Laskun toimitus

Laskun toimitus on oma päävalikosta löytyvä toiminto. Se on yhteinen rekisteri laskujen tulostamiseen ja lähettämiseen. Kaikki laskut, joita ei ole vielä tulostettu tai lähetetty, näkyvät tässä luettelossa. Kun lasku on toimitettu asiakkaalle määritellyn menetelmän mukaisesti, se poistuu tästä luettelosta. Laskun toimituksen tyyppi määritellään Asiakaskortin Hallinto-välilehdellä, ja tätä asetusta käytetään pitämään kirjaa lähetyksistä. Jos laskun toimitusta muutetaan asiakkaan tiedoissa, se koskee automaattisesti kaikkia laskuja, jotka on luotu kyseiselle asiakkaalle, mutta joita ei ole vielä lähetetty.

Laskun toimituksesta kannattaa yleensä luoda automaattinen tehtävä, niin laskuja ei tarvitse aina muistaa lähettää manuaalisesti. Riittää, että tilaus on siirretty laskuksi. Laskut voidaan lähettää aina päivän päätteeksi esim. klo 20:00.

Lähtökohtaisesti kaikki laskut näkyvät riippumatta toimitustavasta. Voit valita kaikki laskut ja sen jälkeen painaa Toimita valitut. Laskut lähetetään sitten peräkkäin valitulla toimitustavalla asiakkaalle. Jotkut lähetetään verkkolaskuna, toiset sähköpostitse ja jotkut tulostetaan.

Suurin osa Quick 3:a käyttävistä yrityksistä käyttää Cash-In laskun elinkaaripalvelua, jolloin laskun toimitustavaksi valitaan Monikanavainen.

Lähetysjärjestys Monikanavaista toimitustapaa käytettäessä on seuraava:

1. verkkolasku / Finvoice
2. sähköposti
3. paperilasku

Verkkolaskutustiedot haetaan asiakkaan y-tunnuksen perusteella, joten y-tunnus on tärkeä muistaa lisätä asiakastietoihin. Mikäli y-tunnusta ei ole tai sillä ei löydy verkkolaskutustietoja, lähetetään lasku sähköpostilla. Mikäli asiakastietoihin ei ole tallennettu sähköpostia, lasku lähtee paperilaskuna postilla.

Kun laskut on lähetetty, ne merkitään tulostetuiksi ja päivitetään lähetyspäivämäärä laskun "Viestintä"-välilehdelle.

Valinnan rajaus

Toimitustyypin valinalla voit esimerkiksi lähettää vain sähköpostilaskuja. Merkitse kaikki tai osa riveistä ja valitse "Toimita valitut". Vaihda sitten takaisin toiseen toimitustyyppiin tai poista tarvittaessa valinta. Näet silloin, mitkä laskut ovat jäljellä ja odottavat tulostamista.

Esim. tässä on valittuna vain Monikanavainen:

HUOM! Jos esimerkiksi tulostat laskun manuaalisesti paperille, laskua ei merkitä lähetetyksi, jos asiakkaalla on eri asetus laskujen toimittamiselle. Kuitenkin laskuun tallennetaan tieto tulostamisesta viestinnän osalta. Lasku pysyy edelleen näkyvillä Laskun toimitus -listassa, kunnes se on lähetetty asiakkaan valittujen asetuksien mukaisesti. Tämä koskee kaikkia toimitustyyppejä.

Sama koskee myös laskuja, joiden toimitustapa on Ei kohdetta, nämä voivat olla esim. sisäisiä laskuja tai kulujen kirjauksia. Nämä poistetaan laskujen toimituslistasta valitsemalla Merkitse toimitetuksi:

Laskujen toimitus -osio kannattaa tarkistaa säännöllisesti varmistaaksesi, ettei kukaan ole unohtanut tulostaa/lähettää laskua.

Loki

"Loki"-välilehdeltä löydät laskujen lähetyshistorian.

Jos laskua ei voida lähettää puutteellisten tietojen tai muiden virheiden takia, lasku pysyy listassa. Tarkista tällöin lokista lisätietoja virheestä. Tämä antaa sinulle selityksen siitä, mitä on korjattava ennen laskun uudelleen lähettämistä. Selitys tulee "Viesti"-sarakkeeseen.