Utgående EHF / eFaktura

Endret Thu, 22 Jun 2023 ved 11:38 AM

Utsending av EHF er tilgjengelig for alle kunder.  Dette aktiveres ved å sette Fakturalevering=EHF på kunden under fanen Styring. I tillegg kreves det at Organisasjons nummer er lagt inn for firmakunder.  Hvis det ikke er lagt inn noe org.nr tolkes det som en privatperson, og fakturaen sendes som efaktura.

Org.nr sjekkes opp mot ELMA registeret, for å se om firmaet kan motta EHF.  Hvis det ikke er registrert der blir ikke fakturaen sendt ut, og du får en feilmelding om at kunden ikke kan motta EHF.


Kostnader relatert til utsending av EHF finner du informasjon om her.


For å være sikker på at fakturaer går ut kan det være til stor hjelp å bruke Multikanal, siden man da er garantert at fakturaen blir sendt ut på en alternativ metodene. Mer info om Multikanal finner du her. Fordelen med Multikanal kontra EHF er at man slipper å sjekke hvordan kunden kan motta sin faktura.



For å se om deres kunde kan motta eFaktura i EHF format kan dette sjekkes i ELMA registeret. Dette er et register som viser firmaer som kan motta EHF: www.anskaffelser.no/e-handel/artikler/mottakere-i-elma.


Det er ingen automatikk for utsending av eFaktura, men dette må gjøres manuelt på lik linje med utskrift av faktura.

Dette kan gjøres fra selve fakturabildet. Åpne faktura som skal sendes til kunde, trykk deretter på menyen oppe til høyre i bildet, og velg Lever.  Fakturaen sendes da ut ihht type fakturalevering som er satt på kunden.



Hvis leveringstypen på kunden er satt til 'eFaktura EHF' vil det vises en informasjonsboks om at fakturaer vil bli sendt som eFaktura og en påminnelse om at eFaktura referansen må være satt på kundekortet. Velg “Ja” for å bekrefte sending, eller “Avbryt” for å avbryte sendingen.



 

Fakturalevering

Det er absolutt å anbefale rutinen fakturalevering for å sende ut flere fakturaer samtidig.  Du kan avgrense antall poster ved å velge leveringstype for utsending.  Herfra kan du velge å sende ut alle med type EHF faktura fra menyen og Lever valgte.


Hvis utvalget viser alle fakturaer, dvs inkluderer alle de ulike fakturatypene, vil Lever valgte sende fakturaene ut på sin definerte leveringstype.  Se Fakturalevering for mer info.


Det er viktig å holde et øye med Logg under Fakturalevering,  for å se om det kan være enkelte utsendinger som har feilet.

Hvis en faktura ikke kan sendes ut pga mangelfulle opplysninger eller andre feil blir fakturaen liggende igjen i listen.  Sjekk da loggen for mer info om hva som var feil.



Hvordan er en faktura sendt ut?

Utsending av faktura logges under fanen Kommunikasjon inne på den enkelte fakturaen.  Her kan du enkelte se når og hvordan en faktura er sendt.




Epost mal for faktura

Malen for sending av faktura på epost må være med fordi Fair Distribusjon trenger den for å sende på epost hvis EHF levering feiler.  Og det vet man ikke 100% sikkert før de har prøvd.

Så selv om det er valgt fast EHF, og org.nr er lagt inn på kunden, kan det være at det feiler 'utenfor Quick sine grenser'. Dette er da løst ved at fakturaen rutes videre via epost.


Det må derfor være opprettet en egen mal for sending av faktura pr epost under Maler.  

Dette blir vanligvis opprettet i forbindelse med installasjon, men greit å sjekke at den eksisterer og har riktig oppsett.  Viktig at også feltet 'Fra' har en mailadresse innlagt.  Dette må være en epost som også er lagt inn under Klientinnstillinger - fanen for Epostkontoer.


Oppsett epost/domene

NB! For at fakturaer som leveres som epost skal komme sikkert frem til mottaker må det registreres en spf record for Fair Distribusjon på domene. Dette er for at Fair skal kunne sende fakturaen på vegne av den angitte epostadressen.
Dette må gjøres av den som administrerer domenet ditt. Vanligvis er dette teknisk ansvarlig i din bedrift – eller den som administrerer deres epostkontoer.

Spf recorden skal være som følger: v=spf1 a mx a:mail01-prod.fdc.c.bitbit.net a:wf01-test.fdc.c.bitbit.net -all

Ta kontakt med din leverandør av domene hosting/DNS leverandør for å få utført dette hvis dere ikke har en teknisk kontakt internt som har tilgang til dette.


Dersom epost sendes direkte fra Q3 og ikke via FAIR så må det legges til SPF record for ip adressen til Q3.

Ip-adressen er: 51.144.4.188 



Var denne artikkelen nyttig?

Så bra!

Takk for din tilbakemelding

Beklager at vi ikke kunne være mer til hjelp

Takk for din tilbakemelding

Fortell oss hvordan vi kan forbedre denne artikkelen.

Velg minst én av grunnene

Tilbakemeldingen er sendt inn

Vi setter pris på tilbakemeldingen din og vil prøve å rette på artikkelen