Utgående EHF / eFaktura

Utsending av EHF er tilgjengelig for alle kunder.  Dette aktiveres ved å sette Fakturalevering=Ekstern - EHF på kunden under fanen Styring. I tillegg kreves det at Organisasjons nummer er lagt inn for firmakunder.  Hvis det ikke er lagt inn noe org.nr tolkes det som en privatperson, og fakturaen sendes som efaktura.

Org.nr sjekkes opp mot ELMA registeret, for å se om firmaet kan motta EHF.  Hvis det ikke er registrert der blir ikke fakturaen sendt ut, og du får en feilmelding om at kunden ikke kan motta EHF.

Kostnader relatert til utsending av EHF finner du informasjon om her.

Fakturalevering

For å være sikker på at fakturaer går ut er det anbefalt å velge Fakturalevering= Ekstern - Multikanal (E-faktura, e-post, print), siden man da er garantert at fakturaen blir sendt ut på en av de alternativ metodene. Mer info om Multikanal finner du her. Fordelen med multikanal kontra EHF er at man slipper å sjekke hvordan kunden kan motta sin faktura.

Det er Fair som er standard leveringskanal for de valgene som er merket som "eksterne" i feltet Fakturalevering.

Feltet eFaktura ref. brukes kun hvis denne referansen avviker fra org.nr.  

Hvis man for eksempel skal bruke GLN nummer som adresse for eFaktura må man benytte eFaktura ref feltet i tillegg.

Hvis svensk/finsk klient - Hvis landet på kunden eller klienten er svensk eller finsk finner den automatisk riktig skjema id  for sendingen.  (Denne id'en var tidligere hardkodet til norske 0192.) 

Fakturaleverings valgene 'Ekstern- ' dekker både norske, svenske og finske klienter/kunder.  

For Finske klienter/kunder brukes oppslag mot Finvoice som standard.  Dette settes under Klientinnstillinger.

For å se om deres kunde kan motta eFaktura i EHF format kan dette sjekkes i ELMA registeret. Dette er et register som viser firmaer som kan motta EHF: www.anskaffelser.no/e-handel/artikler/mottakere-i-elma.

Utsending av EHF fakturaen kan gjøres fra selve fakturabildet. Åpne faktura som skal sendes til kunde, trykk deretter på menyen oppe til høyre i bildet, og velg Lever.  Fakturaen sendes da ut ihht type fakturalevering som er satt på kunden.

Det er også mulig å sette opp utsending av EHF fakturaer som en automatisk jobb slik at systemet sender ut alle fakturaer med fakturatype EHF til oppsatte tider. 

Dette settes opp under Automatiske jobber med type Fakturalevering. 

Fakturalevering

Det er absolutt å anbefale rutinen fakturalevering for å sende ut flere fakturaer samtidig.  Du kan avgrense antall poster ved å velge leveringstype for utsending.  Herfra kan du velge å sende ut alle med type EHF faktura fra menyen og Lever valgte.

Hvis utvalget viser alle fakturaer, dvs inkluderer alle de ulike fakturatypene, vil Lever valgte sende fakturaene ut på sin definerte leveringstype.  Se Fakturalevering for mer info.

Det er viktig å holde et øye med Logg under Fakturalevering,  for å se om det kan være enkelte utsendinger som har feilet.

Hvis en faktura ikke kan sendes ut pga mangelfulle opplysninger eller andre feil blir fakturaen liggende igjen i listen.  Sjekk da loggen for mer info om hva som var feil.

Hvordan er en faktura sendt ut?

Utsending av faktura logges under fanen Kommunikasjon inne på den enkelte fakturaen.  Her kan du enkelte se når og hvordan en faktura er sendt.

Epost mal for faktura

Malen for sending av faktura på epost må være med fordi Fair Distribusjon trenger den for å sende på epost hvis EHF levering feiler.  Og det vet man ikke 100% sikkert før de har prøvd.

Så selv om det er valgt fast EHF, og org.nr er lagt inn på kunden, kan det være at det feiler 'utenfor Quick sine grenser'. Dette er da løst ved at fakturaen rutes videre via epost.

Det må derfor være opprettet en egen mal for sending av faktura pr epost under Maler.  

Dette blir vanligvis opprettet i forbindelse med installasjon, men greit å sjekke at den eksisterer og har riktig oppsett.  Viktig at også feltet 'Fra' har en mailadresse innlagt.  Dette må være en epost som også er lagt inn under Klientinnstillinger - fanen for Epostkontoer.

Oppsett epost/domene

NB! For at fakturaer som leveres som epost skal komme sikkert frem til mottaker må det registreres en spf record for Fair Distribusjon på domene. Dette er for at Fair skal kunne sende fakturaen på vegne av den angitte epostadressen.
Dette må gjøres av den som administrerer domenet ditt. Vanligvis er dette teknisk ansvarlig i din bedrift – eller den som administrerer deres epostkontoer.

Spf recorden skal være som følger: v=spf1 a mx a:mail01-prod.fdc.c.bitbit.net a:wf01-test.fdc.c.bitbit.net -all

Ta kontakt med din leverandør av domene hosting/DNS leverandør for å få utført dette hvis dere ikke har en teknisk kontakt internt som har tilgang til dette.

Dersom epost sendes direkte fra Q3 og ikke via FAIR så må det legges til SPF record for ip adressen til Q3.

Ip-adressen er: 51.144.4.188