1. Generelt

EBM står for "Electronic Business Management". 

Formålet med EBM-rapportering er innrapportering av nøkkeltatt fra regnskap, lager, etc. Dette blir generert i form av en fil, som kan lastes inn i andre systemer for videre bearbeiding.

Se også: EBM-rapportering - Krav til oppsett og rutiner i Q3

Redigering og generering gjøres fra Import/eksport > EBM-rapportering.

For å generere en klargjort rapport, velger du rapporten fra nedtrekksmenyen "EBM-rapport", taster inn periode og trykker på "Generer EBM-rapport". Rapporten vil så genereres i bakgrunnen og du vil bli varslet når den er klar. Etter generering finner du alltid rapporten under Import/eksport > Filutforsker. 

2. Oppsett

Oppsett gjøres fra Import/eksport > EBM-rapportering.

Velg EBM-rapport fra nedtrekksmenyen, eller velg fanen merket "EBM Rapportoppsett" for å lage en ny rapport (punkt 2.3 beskriver fremgangsmåte). 

2.1 EBM Kodeoppsett

EBM-rapporteringen består av et sett med koder, som hver skal hente en verdi. Disse kodene kan enten være autogenererte (se punkt 3) eller satt opp manuelt med tilhørende filtre. 

Ekspander koderaden for å komme til filteroppsettet (pil 1).

Legg til eller fjern filtre med + eller - (pil 2).

Rapportgruppe bestemmer utgangspunkt for data, men også hvilke kodetyper og filtre som er tilgjengelige. 

• Regnskap: for info om regnskap/saldobalanse.
• Salg: for info om salg av kjøretøy.
• Lager: for info om kjøretøy på lager.
• Deler: for info om salg av deler.
• Service: for info relatert til service av kjøretøy.

Kodetype kan være (pil 3):

• Antall: f.eks. antall solgte kjøretøy, antall faktura.
• Sum: totalbeløp, f.eks. sum på konto, eller sum salgspris av solgte deler.
• Timer: antall stemplede timer, kun aktuell for Service.
• Produktive timer: antall stemplede timer på faktura, kun aktuell for Service.
• Kostpris sum: f.eks. sum varekost solgte deler. 
• Fast verdi: dersom det er aktuelt å innrapportere en fast verdi som skal brukes til kalkulasjon hos mottaker. Typisk eksempel er timepris. 

Filtertype bestemmer hvordan verdien til en kode skal avgrenses. Mulige typer avgrensning (avhenger av Rapportgruppe og Kodetype) er: Konto, Dimensjon, Varegruppe, Ressursgruppe, Kunde, Individstatus, Alder, Bokføringsregel, Bokføringskategori (kunde), Ordretype, og Vare.

Eksempler på koder:

• K vil resultere i en saldobalanse med K foran hvert kontonummer.
• SB_B1 vil gi sum av bokføringer mot konto 3120 som har dimensjon Merke og dimensjonsverdi Biltype 1, hvor tilknyttet fakturalinje har varenr satt opp under "Vareknytninger for kapitalvaresalg" med individstatus Brukt. 
• SN_B1 vil gi sum av bokføringer mot konto 3010 som har dimensjon Merke og dimensjonsverdi Biltype 1, hvor tilknyttet fakturalinje har varenr satt opp under "Vareknytninger for kapitalvaresalg" med individstatus Ny.
• AB31-90_B2 vil gi antall individer med kunde 49902 som eier og med individstatus Brukt, som har hatt kunden som eier i mellom 31 og 90 dager. 
• AN0-30_B1 vil gi antall individer med kunde 49901 som eier og med individstatus Ny, som har hatt kunden som eier i mellom 0 og 30 dager.
• DK_VMATR_EXT vil gi sum varekost for varer i varegruppe 41, bokført med bokføringsregel Salg Eksternt.
• DK_VMATR_INT vil gi sum varekost for varer i varegruppe 41, bokført med bokføringsregel Salg Internt.
• T_PRODUKTIV vil gi tid stemplet på faktura med bokøringsregel Salg Eksternt for ressurser i ressursgruppe Verksted.
• T_STEMPLET vil gi stemplet tid for ressurser i ressursgruppe Verksted.

2.2 Dimensjonsplitt, kontoer

Dimensjonsplitt påvirker kun de koder som er av Autogen. type=Saldobalanse. Det gir en ekstra rad med sum for de aktuelle dimensjonene, og kan brukes for ekstra spesifisering. Dimensjonssplitt kan også settes opp fra konto.

Kjekt å vite: 

• Dimensjon er påkrevd, men det er ikke Dimensjon2. 
• Ved bruk av Dimensjon2 vil samlet beløp bli sum av posteringer med begge dimensjonene.
• I de tilfeller hvor en konto har dimensjonssplitt satt opp, vil evt. bokføringer uten dimensjon(ene) bli samlet i en egen rad for kontoen, hvor koden er kontonummer. Eksempel hvor vi har 250.00 bokført uten dimensjonene avdeling og merke: 
  • K3010                                250.00
  • K3010_1_Biltype1                45.00
  • K3010_1_Biltype2              125.00

2.3 EBM Rapportoppsett

En rapport må ha Beskrivelse, Skilletegn og Filnavn, i tillegg til et kolonneoppsett. 

