstemming

Kontoavstemming lagres også under en samlemeny fra Quick3 hovedmenyen.

Steg 4: Kontoavstemming

Skjermbildet for kontoavstemming er todelt.  Venstre side viser radene fra filen, høyre del inneholder hovedboksposteringer som automatisk har blitt koblet mot grunnlaget. I vårt tilfelle har vi fått kobling på 2 av radene.

For å sjekke om det finnes hovedbokspostering for de to siste innbetalingene, kan vi hente inn flere hovedboksposteringer ved å trykke på som tar oss til et hovedbokssøk.  Filteret har forhåndsutfylt periode basert på første og siste dato i grunnlaget. Dersom datoene i filen fra banken antas å avvike noe fra hovedboksposteringene er det lurt å åpne det avanserte søket og utvide periode-avgrensningen for å sikre at man får med seg alt.

I vårt tilfelle var det en hovedbokspostering innenfor perioden, og vi tar den med oss inn den aktuelle posteringen.

Neste steg blir da å koble sammen de radene som ikke automatisk er matchet.

I grunnlaget fra banken har vi denne posteringen:

Her er det nærliggende å tro at kunden har betalt inn for lite, og at vi dermed skal koble mot denne hovedbokposteringen:

Med radene markert i begge grid, trykker vi påfor å koble valgte linjer.

Vi får da en advarsel om at beløp ikke stemmer overens, som vi jo er klar over, og dermed godkjenner.

Disse radene vil nå være oransje for å indikere at de er en Ufullstendig kobling siden det er et avvik i beløp.

For innbetalingen på 1098 fantes ingen match, hvilket sammen med den ufullstendige koblingene betyr at vi må postere noen avvik.

Steg 5: Opprett manglende posteringer

For å lage postering, markerer vi grunnlagsradene vi ønsker å korrigere (de som ikke har kobling eller har ufullstendig kobling), og velger Lag posteringer av valgte linjer. 

Vi skal da få en postering for raden på 1098, og en for differansen på raden med 378 mot hovedboksposteringen på 380 (vi godtar dermed at kunden har betalt for lite). 

Vi kontrollerer så at posteringene stemmer, før vi gjør oss klar for siste steg.

Hvis det er mange posteringer i en avstemming kan man bruke filtrene for å vise poster som er mest relevante å se. Dette kan gi en bedre oversikt.

Steg 6: Godkjenning

For å godkjenne resultatet av avstemming, trykker vi påeller velger Godkjenn og bokfør fra menyen.

Posteringene vil da bli bokført (en bunt per avstemming), og selve avstemmingen blir "arkivert" ved at den får status som bekreftet. 

I hovedboksøk kan vi nå kontrollere at totalen for perioden 202303 stemmer med totalen fra banken, som var -14.884,00. 

Vi har dermed gjennomført en vellykket kontoavstemming.

Steg 7: Flere avstemminger pr periode

Det kan utføres flere avstemminger for samme konto pr periode.  Neste gang du aktiverer kontoavstemmingen vil den beholde matchinger som allerede er kjørt, og kjøre ny avstemming for bilag som har kommet til i ettertid eller ikke ble matchet ved tidligere avstemming.