Fakturalevering - Multikanal

Med multikanal distribusjon sørger vi for at fakturaene dine alltid kommer frem til kunden.

I samarbeid med Fair Distribution tilbyr vi nå multikanal fakturalevering. Det betyr at vi sørger for at fakturaen alltid kommer frem til kunden uavhengig av kundens foretrukne måte for å motta faktura.

For firma kunder som kan motta EHF fakturaer sendes fakturaen som EHF. Neste alternativ er epost. Hvis kunden ikke har en gyldig epostadresse - eller unnlater å åpne eposten sørger multikanal løsningen for at kunden får fakturaen i posten. Det eneste du må passe på er å registrere riktig org.nummer for dine bedriftskunder.

Til privatpersoner kan fakturaer leveres som eFaktura/ Vipps, epost eller i posten.

Kostnader relatert til denne tjenesten finner du informasjon om her.

Fakturalevering = Multikanal

Forløpet for utsending blir som følger:

• Firma kunde: 
  • Krever at org.nummer er lagt inn på kundekortet.
  • EHF (hvis registrert i ELMA registeret) – epost (hvis gyldig mailadresse) – utskrift, eller til utskrift hvis ingen åpner tilsendt eposten innen tre dager.  Det sjekkes om faktura lenken i mailen er åpnet eller ikke.
• Privat: 
  • Tolkes som privatperson hvis det ikke ligger noe org.nummer inne på kundekortet.
  • efaktura (hvis kunden har akseptert efaktura i nettbanken) - Vipps (mobil fra primærkontakt) – epost (hvis mailadresse) - utskrift
  • Mottak i Vipps forutsetter at kunden har satt opp i sin Vipps at de ønsker å motta efaktura som Vipps. Oppsett under profil, Regninger og eFaktura, 'Alltid Vipps eFaktura' må være slått på.  Det er en standard innstilling.
    Det er litt behandlingstid når Fair skal distribuere videre til sine kanaler.  Greit å være klar over at dette ikke er en løsning som fungerer umiddelbart.

Fordelen ved å bruke Fakturalevering Multikanal kontra EHF. 

Hvis en kunde ligger med fakturalevering=EHF  så sjekkes org.nr opp mot ELMA, for å se om de kan motta EHF før den sendes ut.  Hvis det ikke er registrert der så blir det ikke sendt ut noe i det hele tatt.  Blir da lagret med feilsending i loggen under Fakturalevering.

Det er derfor en sikkerhet ved å bruke Multikanal, siden man da er garantert at fakturaen blir sendt ut på en av de alternative metodene.  Og man slipper å tenke på hvordan kunden kan ta imot sin faktura.

FAIR leveringslogg

Er det ønskelig å sjekke hvordan en faktura er distribuert hos FAIR så kan det sjekkes under Salg\Innsikt\FAIR leveringslogg.

I eksempelet er fakturanr 1001179 distribuert til kunde på epost.

Oppsett Quick3

Det eneste som kreves i Q3 for å ta dette i bruk er at kundene legges inn med Fakturalevering=Ekstern-Multikanal (E-faktura, e-post, print) under fanen Styring .  Alt går da automatisk ut fra de alternativene som er nevnt her.

Hvis det er ønskelig at alle kunder skal over på Multikanal kan vi kjøre en liten jobb i databasen for dere.  Send i så fall en mail til support@quick.no
 

Ønskes fakturaen levert av FAIR  til ett spesielt alternativ kan valgene Ekstern-EHF, Ekstern-Epost eller Ekstern-Print benyttes.

Da ignorerer FAIR å prøve andre distribusjonsmuligheter og leverer på det som er satt.

Fakturalevering: Ekstern e-post kontra E-post 

Disse valgene benyttes hvis man vil sette E-post som fast type utsending for en kunde.

Valget E-post sender fra egen mailkonto og har ingen kostnad.  For noen kan det valget være problematisk med tanke på at man selv har en dårlig spam-score, og at fakturaene til mottaker havner i spam filter.

Ekstern e-post sender ut eposter via Fair Distribution som har en godt opparbeidet spam-score.  På den måten er man sikret at fakturaene kommer frem til mottaker. 

Som nevnt i denne artikkelen vil valget Ekstern Multikanal benytte seg av Ekstern e-post hvis en faktura ikke lar seg sende som EHF.

Det er selvfølgelig billigere å bruke alternativet E-post, men sikkerheten ved at eposter kommer frem har også en verdi.

Epost mal for faktura

For utsending av faktura pr epost kreves det at det er opprettet en egen mal for dette under Maler.  Det blir vanligvis gjort i forbindelse med installasjon, men greit å sjekke at den eksisterer og har riktig oppsett.  Viktig at også feltet 'Fra' har en mailadresse innlagt.

Oppsett epost/domene

NB! For at fakturaer som leveres som epost skal komme sikkert frem til mottaker må det registreres en spf record for Fair Distribusjon på ditt domene.
Dette må gjøres av den som administrerer domenet ditt. Vanligvis er dette teknisk ansvarlig i din bedrift – eller den som administrerer deres epostkontoer.

Spf recorden skal være som følger: v=spf1 a mx a:mail01-prod.fdc.c.bitbit.net a:wf01-test.fdc.c.bitbit.net -all

Ta kontakt med din leverandør av domene hosting/DNS leverandør for å få utført dette hvis dere ikke har en teknisk kontakt internt som har tilgang til dette.

Dersom epost sendes direkte fra Q3 og ikke via FAIR så må det legges til SPF record for ip adressen til Q3.

Ip-adressen er: 51.144.4.188 

Utsending/levering av faktura

NB! Viktig å være klar over at ingen fakturaer sendes ut umiddelbart etter fakturering.  Dette er gjort slik pga at det kan oppstå feilfaktureringer, og at man skal kunne avverge at de sendes ut. 

Fakturaer kan sendes ut enkeltvis når du står inne på fakturaen, men det kan bli tidkrevende når man har mange fakturaer.
Vi vil derfor anbefale å bruke rutinen Fakturalevering, som gjør utsendingen veldig oversiktlig og effektiv.

Alle fakturaer som opprettes listes opp her fortløpende. Her kan du avgrense på leveringstype dersom det er ønskelig.

Marker de fakturaene som skal sendes (1), og velg ‘Lever valgte’(2) fra menyen.

Uavhengig av hvilken leveringstype som benyttes for fakturalevering er det viktig å holde et øye med loggen jevnlig for å fange opp evt feil.  Egen fane (3).

Hvis en faktura ikke kan sendes ut pga mangelfulle opplysninger eller andre feil blir fakturaen liggende igjen i listen.  Sjekk da loggen for mer info om hva som var feil.