Dokumentsenter - Mottak av bilag

Dokumentsenteret støtter flere metoder for mottak av bilag, som skanning av bilag, bilag pr epost, EHF faktura og manuell kopiering av bilag inn i dokumentmappen.  For oppsett og klargjøring se her.

Hvilken løsning som brukes for den enkelte leverandør avhenger av hvordan du mottar fakturaen fra dine leverandører. 

Du velger selv hvilke bilagstyper som skal håndteres med dokumentsenteret, men i teorien kan alle type bilag håndteres her.

En kombinasjon av dokumentsenteret og manuell bilagsregistrering vil nok være det mest vanlige.

Skanning av bilag

Bilag som mottas i papirformat skannes inn i dokumentsenteret.  Dette kan være alle type bilag, både inngående faktura fra leverandør, kontantbilag, bankbilag etc.  

• Legg A4 arkene etter hverandre i en bunke.
  Skill bilagene fra hverandre med et blankt ark. Hvis et bilag består av to ark, legges det blanke arket bak ark nr to. Hvis du har mindre kvitteringer kan det være en fordel å lime/tape disse på et hvitt ark for å få samme størrelsen som de andre bilagene.
  
  
• Plasser bilagene i skanneren.
  
  
• Klikk på snarvei til rett klient i skanner programmet.
  Det er en snarvei for hver Q3 klient, og bilagene skannes direkte til rett mappe.
  Skanningen starter, og rutinen fjerner automatisk det blanke arket slik at den står igjen kun med bilagene.
  
• Dokumentene vises på skjermen slik at de kan kontrolleres.  Klikk på Fullfør for å godkjenne, velg Forkast for å avbryte.
  
• Med Fullfør lagres dokumentene under tildelt mappe.
  
  
• Bilagene plukkes automatisk opp fra folderen og flyttes inn i arkivmappen i Q3.
  Det er Quick Utility Servicen som gjør denne jobben.  Det kan variere litt hvor lang tid det tar, dvs fra noen skunder til et par minutter.
  Dokumentene er nå lastet opp og kan håndteres videre fra Dokumentsenteret i Q3.
  
  

• Ved skanning av bilag må man selv knytte leverandør til bilaget siden det da ikke er noen identifisering som kan gjøre dette automatisk.
  Skannede bilag blir bildefiler som har litt begrensninger sett i forhold til PDF-dokumenter, bl.a har man ikke mulighet for kopiering av tekst som kan være nyttig for innlegging av KID og kontonr.
• En løsning er også å skanne direkte til den adressen dere ar for mottak av epost fakturaer, eks fakturamottak@firma.no
  Da vil mailpickup automatisk hente de inn i dokumentsenteret, og man forholder seg ikke til mappene ved skanning.

Epost

Opprett en egen mailadresse for fakturamottak, slik at det kun er inngående fakturaer som mottas på denne mailen.  

F.eks fakturamottak@firma.no 

Epost avsender brukes for å identifisere leverandøren, slik at fakturaen automatisk blir tilknyttet rett leverandør.

Datoen for mottak av mail brukes som bilagsdato, siden epost mailer for det meste sendes ut samme dag som de faktureres. Dato kan evt overstyres. Forfallsdato beregnes ut fra betalingsbetingelse på leverandør.  

Hvis du mottar faktura på en annen mailadresse kan du evt videresende til fakturamottak@firma.no for å få de inn i samme køsystem.  Mailene blir  automatisk hentet av mailpickupen.  Det er kun PDF-vedlegg som lastes opp.

Hvis fakturaer mottas på feil mailadresse er det en fordel å melde fra til leverandør forløpende slik at alle etter hvert kommer over til rett adresse.  Da oppnår man bedre flyt og automatikken tar seg av mottaket.

EHF

Når oppsett for EHF er klargjort dukker bilagene automatisk opp i Dokumentsenteret.  Identifiseringen av leverandøren gjøres ut fra organisasjonsnr som ligger inne på leverandøren.

For disse bilagstypene fanger systemet opp fakturadato, forfallsdato, beløp, KID og kontonr.

Kopiere vedlegg inn i dokument mappen

Hvis du har PDF-dokumenter, uavhengig av mailer, kan disse manuelt kopieres over til dokumentmappen.  Disse fanges da automatisk opp på lik linje med skannede bilag.  Du kan enkelt ta tak i et dokument, dra det over til rett mappe, og slippe filen der.

I eksemplet nedenfor er det opprettet egne mapper for fire klienter.