• Year-to-Date betyr at rapporten gjelder for inneværende år, akkumulert t.o.m. aktuell periode rapporteringen genereres for. Fjernes denne haken vil rapporten gjelde kun for den perioden rapporteringen genereres for.
• Huk av for Ingen inngående balanse dersom evt. inngående balanse på resultatkontoer ikke skal inkluderes ved bruk av Autogen. type = Saldobalanse. 

I filnavn kan du også inkludere en variabel for periode, dette gjøres ved å trykke på redigerknappen i filnavn (pil 2), og flette inn Periode der det er ønskelig i filnavnet ved å trykke på "Periode" (pil 3).

Ekspander rapportraden for å komme til kolonneoppsettet (pil 1).

Eksempelet på bildet vil gi følgende resultat (en rad i fil):

TESTKODE1;Testkode 1;254.00

3. Autogenerering av koder

Alle autogenererte koder er virtuelle, dvs. de eksisterer ikke fysisk noe sted og vil alltid endre seg i henhold til aktuelt oppsett. Dvs. endrer kontoplanen seg så vil de nye kontoene bli med automatisk, og dersom oppsettet i Merke-/modellregisteret endrer seg så vil dette reflekteres i de autogenerete kodene av denne typen. 

3.1 Saldobalanse

Merk: For denne typen vil ikke de autogenererte kodene vises i kode-griddet, da dette er en forholdsvis enkel autogenereringstype uten behov for kontroll før eksport.

Fremgangsmåte:

1. Opprett kode med Autogen. type «Saldobalanse», dersom du ønsker at hver rad skal ha et prefiks kan du legge inn dette prefikset som Kode. 
2. Autogenerering vil resultere i en rad pr. konto, evt. splittet på dimensjonsverdier, med tilhørende saldo som verdi.
3. Dimensjonsplitt kan settes inne på kontoen, eller fra EBM-rapportering (Import/Eksport) underfane «Dimensjonssplitt, kontoer».

Eksempel: Vi har kontoene 1000 og 1001 i kontoplanen, som vi ønsker å splitte på dimensjonene Avdeling og Prosjekt. 

• 1000_1_001            250.00
• 1000_1_002                0.00
• 1000_2_003          1250.00
• 1001_1_004          1000.00
• 1001                       450.00 ( = sum av posteringer uten avdeling og prosjekt)

Dette betyr at saldobalansen for konto 1000 er 1500.00 og 1450.00 for konto 1001.

3.2 Merke-/modell

Fremgangsmåte:

1. Opprett kode med Autogen. type «Merke-/modell». 
2. Angi node i merke-/modellregisteret hvor autogenerering skal skje fra (dvs. autogenererte koder vil være for undernodene til denne).
3. Angi detaljnivå, dvs. antall nivåer det er aktuelt å gå nedover i merke-/modellregisteret.
4. Dersom det i tillegg ønskes at laveste nivå (basert på detaljnivå) skal splittes på modelltype, huk av for «Splitt på modelltype».
5. Filtre som er mulig å innhente automatisk fra merke-/modellregisteret er: Dimensjon, Kunde, og Konto. Hvilke filtre som ønskes innhentet angis ved å legge til rader for disse filtertypene, men uten å angi noen verdi. 
6. Sett opp dimensjoner og dimensjonsverdier, kunde- og varetilknytninger i merke-/modellregisteret. 
7. Sett opp "EBM-rapportering kodesuffiks" og "EBM-rapportering kodetittel" på nodene i merke-/modellregisteret. Dette bestemmer navngivning og gruppering på autogenerete koder.

Eksempel: 

Vi har en hovednode "Bil" med følgende undernoder, med suffiks, tittel, og dimensjonsverdi (av dimensjon Merke).

Vi oppretter så følgende kode:

For å flette inn Tittel for de ulike nivåene, trykk på redigerknapp i Beskrivelse (pil1), og trykk på "Tittel nivå *"-knappene (pil 2) for å flette inn i tekst på nåværende posisjon.

Vi setter så opp følgende filtre:

Her ønsker vi altså at autogenerering skal hente inn Dimensjon og Kunde fra Merke-/modellregisteret, mens vi spesifiserer Individstatus og Alder.

Dette gir følgende autogenererte koder (gule), hvor man da også ser at filtrene er hentet inn.

Kodene grupperes altså på EBM-rapportering kodesuffiks, som betyr at vi for Biltype 3 og 4 samler data i AB0-30A. Her brukes EBM-rapportering kodetittel som #MODELSPECTITLE1#, og siden vi ikke har noe kodesuffiks på undernodene til Biltype 3 og 4, får vi kun denne koden for Andre typer. 

Siden Biltype 1 og 2 derimot har suffiks for undernodene, får vi koder for hver av modellene. Siden det aldri er spesifisert noe EBM-rapportering tittel på hverken Biltype 1/2 eller undernodene vil tittelelen må modellen/noden alltid brukes som #MODELSPECTITLE1/2#. 

4. Annet

Ved lagring av individ er det lagt inn en ekstra sjekk på at oppsettet til modellen individet er knyttet mot er OK i henhold til evt. autogenererte koder som vil involvere den aktuelle modellen. Ved feil her, er det lurt å kontrollere at modellen (noden i merke-/modellregisteret) har en kobling mot en dimensjonsverdi, en kunde, og en vare for kapitalvaresalg enten direkte på seg eller oppover i hierarkiet.