Laskun toimitus

Muokattu Mon, 13 May 2024 klo 02:47 PM

Laskun toimitus on oma päävalikosta löytyvä toiminto, josta voit seurata lähteviä sekä lähetettyjä laskuja. Kaikki laskut, joita ei ole vielä tulostettu tai lähetetty, näkyvät tässä luettelossa. Kun lasku on toimitettu asiakkaalle määritellyn menetelmän mukaisesti, se poistuu tästä luettelosta. Laskun toimituksen tyyppi määritellään Asiakaskortin Hallinto-välilehdellä, ja tätä asetusta käytetään pitämään kirjaa lähetyksistä. Jos laskun toimitusta muutetaan asiakkaan tiedoissa, se koskee automaattisesti kaikkia laskuja, jotka luodaan kyseiselle asiakkaalle. Mikäli valintaa muutetaan, se ei vaikuta jo lähetettyihin laskuihin.

Suurin osa Quick 3:a käyttävistä yrityksistä käyttää Cash-in laskun elinkaaripalvelua.

Mikäli yrityksesi käyttää tätä, katso nämä ohjeet ensin:

Cash-in noutaa laskut Laskun toimitus -jonosta tunnin välein, aina varttia vaille tasan XX.45.

Lähtökohtaisesti kaikki laskut näkyvät riippumatta toimitustavasta. Voit valita kaikki laskut ja sen jälkeen painaa Toimita valitut. Laskut lähetetään sitten peräkkäin valitulla toimitustavalla asiakkaalle. Jotkut lähetetään verkkolaskuna, toiset sähköpostitse ja jotkut tulostetaan.

Cash-In laskun elinkaaripalvelua käytettäessä laskun toimitustavaksi valitaan Ulkoinen - Monikanavainen.

Lähetysjärjestys Monikanavaista toimitustapaa käytettäessä on seuraava:

Verkkolasku / Finvoice
Sähköposti
Paperilasku

Verkkolaskutustiedot haetaan asiakkaan y-tunnuksen perusteella, joten y-tunnus on tärkeä muistaa lisätä asiakastietoihin. Mikäli y-tunnusta ei ole tai sillä ei löydy verkkolaskutustietoja, lähetetään lasku sähköpostilla. Mikäli asiakastietoihin ei ole tallennettu sähköpostia, lasku lähtee paperilaskuna postilla. Tästä syystä myös laskutusosoite on tärkeä tieto!

Kun laskut on lähetetty, ne merkitään tulostetuiksi ja päivitetään lähetyspäivämäärä laskun Viestintä-välilehdelle.

Valinnan rajaus

Katso ensin huomio alempana koskien Cash-in Laskun elinkaaripalvelua

Toimitustyypin valinalla voit esimerkiksi lähettää vain sähköpostilaskuja. Merkitse kaikki tai osa riveistä ja valitse Toimita valitut. Vaihda sitten takaisin toiseen toimitustyyppiin tai poista tarvittaessa valinta. Näet silloin, mitkä laskut ovat jäljellä ja odottavat tulostamista.

Esim. tässä on valittuna vain Monikanavainen:

HUOM! Jos esimerkiksi tulostat laskun manuaalisesti paperille, laskua ei merkitä lähetetyksi, jos asiakkaalla on eri asetus laskujen toimittamiselle. Kuitenkin laskuun tallennetaan tieto tulostamisesta viestinnän osalta. Lasku pysyy edelleen näkyvillä Laskun toimitus -listassa, kunnes se on lähetetty asiakkaan valittujen asetuksien mukaisesti. Tämä koskee kaikkia toimitustyyppejä.

Sama koskee myös laskuja, joiden toimitustapa on Ei kohdetta, nämä voivat olla esim. sisäisiä laskuja tai kulujen kirjauksia. Nämä poistetaan laskujen toimituslistasta valitsemalla Merkitse toimitetuksi:

Laskujen toimitus -osio kannattaa tarkistaa säännöllisesti, ettei esim. sisäisten kulujen kirjauksia jää sinne roikkumaan.

HUOM! Cash-in Laskun elinkaaripalvelua käytettäessä vain sisäiset laskut eli Ei kohdetta kuitataan manuaalisesti, kaikkien muiden laskujen osalta käsittely tapahtuu automaattisesti! Kun siis lasku on laskun toimitusjonossa ja asiakkaalla sekä tilauksella on oikeat asetukset, lasku lähtee verkkolaskuna, sähköpostilaskuna tai paperisena Cash-inin kautta automaattisesti. Riittää siis kun tilauksesta on luotu lasku, niin automaatio hoitaa loput!

Loki

Loki-välilehdeltä löydät laskujen lähetyshistorian.

Jos laskua ei voida lähettää puutteellisten tietojen tai muiden virheiden takia, lasku pysyy listassa. Tarkista tällöin lokista lisätietoja virheestä. Tämä antaa sinulle selityksen siitä, mitä on korjattava ennen laskun uudelleen lähettämistä. Selitys tulee Viesti-sarakkeeseen.

Myös Cash-inin noutamista laskuista jää merkintä lokiin.

HUOM! Yhdestä laskusta tulee kaksi riviä lokiin.

1. rivi: Fetched by Cash-in Viesti-sarakkeessa (Cash-in on noutanut laskun)

2. rivi: Toimitustapa Osoite-sarakkeessa sekä päivämäärä ja OK (toimitustapa sekä toimituksen id-numero) Viesti-sarakkeessa