Integrasjon mot Triolink

Det er mulig å abonnere på en integrasjon mellom Quick3 og Triolink.

Triolink er et salgsverktøy som brukes for å opprette kjøpekontrakter for kjøretøyer og utstyrspakker.  Når en kontrakt er opprettet i Triolink kan denne enkelt overføres til ordre i Quick3 med funksjonen 'Til Quick'.

Det opprettes da en ferdig utfylt ordre med kobling til kjøretøy(er), som behandles videre i Quick3 for å sende faktura til kunden.

I Quick3 bygger det meste av integrasjonen på oppsett i Merke-/modellregistert.  Det er derfor viktig at dette er satt opp korrekt med de nødvendige parametrene og henvisning til varenr for salg/innbytte og lagerkunder.

Triolink jobber mot Q3 databasen  ved å  sende over og hente data som er nødvendig.  Kunder, varer, individer hentes fra Q3.  Individer og kunder som opprettes direkte i Triolink opprettes også automatisk i Q3.  Det er også en del oppsett som må klargjøres i Triolink.  Dette må tas direkte med dem.

Merke-/modellregister

Oppsettet i Merke-/modellregisteret inneholder mye viktig grunnoppsett for integrasjonen.  

- De merkene som skal være tilgjengelig i Triolink krysses av for 'Triolink aktiv'. Dette må gjøres for hver node. Hvis det også er behov for å plassere individer direkte under riktig type må undernoden være 'Triolink aktiv'.

- Sjekk at alle aktuelle parametere er opprettet, og har riktig 'Referanse', slik som vist her.  Dette er viktig for at de riktige opplysningene blir med over for hvert individ.  Hvis noen av disse parametrene mangler i Q3 hos dere må de opprettes.

- Hvilket varenr som skal velges for salg ny/brukt og innbytte ligger under fanen ‘Tilknytninger’ i Merke-/modellregisteret. Dette kan være satt opp på rotnoden ‘Individer’, eller det kan være satt opp på en underliggende node.  Rett varenr velges ut fra modellen som er angitt på kjøretøyet i Triolink.

Merk at det er viktig å velge rett 'Type' for varenr slik at kapitalvaresalg styres riktig som mva pliktig og fritt.  

Varegrupper

Triolink henter varer fra vareregisteret i Q3.  Kryss av for 'Triolink Aktiv' for de aktuelle varegruppene.

Du får da tilgang til disse varenr i Triolink når det ved varesøk krysses av for 'Quick varesøk'.  Litt mer forklaring om varenr lengre ned i artikkelen.

Egen Ordre-Mal for Triolinkordre

• Opprett en ordre-mal som f.eks heter ‘Triolinkordre’. 
• Malen skal inneholde en blokk med blokktype 'Kapitalvare', og ordretypen 'Kapitalvare'.
  Dette gjøres ved å opprette en ny ordre (ikke lagre den enda), legg inn de nevnte innstillingene og velg 'Lagre som mal'.
• Kjøretøy med tilhørende utstyr samles i en blokk, med kobling mot individet.  Hvis det er flere individer med i samme kontrakten i Triolink opprettes det en blokk pr individ.  Dette gjelder da også innbytte, som får antall -1.
• Hvis det er ønskelig at utstyr skal inn i egen blokk kan malen opprettes med ekstra blokk for tilleggsutstyr.  Triolink vil likevel samle alt i en felles blokk, men med funksjonen 'Flytt valgte linjer (annen blokk)' kan du omstrukturere slik du synes det blir best.
• Under Klientinnstillinger - Salg må du legge inn den malen som skal brukes for Triolink.
  

Klargjøring i Triolink

Før integrasjonen kan tas i bruk må Triolink klargjøre en del oppsett og koblinger.  Noen menyer er nevnt her, men dette er ingen fullstendig dokumentasjon for Triolink.  Ta kontakt med dem direkte for bistand til oppsett.

Integrasjonsoppsett i Triolink

Viser her skjermbilde fra Triolink for oppsett av integrasjonen.

Hvilke verdier som skal inn må sjekkes med Triolink.

Oppsett av Quick-varenr i Triolink

Det er noen av beløpene i kontrakt som ikke har direkte referanse til et varenr i Triolink.  Det må derfor legges inn noen vare-koblinger for dette i Triolink slik at det kommer inn på riktig varenr i Quick3.   Hvilke varenr som skal legges inn kan variere fra bruker til bruker.  Det må derfor sjekkes opp hvilket varenr dere har opprettet for dette i deres Quick3 klient.  Påse også at disse varene får riktig kontooppsett slik at alt bokføres riktig.  Ta evt kontakt med regnskapsansvarlig for å være sikker.

I Triolink legges varenr inn under menyen 'Tilknytt varenr til ordretyper', se skjermbildet ovenfor.

