Quick3 har funksjoner som ved riktig bruk gjør systemet til et utmerket anleggsregister.
For å få til dette bruker du følgende verktøy:
- Dimensjonen Prosjekt for å knytte transaksjonene til et bestemt anleggsmiddel. Siden anleggsmidlet er identifisert med prosjekt trenger du ikke opprette egne kontoer for hvert anleggsmiddel. Men det kan være lurt å bruke en konto per anleggsmiddel klasse.
- Dimensjonen Art for å angi transaksjonstype (tilganger, avganger etc)
- Funksjonen for automatisk avskrivning/(periodisering) gjør at avskrivninger kan bokføres automatisk når tilgangen bokføres.
- I tillegg kan man bruke Individ koblet mot prosjekt for å legge til tilleggsinformasjon om anleggsmidlet. Det kan eksempelvis være dokumenter relatert til anleggsmidlet, informasjon om garanti utløps datoer og annet relevant.
Forberedelser
Opprett arter
Følgende arter brukes for rapportering av anleggsmidler.
Still inn maks antall periodiseringsperioder og opprett regnskapsår
Funksjonen for automatisk bokføring av avskrivninger bruker samme teknikk som automatisk periodisering. Ved bokføring av tilganger angir man avskrivningsperioden (antall måneder), og avskrivningskostnaden periodiseres automatisk fremover.
Standard innstilling for maks antall perioder er 12. Dette må man øke hvis man ønsker å bokføre avskrivningene i hele anleggsmidlets levetid på tilgangstidspunktet. Hvis man ønsker å gjøre dette for anleggsmidler inntil 5 års levetid kan man sette maks antall til 60 måneder.
Dette gjøres under menyen Klientinnstillinger/Regnskap
Av samme årsak må man opprette regnskapsår så langt frem som det er relevant å bokføre avskrivninger.
Opprette regnskapsår gjøres under menyen Periodiske rutiner
(Det vil i en fremtidig oppdatering av Quick3 komme mulighet for å bokføre periodiserte avskrivninger automatisk årlig som alternativ til at man bokfører mange år inn i fremtiden ved anskaffelse. Dette vil være bedre egnet for anleggsmidler med svært lang levetid).
Klargjør kontoplanen
Balansekontoene for anleggsmidler settes opp med kobling til avskrivningskonto. Man kan også sette inn standard avskrivningsperiode (levetid). Men dette kan også overstyres når tilgangen bokføres.
Balansekontoen bør settes opp med Krever art og Krever prosjekt slik at man ikke glemmer å angi dette ved bokføring.
Avskrivningskontoen skal settes opp med Ignorer art og Ignorer prosjekt.
Opprett anleggsmidler
Som nevnt innledningsvis benyttes prosjekt dimensjonen for å identifisere hvert enkelt anleggsmiddel. For å ta i bruk løsningen må man dermed først opprette prosjekter for disse.
Det er per nå ikke mulig å opprette nye prosjekter direkte i prosjekt søkebildet på bokføringstidspunktet. Disse må derfor opprettes på forhånd. Det vil komme en forenkling i en fremtidig oppdatering som gjør det mulig å opprette prosjektene direkte. I påvente av dette er det enklest å legge dem til under Regnskap/Innsikt/Prosjekter.
Dersom man ønsker å benytte individregistret (krever at man har kapitalvare modulen) kan man alternativt opprette anleggsmidlene fra individ i stedet. Det vil da automatisk bli opprettet et tilhørende prosjekt.
Bruk av individregister for anleggsmidler
Ved bruk av individregister for anleggsmidler anbefales det at man oppretter en egen "Modell"-node som man plasserer disse under. Dette for å enkelt skille anleggsmidler fra ordinære individer.
Eksempel på bokføring av tilgang
Kjøpt bil, pris 500.000 inkl mva.
Avskrives over 5 år til antatt restverdi 200.000
