Esittely

Eräkäsittely on Quick3:n toiminnallisuus, jonka avulla voidaan jäljittää ja valvoa tuote-eriä niiden koko elinkaaren ajan – aina tavaran vastaanotosta lopulliseen myyntiin asti. Sen avulla on helppoa hallita esimerkiksi päiväysvanhenevia tuotteita, mahdollisia takaisinkutsuja sekä laitteisiin liittyvää seurantaa.

Tässä artikkelissa käydään läpi toiminnallisuuden yleiskuvaus, sen toimintaperiaatteet sekä mistä varastoerien käsittely löytyy Quick3-järjestelmässä.

Varastoerien käsittelyn avulla tiedät tarkasti, mikä myymiesi tuotteiden todellinen hankintakustannus on ostohetkellä. Voit itse päättää, millä tasolla eräkäsittelyä käytetään eri tuotteille. Automaattisessa eräkäsittelyssä käyttäjältä ei vaadita mitään erillisiä toimenpiteitä, sillä järjestelmä hoitaa erien luomisen ja käsittelyn automaattisesti.

Miten se toimii

Kaikki tavaran vastaanoton kautta vastaanotetut tuotteet liitetään jatkossa varastoerään vastaanoton yhteydessä. Varastoerän numero joko luodaan automaattisesti, tai se tulee syöttää käsin, mikäli vastaanotettava tuote on määritetty käyttämään manuaalista eräkäsittelyä.

Kun tavara on vastaanotettu ja kirjattu varastoon, näitä varastoeriä voidaan seurata ja käyttää koko Quick3-järjestelmässä uusien Erä-välilehtien ja Erä-sarakkeiden kautta eri näkymissä.

Varastoerien käsittely on oletuksena täysin automaattinen ja toimii taustalla ilman käyttäjän toimenpiteitä. Järjestelmä luo varastoerät tavaran vastaanoton perusteella, ja kaikkia tuotteita käsitellään myynnissä ja varastotapahtumissa oletusarvoisesti FIFO-periaatteella (First In, First Out). Tarvittaessa voidaan käyttää myös LIFO-periaatetta (Last In, First Out) Omista asetuksista löytyvän asetuksen avulla (tästä lisää myöhemmin).

Tietyille tuotteille voidaan kuitenkin ottaa käyttöön manuaalinen eräkäsittely, jolloin käyttäjä määrittelee varastoerän numeron vastaanoton yhteydessä. Samalla voidaan määrittää, vaaditaanko varastoerälle viimeinen käyttöpäivä, sekä mahdollistaa tiettyjen varastoerien valinta tuotetta käsiteltäessä esimerkiksi myynnin, palautusten tai hyvitysten yhteydessä.

Kun manuaalinen eräkäsittely on käytössä, tuotteen hankintahinta lasketaan aina sen valitun varastoerän perusteella, jota käytetään myynnissä. Tällöin FIFO- ja LIFO-menetelmiä ei sovelleta, vaan kustannus määräytyy yksinomaan valitun varastoerän mukaan.

Katteen laskenta

Nyt kun varastoerät on otettu käyttöön Quick3:ssa, katetta ei enää oletuksena lasketa erien keskimääräisen kustannuksen perusteella. Sen sijaan kate lasketaan nyt myytävän varastoerän todellisen kustannushinnan mukaan. Mikäli haluat palata aiempaan toimintatapaan, jossa kate lasketaan keskimääräisen kustannushinnan perusteella, tämä on edelleen mahdollista. Omiin asetuksiin asetuksiin on lisätty uusi valinta: Omat asetukset > Varasto > Yleinen > “Käytä keskiarvokustannusta katteen laskentaan”. Kun tämä asetus otetaan käyttöön, järjestelmä palauttaa vanhan toimintamallin ja käyttää keskimääräistä kustannusta katelaskennassa kaikille tuotteille.

