Innledning

Importveiviseren muliggjør fleksibel import og manipulering av data fra fil. Du finner den ved å åpne hjemmenyen (⌨️Alt+H) , og navigere til Annet > Importveiviser. Her kan du søke etter, opprette, og slette importer som omhandler alt fra Varer til Bankavstemminger. Se også artikkelen for Importveiviser - Kontoavstemming og Bankavstemming.

Innholdsfortegnelse

• Opprette ny import
• Kolonneoppsett
  • Opprette et oppsett
  • Kolonnevelger for Skilletegn, XLS og XLSX dataformater
  • Multikolonneoppsett
  • Kolonnevelger for Tilpasset dataformat
  • Kolonneegenskaper
    • Overskrive
    • Virtuelle kolonner
    • Ignorerte kolonner
• Transformasjoner
  • Hvis (tall) og Hvis (tekst)
  • Ekskl. rad
  • Parameterlister
  • Datoformater
• Avanserte kolonner
  • Tillat rabatt
• Lagre kolonneoppsett

Opprette ny import

Trykk på Plusstegnet i Importveiviser-bildet. Du vil få opp følgende dialogboks:

Beskrivelse
Skriv inn en kort beskrivelse av hva du importer.

Type
Hvilken type data du ønsker å importere. Her har man følgende alternativer:

• Varer
• Kunder
• Leverandører
  
• Kontoplan
• Varegrupper
• Lager
• Individer
• Bilag
• Forhåndsmeldt mottak
• Salg
• Kontoavstemming

Dataformat
Formatet på filen du ønsker å importere data fra:

• Skilletegn: Kolonner er separert med f.eks. semikolon eller andre tegn. Angi skilletegnet for din fil her.
• Tilpasset: Brukes med filer som har faste kolonnebredder.
• XLS: Excel regneark, gammelt format.
• XLSX: Excel regneark, nytt format.
• Tekstkvalifikator: Hjelper filtolkeren med å forstå hvor en kolonne starter og slutter. Dette gjør at du kan støtte skilletegn inne i teksten.
• Escape-tegn: Hjelper filtolkeren overse enkelte tegn i teksten. Dette kan være nyttig om en tekstverdi også inneholder en tekstkvalifikator.

Valget av dataformat vil påvirke kolonneoppsettet senere i prosessen, så det er viktig å velge riktig.

Første rad inneholder headere
Når denne er huket av vil systemet tolke første rad som overskrifter i en tabell, og dermed hoppe over informasjonen i denne raden ved import og forhåndsvisning.

Kolonneoppsett

Kolonneoppsettet ditt bestemmer:

1. Hvor i filen data skal hentes fra
   Også kjent som "Kolonnevelgeren", eller "Kildekolonnen".
   
   
2. Hvilket databasefelt som dataen skal kopieres inn i
   Også kjent som "Til"-kolonnen.
   
   
3. Hvilke transformasjoner eller avrundinger som skal kjøres på dataen under import

Opprette et oppsett

Oppretting av kolonneoppsett kan gjøres på to måter:

1. Trykk på knappen for Nytt kolonneoppsett.
   • 
2. Generer kolonneoppsett automatisk ved å simpelthen slippe filen i vinduet og la systemet prøve å tolke dataene for deg. Dette kan kun gjøres før du legger til andre kolonneoppsett, og er ikke kompatibelt med dataformatet Tilpasset.

Kolonnevelger for Skilletegn, XLS og XLSX dataformater

Angi her hvilken kolonne i filen data skal hentes fra. Dette kan skrives som tall eller bokstaver. Husk å angi "Til"-kolonnen for å definere hvilket felt i databasen som dataene skal importeres inn i. I eksemplet under har vi satt kolonne 1 / A til å importeres som "Varenummer".

Multikolonneoppsett

Dette oppsettet brukes for å hente data fra flere kolonner i filen og slå de sammen. Klikk på plusstegnet for å legge til en ny kildekolonne. I eksemplet under hentes data fra den første og den andre kolonnen, og deretter slåes sammen i den rekkefølgen. I tillegg er det satt opp at skilletegn mellom dataene skal være "-".

Merk at kolonnene slås sammen før transformasjoner kjøres, og at dette oppsettet er ikke tilgjengelig for dataformatet Tilpasset.

Multikolonneoppsett kan også brukes til å legge data fra flere kolonner i filen inn i ett samlingsfelt (tabell/array). Disse feltene er merket med ([]), og skilletegn er ikke tilgjengelig for denne typen.

Kolonnevelger for Tilpasset dataformat

Her kan du angi hvilke tegn (fra og til) i filen data skal hentes fra. Husk å angi "Til"-kolonnen.

Kolonneegenskaper

Overskrive

Ved import/oppdatering mot eksisterende data, vil du manuelt kunne velge hvilke "Til"-kolonner som skal overskrives. Merk at dette kun er tilgjengelig for utvalgte "Til"-kolonner, og at disse utvalgte kolonnene kan endres over tid.

Virtuelle kolonner

For statiske data som ikke skal hentes fra filen kan det benyttes virtuelle kolonner. Benytt virtuelle kolonner sammen med transformasjonen "Konstant verdi" for å oppgi en statisk verdi for hver rad som importeres. Dette kan for eksempel brukes for å importere varer inn i en gitt varegruppe.

Ignorerte kolonner

Ignorerte kolonner vil ikke bli med ved import.

Transformasjoner

Før dataene kopieres inn i databasen kan de transformeres på en rekke forskjellige måter:

• Prefiks
  Legger til verdi fra Parameter før kolonneverdien.
  
