Purring/Inkasso - Sende purringer

Purringer genereres ut fra definert purreoppsett og purrenivå for forfalte reskontroposter. Purrebrevet som genereres dokumenterer poster som kvalifiserer for purring og viser til beregnede renter hvis dette er angitt under purreoppsett. Rutinen genererer en faktura som blir bokføringsbilag for renter og gebyr. Denne sendes kun til kunden hvis de ønsker et eget bilag på renter og gebyr.  Rentefakturaen legges til på fakturajournalen og bokføres sammen med andre fakturaer.

Detaljer rundt oppsett for purring finner du her.

Valg av purreoppsett

Under fanen Innstillinger er det valg for Standard purreoppsett.  Her angis hvilket oppsett du ønsker å kjøre purringer etter.  Hvis dette ikke er angitt blir utvalget for purringer blankt.

Purringer – utvalg

Denne oversikten viser automatisk alle kunder/fakturaer som er klare for purring. Det er viktig at denne listen sjekkes før purringer kjøres ut.  Kunde og faktura kan åpnes direkte fra bildet hvis det er noe som bør sjekkes ut bedre.
Kolonnen Purreoppsett viser hvilket purrenivå fakturaen er kvalifisert for.  Standardoppsettet er slik at hvis en og samme kunde har poster som ligger på forskjellig purrenivå heves alle postene opp til høyeste nivå, og samles da på samme purrebrev.  Hvis det er ønskelig å sende separate purringer for hvert purrenivå kan dette oppheves under fanen Innstillinger(1), Bruk høyeste purrenivå per kunde på alle valgte poster.
Kolonnen Beskrivelse viser relevant info om den aktuelle kunden/fakturaen.  Teksten Kunde har åpne poster i en eller flere bunter i dagbok betyr at det finnes posteringer mot denne kunden i en bunt som ikke er godkjent. Pass derfor på å godkjenne alle bunter som gjelder reskontroposter før purringer aktiveres.  Varselet er med på å sikre at saldoen på kunden er riktig før det purres.  Hvis du mener at postene ikke er av betydning for purringen kan du oppheve sperren som ligger under Innstillinger(1).  Kryss av for Tillat purring på kunder med åpne regnskapsposter.

Marker de postene i utvalget som skal purres (2).  

Når utvalget er korrekt velg Oppdater purrenivå (3).  Det genereres da purrebrev med beregnede renter og purregebyr, hvis dette er angitt under purreoppsett. Hvis du har et eller flere purrenivåer med E-post starter utsendingen umiddelbart.

Kopi av purrebrevene lagres under fanen Historikk (4). For purrenivåer med Papirutskrift må du inn i historikk for å printe disse manuelt.
For hver kunde opprettes en faktura som er dokumentet for renter og gebyr i reskontro og hovedbok. Denne skriver dere kun ut hvis kunden ønsker et eget bokføringsbilag for gebyr/renter.

Fanen Historikk

Manuell distribusjon av purrebrev gjøres fra fanen Historikk (4).  Det lagres som en bunt pr purre kjøring. Åpne bunten for purrebrevene (5).

Purrebunten lister opp alle fakturaene som var med på denne kjøringen.  Kolonnen Eksportert er avkrysset for de purringene som ble sendt ut automatisk når du klikket på Oppdater purrenivå(3).

Hvis f.eks en kunde manglet epost adresse vil den ligge som ikke eksportert. Legg da inn mailadresse på kunden og send den ut manuelt fra menyen.  Velg Eksport eller Skriv ut, og deretter Ikke eksporterte eller Alle. På den måten kan du enkelt få sendt ut de som av en eller annen grunn ikke ble sendt automatisk.

Purrebrevet inkluderer alt kunden skal betale med utestående faktura, renter og gebyrer.
Merk: Purrefakturaer legges til i egen fakturajournal.

Reskontro oppdatering – purrenivå

Når purringer godkjennes oppdateres purrenivå og rentedato i reskontroen til kunden. Hvis en purring skal reverseres kan disse verdiene settes tilbake for den aktuelle posten.  Hvis purringen har utløst purregebyr og renter må også rentefakturaen krediteres for å tilbakeføre gebyrer.

Hvis en sak har blitt overført til inkasso er det ikke tilstrekkelig å sette tilbake purrenivå, da må saken trekkes manuelt ved å kontakte Intrum.

Inkasso

Poster som er kvalifisert for inkasso bekreftes og oppdateres på lik linje med de foregående purrenivåene. Sakene sendes da automatisk til Intrum. Disse fanges opp i oversikten Inkasso som er tilgjengelig fra hovedmenyen.  Videre håndtering og oppfølging er beskrevet i egen artikkel som du finner her.