Vastaanotto

Tavaran vastaanoton yhteydessä näkymiin on lisätty uudet sarakkeet sekä erillinen Erä-välilehti erätietoja varten. Nämä tiedot täytetään automaattisesti, mikäli tuotteelle ei ole otettu käyttöön manuaalista eräkäsittelyä. Jos manuaalinen eräkäsittely on käytössä, käyttäjän tulee määrittää erän numero (ulkoinen viite), erään kuuluvien tuotteiden määrä sekä varastoerän viimeinen käyttöpäivä (jos vaadittu).

Erä-sarakkeessa näkyvä värillinen piste ilmaisee, onko erätieto kunnossa:

• PUNAINEN: Puutteellinen
• VIHREÄ: Valmis / Kunnossa

Voit skannata tai syöttää tiedot suoraan Erä-sarakkeen kenttään sen tuotteen rivillä, jolle haluat määrittää erät. Ensin sinua pyydetään syöttämään erän numero, jonka jälkeen lisätään kappalemäärä. Syötetty erän numero tulee Ulkoinen viite -kenttään, varsinainen erän numero tulee automaattisesti. Jos tuotteelle on määritetty, että viimeinen käyttöpäivä on pakollinen vastaanotossa, tämä tieto syötetään Erä-välilehdellä, kuten alla olevassa esimerkissä näytetään.

Tässä esimerkissä varastossa on jo olemassa varastoerä ulkoisella viitteellä “55”. Tämän vuoksi vastaanotettavalle erälle annetaan numero “56”, ja sille määritetään vastaanotettujen tuotteiden määrä. Jos tähän toimitukseen kuuluisi useampia varastoeriä, lisättäisiin jokainen erä erikseen ja määritettäisiin kullekin erälle sitä vastaava kappalemäärä. Tällä tuotteella on myös viimeinen voimassaolopäivä käytössä, joten se syötetään Erä-välilehdellä.

Myynti

Tilaus- ja Tarjousnäkymiin on lisätty uusi Erä-sarake. Kun myyt tuotetta, jolla ei ole käytössä manuaalista eräkäsittelyä, järjestelmä valitsee automaattisesti varastosta vanhimman saatavilla olevan varastoerän. Jos kyseisessä erässä ei ole riittävästi saldoa, järjestelmä jatkaa seuraavasta käytettävissä olevasta erästä. Mikäli määrä koostuu useammasta erästä, tilausriville lasketaan ja näytetään käytettyihin eriin perustuva keskimääräinen kustannushinta.

Jos tuotteella on manuaalinen eräkäsittely käytössä, Erä-sarakkeen avulla voit hakea ja valita tietyt varastoerät ja niistä käytettävät määrät kyseiselle tuotteelle. Saatavilla olevat varastoerät ja niiden määrät näet näkymän alaosan Varastotiedot-välilehdeltä.

Kun manuaalinen eräkäsittely on päällä, täytyy jokaisen myynnin kohdalla määrittää mistä erästä tuotetta kerätään sekä kerättävä määrä. Voit syöttää tiedot Erä-sarakkeeseen. Erän numero näkyy vasemmalla ja tuotteen määrä oikealla.

Tilausnäkymässä on myös erillinen Erä-välilehti, jossa näet kaikki tilaukseen liittyvät erät.

FIFO / LIFO

Voit päättää, käyttääkö yrityksesi FIFO vai LIFO -asetusta vaihtamalla sen Omien asetusten Varasto-välilehdeltä. 

Inventaario

Jos tuotteelle on asetettu manuaalinen eräkäsittely, varaston inventoinnin oletuskäytäntö on laskenta eräkohtaisesti. Inventointilistassa näkyy tällöin uusi Erä-sarake, jonka avulla voit helposti seurata, mihin erään tuotteet kuuluvat, missä kukin erä sijaitsee sekä mitkä tuotteet on laskettava eräkohtaisesti.

Jos varastomäärissä ei havaita muutoksia, erät säilyvät ennallaan. Jos inventoinnissa todetaan ylijäämää verrattuna odotettuun varastomäärään, järjestelmä luo uuden varastoerän, johon ylijäämä kirjataan. Tämän uuden erän hankintahinta määräytyy varastossa sillä hetkellä olevan vanhimman erän kustannushinnan perusteella.