Innledning

Forhåndsmeldt mottak er en funksjon i Quick3 som kan gjøre varemottak raskere og enklere for mottak fra leverandører man har tilgang til via våre integrasjoner. Det er også mulig å importere forhåndsmeldte mottak med importveiviseren, eller opprette de manuelt for større leveranser som man vet er på vei slik at mottaket kan gjøres raskest mulig når varene ankommer.

Du finner funksjonen under hovedmenyen (⌨️Alt+H), og deretter Innkjøp > Forhåndsmeldt mottak søk.

Via integrasjoner

Mange av våre integrasjoner tilbyr automatisk import av forhåndsmeldte mottak fra leverandør, deriblant Kellox og Ferrari m.fl.. Disse vil automatisk dukke opp i Forhåndsmeldt mottak søk og kan behandles direkte derfra som beskrevet ellers i artikkelen.

Via import

Om man mottar forhåndsmeldte mottak som fil fra leverandør må disse importeres. For å importere forhåndsmeldte mottak kreves det at man har gjort følgende oppsett i Quick3 på forhånd:

• Det må opprettes en egen importmal i Importveiviseren spesifikt for det filformatet man får fra leverandøren. Formatene på slike filer kan variere kraftig, så om man ikke klarer å lage oppsettet i importveiviseren på egen hånd kan man kontakte Support.
  
  
• Importmalen må deretter defineres på leverandørkortet under Import/Eksport > Forhåndsmeldt mottak, slik at når filen blir importert under forhåndsmeldt mottak så vet systemet hvilken importmal som skal benyttes for den leverandøren.
  
  

Når det nødvendige oppsettet er på plass for leverandøren, kan man gå videre med selve importen. Dette kan gjøres fra to forskjellige steder; Enten via Forhåndsmeldt mottak søk, eller Mine Oppgaver > Bestillingsdokumenter til godkjenning. Her bare velger man det som er mest optimalt for sin egen arbeidsflyt:

Via manuell oppretting

Forhåndsmeldte mottak kan også opprettes manuelt. Dette gjøres direkte fra Forhåndsmeldt mottak søk ved å trykke på Plusstegnet. Deretter fyller man inn den nødvendige informasjonen som Følgeseddelnummer, Leverandør, Sendingsdato, og Leveringsdato. Man kan også definere en Sporings-URL om det foreligger.

Husk å lagre (⌨️Ctrl+S) etter å ha fylt inn disse feltene.

Prosedyre og avvikshåndtering

I alle forhåndsmeldte mottak, uavhengig av kilde, kan man importere bestillingslinjer direkte fra eksisterende bestillinger i Quick3 hvis de automatiske prosedyrene for integrasjoner eller import ikke klarer å matche alt. Dette gjøres med importknappen i samme visning:

Denne funksjonen vil hente opp alle bestillingslinjer som er koblet til leverandøren du har angitt på mottaket, og du kan markere og importere fritt mellom disse, selv på tvers av bestillinger.

Når bestillingslinjene er importert skal man føre varenummer, antallet, og eventuelt pris og rabatt på det som leveres for hver kobling. Om det blir avvik på noen av disse linjene, må avvikene behandles med avvikshåndteringen på høyre side før det forhåndsmeldte mottaket eventuelt kan godkjennes og gjøres om til et reellt mottak. Mer informasjon om avvikshåndtering finner du her.

De forskjellige statusene og deres tilhørende fargekoder står beskrevet over tabellen.

Når eventuelle avvik er gjort rede for (grønt i tabellen) kan man godkjenne det forhåndsmeldte mottaket og opprette et ferdig mottak som kan brukes for å ta imot varene så fort de ankommer varehuset. Benytt hamburgermenyen oppe til høyre i det forhåndsmeldte mottaket, og velg "Godkjenn".

Under selve mottaket kan tillegg i form av gebyrer, toll, og frakt kan legges inn ved å høyreklikke i visningen og velge "Legg til". Mottaket kan deretter fullføres som vanlig.