Anleggsregister - Klargjøring av oppsett

Endret Mon, 20 Jul ved 1:24 PM

Før du begynner:

Quick3 har funksjoner som ved riktig bruk gjør systemet til et utmerket anleggsregister.

Dimensjonen Prosjekt knytter transaksjonene til et bestemt anleggsmiddel. Siden anleggsmidlet er identifisert med prosjekt trenger du ikke opprette egne kontoer for hvert anleggsmiddel. Men det kan være lurt å bruke en konto per anleggsmiddel klasse.
Dimensjonen Art angir transaksjonstype (tilganger, avskrivninger, nedskrivning, tilskudd og avganger)
Aktuelle kontoer i balansen må Tillate/Kreve dimensjonene Prosjekt og ART.
Det anbefales månedlig bokføring av avskrivninger via egen tilpasset rutine, fra Regnskap - Innsikt - Anleggsregister. Inngående faktura bokføres derfor uten beregning av avskrivninger.
Det er mulig å velge automatisk bokføring av avskivning ved bokføring av tilgang.
Dokumenter om anleggsmidler kan arkiveres på individkortet. F.eks garantibevis, tilleggsinfo, utløps datoer og annet relevant.

Anleggsregisteret må tilpasses hver enkelt bedrift, så det er derfor noe oppsett som må klargjøres.

Opprett arter

Følgende arter brukes for rapportering av anleggsmidler.

Tilgang = Brukes ved bokføring av anskaffelse/kjøp av anleggsmiddel

Avgang = Brukes ved bokføring av salg av anleggsmiddel

Tilskudd = Brukes ved bokføring av investeringstilskudd (feks støtte fra Innovasjon Norge eller andre kanaler) i forbindelse med investeringen

Avskrivning = Brukes ved bokføring av avskrivningsbeløp

Nedskrivning = Brukes ved bokføring av nedskrivning

Periodiseringsperioder og regnskapsår

Funksjonen for automatisk bokføring av avskrivninger bruker samme teknikk som automatisk periodisering. Ved bokføring av tilganger angir man avskrivningsperioden (antall måneder), og avskrivningskostnaden periodiseres automatisk fremover.

Standard innstilling for maks antall perioder er 12. Dette må man øke hvis man ønsker å bokføre avskrivningene i hele anleggsmidlets levetid på tilgangstidspunktet. Hvis man ønsker å gjøre dette for anleggsmidler inntil 5 års levetid kan man sette maks antall til 60 måneder.

Dette gjøres under menyen Klientinnstillinger/Regnskap:

Av samme årsak må man opprette regnskapsår så langt frem som det er relevant å bokføre avskrivninger.

Opprette regnskapsår gjøres under menyen Periodiske rutiner:

NB! Selv om det legges tilrette for maks 60 perioder så styres avskrivningsperioden ut fra hvordan den inng. fakturaen for Tilgang bokføres. Som nevnt vil vi anbefale månedlig bokføring av avskrivninger.

Klargjør kontoplanen

Balansekontoene for anleggsmidler settes opp med kobling til avskrivningskonto. Man kan også sette inn standard avskrivningsperiode (levetid). Men dette kan også overstyres når tilgangen bokføres.

Balansekontoen settes opp med Krever art og Krever prosjekt slik at man ikke får bokført uten å angi dette.

Avskrivningskontoen skal settes opp med Ignorer art og Ignorer prosjekt.

Tilknytning til Merke-/modellregisteret

Ved bruk av individregister for anleggsmidler må alle anleggsmidlene være tilknyttet en node i Merke-/modellregisteret.

Strukturen vil være avhengig av individgruppe.

For demokjøretøy

Hvis det gjelder Demokjøretøy vil det være naturlig at bilene ligger i sin opprinnelige Merke-/modellnode, som om den var Ny/Brukt. I den forgreningen ligger de parametrene som gjelder for individet, og vil følge individet uansett om det er ny, brukt eller demo/anleggsmiddel.

For å støtte anleggsregisteret må det legges til noen ekstra parametere for samme hovednode. Det er de samme parametrene som er markert i skjermbildet nedenfor under pkt 'For andre anleggsmidler'. Disse har vesentlig betydning for utregning av avskrivningsbeløpet.

Hvis det legges til nye parametere må disse manuelt lastes inn på allerede opprettede individer ved å klikke på Hent modellparametere.

For andre anleggsmidler

Hvis det gjelder andre anleggsmidler, som ikke er likt med de kapitalvarene dere selger, vil det være naturlig å opprette egen "Modell"-node for å skille anleggsmidler fra ordinære individer. På den måten kan man tildele egne parametere for andre anleggsmidler.

Aktuelle parametre som må legges til er rammet inn i skjermbildet ovenfor.
Et tips kan være å opprette nodene i Merke/modellregisteret tilsvarende hvilket kontonummer anleggsmidlene er tilknyttet. For noen kan dette gi en bedre oversikt.

Opprett anleggsmidler som individer

Hvis du har tilgang til individregisteret opprettes anleggsmidlene som egne individer med prosjektnr.

Dimensjonen prosjekt benyttes for å identifisere hvert enkelt anleggsmiddel, så alle må derfor tildeles prosjektnr.

Ved oppretting av individet vil nummerserien fra dimensjonen Prosjekt bli valgt i første omgang.

Ved oppstart av anleggsregister i Q3 kan det være at man allerede har unike nr pr anleggsmiddel som skal beholdes. Korrekt prosjektnr kan da legges inn på følgende måte:

Stå inne på individkortet.
Klikk på 'søkeglasset' i prosjektnr feltet
Fra oppslaget velger du '+' for å opprette nytt, legg inn ønsket nummer, klikk Lagre.
Marker det pros.nr som skal velges, klikk OK.
Lagre individet.

Alternativt kan man opprette pnr under Dimensjoner - Prosjekt først og velge de inn på individet.

For bedre oversikt opprett også en egen kunde som settes som Eier av anleggsmidlene, med egenskaper som en internkunde der balansekontoen for anleggsmidlene er hovedbokskonto. For demokjøretøy vil dette kunne være Lager demokjøretøy.

Hvis du ikke har kapitalvaremodulen kan prosjekter opprettes uavhengig av individer. Dette gjøres da unde Dimensjoner - Prosjekt, eller under Regnskap/Innsikt/Prosjekter.

Se også Anleggsregister - Aktuelle artikler