  
• Suffiks
  Legger til verdi fra Parameter etter kolonneverdien.
  
  
• Konstant verdi
  Erstatter kolonnen med verdien i Parameter. Dette er for det meste kun aktuelt for Virtuelle kolonner (mer om det lenger ned).
  
  
• Delvalg
  Angi tegn nummer fra og til i Parameter for å lese ut deler av en tekst eller nummer. Om man angir et negativt tall som første parameter vil man ta utgangspunkt i enden av teksten.
  
  
• Erstatt
  Erstatte en verdi i kolonnen med en annen. Om verdien forekommer flere ganger vil alle erstattes.
  
  
• Regnefunksjoner
  • Multiplikasjon
  • Divisjon
  • Addisjon
  • Subtraksjon
  • Avrunding
    
    
• Hvis (tall)
  Forklart i detalj nedenfor.
  
  
• Hvis (tekst)
  Forklart i detalj nedenfor.
  
  
• Standard verdi
  Verdien i parameteret fylles bare inn dersom feltet/verdien i filen er tomt.
  
  
• Erstatt og avbryt
  Om verdien i kolonnen er lik det første parameteret, vil den erstattes med verdien i det andre parameteret.
  
  
• Ekskl. rad
  Forklart i detalj nedenfor.
  
  
• Dato/tid format
  Forklart i detalj nedenfor.
  
  
• Erstatt m/linjeskift
  Erstatter parameteret med linjeskift i den gitte kolonnen.

Hvis (tall) og Hvis (tekst)

Med "Hvis (tall)" og "Hvis (tekst)" er det mulig å kjøre en transformasjon kun dersom dataene oppfyller et gitt vilkår. Benytt "Hvis (tall)" for data som inneholder kun tall og skilletegn. I eksempelet over med "Hvis (tekst)" vil systemet legge på Suffikset "ABCDE", men bare dersom den eksisterende verdien starter med "ABCDE" fra før.

Merk at alle transformasjoner, med unntak av "Erstatt og avbryt" er kumulative. Det vil si verdien fra en transformasjon mates inn i den neste, men kun innenfor samme kolonneoppsett.

Ekskl. rad

Ekskluder rad brukes for å fjerne ugyldige rader fra importen. Brukes i kombinasjon med "Hvis"-transformasjoner. I eksemplet under luker vi ut alle rader hvor priskolonnen har verdien "0":

Forhåndsvisningen vil vise verdien som streket ut slik som dette om den har blitt ekskludert:

Parameterlister

For å kjøre "Hvis"-transformasjoner mot flere verdier samtidig kan du benytte deg av parameterlister ved å angi parameter separert med semikolon, slik som dette: "Verdi1;Verdi2;Eksempel;1;2;3".

Eksempel: Hvis (tall) = 1;10;30 -> multipliser verdien med 2;

Denne vil kjøres for alle verdier i kolonnen som er enten 1, 10 eller 30. De vil da bli 2, 20 eller 60.

Datoformater

Følgende formater vil kunne leses uten behov for transformasjon:

(y = år, M = måned, d = dag, h = time, m = minutt, s = sekund)

• yyyy-MM-dd
• yyyyMMdd
• dd.MM.yyyy
• yyyy-MM-dd hh:mm:ss
• yyyyMMdd hh:mm:ss
• dd.MM.yyyy hh:mm:ss
• yyyy-MM-ddThh:mm:ss

For andre formater brukes transformasjontypen Dato/tid format, hvor man da angir formatet på samme måte som eksemplene over. Har man f.eks. en dato i følgende format: 2023.14.04 for 14. April 2023 bruker vi følgende transformasjon:

Avanserte kolonner

Med avanserte kolonner, kan du kartlegge enda flere typer data, som blant annet "monteringstid" som brukes for å legge til monteringstid på varer opp mot spesifikke modeller i merke-/modellregisteret. For å legge til en avansert kolonne, huk av for "inkluder avanserte kolonner", velg monteringstid.

Merk at når en avansert kolonne først er lagt til i kolonneoppsettet vil ikke "Inkluder avanserte kolonner" alternativet lenger være mulig å skru av før eventuelle avanserte kolonner er fjernet. 

Tillat rabatt

Flagget "Tillat rabatt" i en avansert kolonne kan nå spesifiseres under import i følgende prosesser:

• Vareimport
  Flagget vil bli brukt på den opprettede eller oppdaterte varen. Hvis "Rabatt ut" er spesifisert for en vare med "Tillat rabatt" satt til "av", vil rabatten bli satt til 0 under importen.
  
  
• Prishotell Import
  Flagget vil bli satt på den opprettede eller oppdaterte prisen i Prishotellet, inkludert priser basert på mengde og kampanjer. Import eller synkronisering med Quick3 vil også sette flagget for ut-priser. Ingen rabatter vil bli påvirket under importen for inn-priser, da disse ikke er underlagt dette flagget. 

Denne funksjonen gir deg ytterligere kontroll over prissetting. Den er spesielt nyttig for kampanjepriser, da den lar deg merke en pris som allerede er rabattert, slik at man kan unngå at ytterligere rabatter blir gitt.

Lagre kolonneoppsett

Du kan lagre kolonneoppsettet ditt for gjenbruk senere. Når du har et oppsett du er fornøyd med, åpne Hamburgermenyen øverst til høyre, og klikk på "Lagre kolonneoppsett".

Når ditt oppsett har blitt lagret kan det enten lastes inn i en annen opprettet import, eller brukes direkte for å opprette en ny import. I hovedvisningen for Importveiviser kan man trykke på "Opprett import fra oppsett"-knappen øverst til høyre.