Eksempel på varenr:

Fabrikk utstyr:  UTSTYR
Lokalt utstyr: UTSTYR (Brukes hvis det velges et varenr i Triolink som ikke finnes i quick3.)
Engangsavgift: ENG
Omreg.avg: REG
Reg.omkost: REGOMK
Rabatt: ____ (Hvis det legges inn et varenr her kommer rabatt for kjøretøy på egen linje. Kan evt være RAB, men ikke anbefalt)
Rabatt utstyr: RABUTS (Brukes hvis det gis en samlet rabatt på alt utstyret på en kontrakt. Det er ikke anbefalt å bruke dette, men rabatten bør spesifiseres på hver enkelt varelinje på tilbudet i Triolink.)

Overføring av kontrakt fra Triolink til ordre i Quick3

Fra kontrakten i Triolink klikker man på valget 'Til Quick' for å overføre til ordre i Quick3.  Du kommer da til et skjermbilde for noen valg som må tas for overføringen.  

Ordre type:  Kapitalvare.

Bet.beting:  Velg riktig betalingsbetingelse for dette salget.

Salg fritatt fra MVA:  Velges hvis salgsindividet er mvafritt, som for brukte kjøretøyer og El-biler.

Innbytte fritatt fra MVA:  Velges hvis innbytteindividet er mvafritt.

Bekreft med valget Opprett ny ordre.  Det opprettes da automatisk en ordre i Q3, og individet opprettes også i Q3 hvis det ikke ligger der allerede.  Med riktig oppsett skal ordren inneholde riktige varelinjer med priser, og individet er koblet til blokka.  

Individer kan også overføres til Q3 isolert sett, uten at det er koblet til en ordre, eller i forbindelse med at et tilbud opprettes. Når det på et senere tidspkt overføres en kontrakt for det samme individet, opprettes kobling mellom individ og ordre.

Ordre - Fakturering i Quick3

Varenr for salg/innbytte kapitalvare

Salg av individ får riktig varenr fra oppsett i Merke-/modellregisteret. Kostprisen følger også med over fra Triolink.

Merk at hvis det gjelder et individ som allerede ligger inne i Q3, og dette individet har en kostpris fra før av, så vil ikke Triolink kunne oppdatere/overskrive den kostprisen.  Da må dere selv legge inn rett kostpris i Q3 manuelt. 

Det kan derfor med fordel sjekkes at riktig kostpris ligger inne på varelinjen for kapitalvaresalg på ordren i Q3 før fakturering.

Hvis det er gitt rabatt i Triolink, og hvis denne kommer på egen varelinje, bør rabatten legges inn på varelinjen for kapitalvaresalg i stedet for å ligge på egen varelinje.  Dette for å se rett BF på varelinjen.

Varenr for salg av utstyr

Det oppfordres til å bruke samme varenr i Triolink og Quick3.  I Triolink kan man ved søk på utstyr krysse av for 'Søk i Quick' for å få opp de rette varenr.  Det varenr som legges inn på kontrakten i Triolink overføres til ordren i Q3.  Hvis varenr er det samme som dere har lagerført vil alt med lagerbelastning, statistikk, bokføring av salg/varekost/lagerbelastning bli riktig.

Hvis det i Triolink er vist til et varenr som ikke er opprettet i vareregisteret i Quick3, vil det bli lagt inn en varelinje med varenr UTSTYR og tilhørende beløp.  Siden dette er et diversevarenr må det byttes ut med et korrekt varenr i Quick3 før fakturering for å unngå de feil som nevnt ovenfor.  Vi anbefaler derfor at det ikke faktureres ut med varenr UTSTYR.  

Hvis det er gitt samlet rabatt for utstyr på tilbudet i Triolink vil dette komme inn som varenr RABUTS.  For å få riktig fortjeneste pr varenr i Q3 må rabatten fordeles over til de aktuelle varelinjen.  Det kan gjøres enklere ved at dere i Triolink legger rabatt pr varelinje på tilbudet slik at det ivaretar rett fortjeneste pr varenr ved fakturering i Quick3.

For å få de beste datagrunnlaget må man regne med at ordren må modifiseres noe før fakturering.

Påkost

Rutinen for intern fakturering av påkost må vurderes.  Hvis dette gjøres før salg, mens individet står på lagerkunde i Q3, skal kontoen være en lagerkonto 14xx.

Hvis internfakturering av påkost gjøres etter salget skal kontoen være en kostnadskonto 43xx.  Viser til andre artikler på dette området.

Kontakt Triolink

Hvis det er spørsmål relatert til klargjøring og oppsett i Triolink, eller hvis det dukker opp feilmeldinger i Triolink når dere klikker på 'Opprett ny ordre' eller forsøker å overføre individer til Q3 må dere ta kontakt med Triolink.