Purring/Inkasso - Inkasso – overføring og oppfølging av saker

Quick3 har støtte for integrasjon mot Intrum (tidligere Lindorff) for automatisk oversending av forfalte fakturaer til inkassooppfølging.

Det må inngås en avtale med Intrum og legge til rette for integrasjonen.  For mer info om oppsett se her.

Avtalen som inngås med Intrum baserer seg på at første henvendelse fra dem er et inkassovarsel.  

Hvis det er ønskelig å starte med å sende påminnelse for saker til kunden må dette gjøres manuelt fra Q3 i forkant.  Det er purreoppsettet som styrer antall purrenivåer, og når saken er klar til å sendes over til Intrum.  Skjermbilder viser fortsatt til navnet Lindorff, men det vil bli endret etterhvert.

Fremgangsmåten for behandling av inkassosaker er som følger:

1. Send over saker til Intrum

Poster som kvalifiseres for inkasso kommer opp i den samlede purrelisten, under Purringer – Utvalg.  Kryss av på de postene som skal sendes til inkasso, og oppdater purrenivå.  Kjøringen logges under fanen Purringer - Historikk.

Når purrenivå oppdateres overføres det automatisk en fil med Nye saker til Intrum (1 i skjermbildet under pkt 6), og postene oppdateres under Inkasso og fanen Saker (1).  Her vises info om alle aktive saker, og status oppdateres etter hvert som prosessen skrider frem. 

2. Kvitteringsfil fra Intrum

Når Intrum mottar filen med nye saker sender de automatisk over en Kvittering på mottatt fil (2), som oppdaterer status for den enkelte saken.
Ved å klikke på Åpne pilen for en inkassosak får du tilgang til flere detaljer.

Kvitteringsfilen leses automatisk inn via Automatiske jobber, men kan også leses inn manuelt fra Inkasso bildet.

3. Korreksjonsfil for betalte inkassosaker

Hvis kunder betaler direkte til dere, selv om saken er overført til inkasso, må det varsles til Intrum slik at de får avsluttet saken hos seg. Merk deg at Korreksjonsfil må genereres manuelt fra menyen inne på Inkasso siden. Når filen er generert sendes den automatisk over til Intrum (3).

Dette forutsetter at OCR filer er lest, og andre innbetalinger er bokført manuelt.  Det kan være greit å ha rutine for at dette gjøres hver gang/dag innbetalinger er bokført.

Når korreksjonsfil genereres sjekker Q3 hvilket kontonr OCR betalingene har kommet fra, og eliminerer de betalingene som har kommet fra Intrum. Dvs det kontonr som er angitt under Lindorff-oppsettet under Klientinnstillinger.  På den måten unngår vi å sende betalingsinfo til Intrum på de sakene som er innkrevd av dem.  Men vær klar over at manuelt bokførte tilbakebetalinger fra Intrum ikke kan identifiseres på samme måten, siden vi ikke vet hvem betalingen faktisk har kommet fra.  Vi vet bare at det har skjedd en saldoendring på inkassosaken.  Så disse vil bli med i en korreksjonsfil som sendes til Intrum.

4. Avslutningsfil

Når Intrum får oppgjør for krav de har fulgt opp sender de automatisk over en Avslutningsfil (4) som leses inn i Quick3. 

Denne leses automatisk inn via Automatiske jobber, men kan også leses inn manuelt fra Inkasso bildet.  Status for inkassosaken oppdateres til avsluttet.

5. OCR fil med betalinger fra Lindorff

Intrum sender selve betalingen tilbake til dere som vanlig OCR betaling med KID, og saldo på kunden oppdateres først når denne leses inn.

Oppgjør for renter kommer ikke med i OCR filen siden dette ikke skal krysses mot kundens reskontro, men bokføres manuelt som renteinntekter.

6. Oppfølging

Det er anbefalt å følge med på loggen under Inkasso og under Automatiske jobber for å se at alt går riktig for seg.

For å se mer detaljer om oppdateringer som en fil har utført kan du klikke på åpne pilen for den aktuelle raden.

Viser her eksempel på loggføringen for inkassosaker.

Meny for ‘Les inn filer’

Fra menyen under Inkasso rutinen er det lagt til valg for Les inn kvitterings fil og Les inn saks oppdaterings fil.  Disse kan brukes for å aktivere innlesing utenom de automatiske innlesingene som kjøres.  Kan f.eks være aktuelt i forbindelse med test, eller hvis filene av en eller annen grunn ikke har blitt lest.